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在日常的管理工作中，我们常常会说按流程办，按制度办，究竟什么是流程，什么是制度呢？如何来设置管理中的流程，怎么来制定颁布管理制度？ 哈佛商学院的管理学教材中，对管理有几个本质的界定，其中的二个说的就是流程和制度："管理就是针对组织的特定事项设置固定的流程并要求组织成员按流程办事""管理就是制定一系列的规章制度，并强制要求组织成员遵守这些制度"。可见，在经典的管理学及管理实践中，流程和制度都是不可或缺的。 什么是流程呢？流程是指做一项工作的先后顺序及要求。比如报销流程、用印流程、入职流程、请假流程等等。在企业中，做一件事情一定有先后顺序，前面的未完成后面的没法进行或者不能进行。 流程的设置通常要遵循以下原则： 1、客观性原则：是指流程的设置要遵循客观事实，不能闭门造车，具体要求流程要反映实际管理工作的客观要求，不能脱离具体业务来谈流程。 2、对称性原则：是指流程中每一个结点岗位上的人，必须对其上一节点和下一节点的信息充分知情。对称性原则在审批性流程中要特别注意，避免完全不知情的人成为审批人，那就是典型的流于形式，徒增工作量还降低工作效率！ 3、高效性原则：是指流程要与企业的规模、管理事项的烦简相统一，不能为了流程而流程，平添许多工作量甚至影响正常工作的效率。 4、制约原则：制约原则是指为了光明正大制约人性的恶而针对某些事项专设的牵制步骤。需要指出的是，制约原则有的时候跟高效原则是矛盾的。管理是居于人性的，人性不都是善的，也有恶的一面，所以在流程设置上自然也就少不了一些制约性的流程。比如会计出凭证、出纳按凭证收付款，这就是典型的制约性流程。 随着电子技术及移动通讯技术的发展，管理中的各种信息，从早期各企业孤立的数据库，发展成管理信息系统，再发展成现在的大数据、云存储，各种各样的管理软件数不胜数，为管理实践提供了更加高效、低碳的手段。但这里还是要指出：软件只是一种工具，你所有的管理流程不仅不能缺少，还必须更专业，更系统。 流程的表现形式一般有两种，一种是带箭头的框图，俗成"流程图"，另一种是文字描述。不管用哪种形式，只要能反映事情的先后顺序并界定清楚责任就行。在管理实践中，流程常常用文字描述的形式存在于规章制度中，与制度合二为一。 在一些小微企业中，流程的设置常常会犯以下错误： 一、以职能来设置审批流程。 比如，按照部门职能的划分，财务部门是承担核算及财务管理职能的部门，很多单位就将许多成本费用的审批交由财务部门审批，相反真正产生成本费用的领导反而不需要审批签字，这显然违背了对称性原则，真正知情的人、该担责任的人没有审批权，加上小微企业的财务人员往往更多的强调节约成本费用，他并不了解具体支付的必要性，久而久之挫伤业务人员的积极性。同理，人事部门管人事，就把很多该直接领导承担的责任由人事部门承担。出现这种情况主要是在理论上要明白：财务部门承担成本管理职能指的是由财务部牵头来起草相关制度，检查相关制度的落实，具体的成本控制还是要落实到具体花钱的部门及岗位的。同样，人事部门管人事，管考核，只是说人事部门要牵头做这些事，而不是让人事部经理去考核每一个员工，最了解情况的肯定是人家的直接上级，一定不能错位。 二、决定权与知情权混淆。 一个人的精力、能力是有限的，聪明领导很会授权，并且授的是实权，让别人替他承担责任，但他又想随时了解情况，于是在流程上要求"抄送"给他。这种情况，授权人要的只是知情权，受权人才是责任的承担者，他已经具备决定权。流程的设置要充分注意这种情况。这也说明了一个问题，流程与授权情况紧密相关，不同的授权会有不同的流程。 最后，流程在企业中的刚性相对较弱，不像制度，制度是强制的。通常情况下，不按流程做事在没有造成损失的情况下不会被处罚，制度则不一样，一旦违反制度，就算没造成损失也要按制度处罚。【未完】 作者簡介：秦梓洋，經濟系列工商管理專業高級經濟師，管理實戰專家，管理咨询顾问，自由职业者。曾在大型央企供職15年，任民營企業高管20年，具備系統的管理理論和豐富的實踐經驗。擅长管理的體系化建設、企业文化建设、企业战略管理。 |
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