这里说的酒水包括烟、酒、茶叶和其他保健养生品,主要用于对外招待或送礼。 在企业中,虽然是行政部门在管理仓库,但采购、领用和报销受财务部门意志影响较大,程序复杂而无用! 内部审计人员,有一个好处就是:能全面和系统地看待问题,因为单纯从行政管理角度或单纯财务管理角度看问题,都不全面。 今天就简单唠唠,如何让酒水管理更便捷,更有效。 一、最省事儿的处理方式 对于招待较少的企业,不需要做仓库,也不需行政人员参与酒水领用管理,直接由财务部门报销酒水费用。 买后就入费用: 借:管理费用(营销费用) 贷:银行存款。 财务人员直接控制总的费用预算就行。 这种管理不是本文要说的重点。 二、一般企业常用的管理方式 一般大一点的集团公司,都会有自己的酒水仓库,有专门的行政人员管理。 根据财务规范要求,此类招待用品购买后不立刻使用的话,需要先入库存商品,等领用了,再计入相应部门或公司的招待费用。 这时,公司为了规范化管理,会进行如下操作(不考虑税费,因为进项增值税基本是抵不了的)。 买入时, 借:库存商品 贷:银行存款。 领用时, 借:管理费用 贷:库存商品 这种账务处理方法,和企业管理相关。 集团公司只有一个仓库的,统一采购再分开领用。 集团和各分子公司各有一套仓库的:分开采购或统一采购分开领用。 哪个公司或部门领用了,就入到哪个部门的费用中,哪个公司领用就入到哪个公司费用,这样很公平。 这造成了什么问题? (1)可能分设多个仓库,浪费多个行政管理人员; (2)虽分公司开票,但采购量与实际使用不一致,造成各公司都有库存节余。 (3)因为各公司账分得清楚,库存不一样,就会有公司之间的借用,来回借用多了,盘点仓库时,常常数量就对不上,账也不好理。 (4)财务方面还得做两次账,入库一次,出库一次,不同公司每次都得分开做; (5)需要制作《出入库单据》和《领用申请单》,采购时做入库,领用时做出库。 这么说吧,这样正规的处理方法,比之简单的做法,工作量起码增加了十倍不止。 三、快捷简易的做法 1.财务管理方面 购入时,财务人员一次性入费用,分别入到不同公司,不用分部门(可入成本的也可分部门),各公司一笔分录就完工。 好处: (1)各公司账上无库存商品余额; (2)领用时不必再做账,买时可能上百件买,用时一件一件领用,做账的工作量省的不是一点半点; (3)税务筹划,哪个公司收入多,就将费用多入些,避税。 (4)还可以统筹后,计入员工福利费,不必全入到招待费(仅60%可抵),可省所得税; (5)预算控制只按行政统计的领用数据,计入预算统计表内就行,不需扒拉账上数据,也不需每月账表核对,省了不少事儿。 2.行政人员的仓库管理 不必做出入库单,只需《领用申请单》就行;然后登记领用台账:公司部门、领用人和金额。月底做个统计表,报给财务,所有出入库单据和《领用申请单》不必再给财务。 好处: (1)只需设立一个仓库。管理人员一人就够,甚至还可兼职做其他的; (2)少了出入库登记,仅保留《领用申请单》和台账,省不少工作量; (3)仓库盘点时不必分公司盘点,一个仓库就够了; (4)公司之间借用直接变更领用单,公司间不用天天往来对账。 四、疑问解答 疑问1:不做出入库单,财务人员就不能及时发现领用多了,不能及时控制预算? 答:现实中,就算有出入库单,有几个财务能及时发现?有几个财务通过账上的数字控制预算?压根儿没有!最终还是靠行政报的统计表来控制; 真要动态控制,完全可交给行政部门来控制。 疑问2:采购时,就提前确定了哪个公司发生多少费用,结果可能与实际不符! 答:为什么要相符?单单为了“财务规范”,国家税局也不管你入到哪个部门呢?预算控制全在线下,怎么入账不影响费用控制。 疑问3:提前定哪个公司,税局会说你造假账,一次计那么多费用? 答:不要太死脑筋。要懂得分公司,分部门,也不要全用在管理招待上,可以用在营销招待和福利费上。另外,税局也不会真去盘点你的仓库,不会看哪些用了,哪些没用,只要不是几百上千万的屯货,人家没那闲工夫查你。 疑问4:一看某月招待费多,会不会有政府人员来查有行贿行为? 答:出入库在线下,好处就是不怕查。我们公司原来被检查院的人找上门过,政府有人出事了,查公司的外联人员。 此种操作,采购时一次入账,就无法精确到具体招待日期,而《领用申请单》是不入财务账的(而且可以随时销毁),就是有人查,也只能看到成批的采购,看不到具体什么时间消费?看不到招待了谁或向谁送礼?更加安全! 管理过程需要注意的一点就是:把握“度”,什么事儿做过头了,就不如不做。 有些公司已经这样做了,但有的公司还是很原始的! 如有财务人员或者行政人员看了这篇文章,希望能理解这种做法,并力行哈! 请多关注我!点赞转发哟! |
|