数字化行政办公——让更少的人做更多的事

互联网的诞生让社会发生了飞速变革，生活方式、工作方式也有了巨大改变。从20世纪90年代中期开始，互联网开始了大规模商用进程，信息化迎来了蓬勃发展。智能化与数字化时代的到来，开始影响企业们的战略制定。
    但目前，很多企事业单位的行政部，依然在靠着陈旧的考核体系，有限的经验技能，运营着办公空间的日常服务。
    行政管理工作是指以行政部为主，负责行政事务和办公事务。包括日常办公事务管理、办公物品管理、公文文件管理、档案管理、会议管理，还涉及出差、财产设备、生活福利、车辆、安全卫生、相关制度流程的制定和执行推动等。
    传统行政后勤管理模式，往往是一群人管一摊子事，存在以下几点特点：

    1.业务零碎分散

    2.效率低下

    3.成本高居不下

    通过数字化赋能可达到降本增效，提升员工生产力，提高员工归属感的目的，因而，这将是未来行政后勤管理模式升级变革的主要方向。


    数字化行政后勤的主要目的和意义在于降本+增效。数字化驱动决策，让更少的人去做更多的事，达到高效率做事，优化结构体系，反哺企业生产力。
    降本：通过数字化行政后勤，提供数字化决策依据，发掘管理上存在的问题，实现降低成本投入；增效：通过数字化行政后勤，将复杂、繁琐的工作交给系统解决，解放人力、提升效率、提高员工满意度。
    那么，目前行政数字化管理从哪几个方面落地，更方便执行和效果显著？
    现代行政管理在减少人力、物力、财力和时间的支出和浪费，提高行政管理的效能和效率有显著的效果。易臣数字化行政办公是基于SAAS模式，借助当前先进的云计算和大数据技术，专为企事业单位打造的移动信息化办公平台，里面有完善的行政管理功能，包括公文管理、工作督办、会务管理、车辆管理、物品管理等重要数字化解决方案。

    1.公文管理

    智能化办文方式成为政企单位管理公文事务的重要手段，对提高办公效率具有重要意义。数字化公文管理可帮助实现：
    （1）无纸化：强大的公文管理体系，优化和规范了公文流程，全程无纸化管控；    
    （2）多功能：建模功能不断拓展应用，满足各类公文处理需求，可变通、能组合。

    2.工作督办

    提高督办工作效率，改变督办工作作风，强化督查工作标准。就是对领导交办事项，从上而下进行督促检查，具体落实。它大体包括五个功能方面：督办事项、督办通知、督办进程、任务反馈、督办预警、督办统计。

    3.会务管理

    会议是企事业单位决策最关键的管理行为，没有系统的会议应用支撑，会导致经常出现会议室使用冲突、会议进展不详、资料零散分布等问题。会务管理覆盖会前、会中、会后，贯通线上线下，助力企事业单位提升会议管理能力，实现会议流程智能化，进一步提高办公效率、降低办公成本。 

    4.车辆管理

    易臣OA系统通过表单建模、流程、台账等功能，实现车辆统一、有序的调度管理，保证用车原因明确、目的地清晰、出行安全。


 

    5.物品管理

    负责公司办公用品、低值易耗品、办公设备的采购、登记、核查管理工作；制定办公用品计划，报主任审批；做好每月的分发、调配、保管工作，建全登记制度，做到帐物相符。



    数据赋能，让行政后勤人的工作变得更有价值，让企业内部从厚重、冗长的流程结构中脱离出来，达到降本增效，这是数字化行政后勤的最终目的，也是系统性的行政解决方案。