为数据应用合适的数字格式

Excel2019应用大全

如果输入单元格中的数据没有格式设置，将无法直观地展示究竟是一串电话号码还是一个日期，或是一笔金额。Excel提供了丰富的数据格式化功能，用于提高数据的可读性。除了对齐方式、字体与字号、边框和单元格填充颜色等常见的格式化功能外，设置“数字格式”还可以根据数据的意义和表达需求来调整外观显示效果。

在图7-1所示的表格中，A列是原始数据，B列是格式化后的显示效果，通过比较可以明显看出，设置数字格式能够提高数据的可读性。

图7-1通过设置数字格式提高数据的可读性

提示：设置数字格式虽然改变了数据的显示外观，但不会影响数据的实际值。

Excel内置的数字格式大部分适用于数值型数据，因此称为“数字”格式。除了应用于数值数据外，用户还可以通过创建自定义格式，为文本型数据提供各种格式化效果，如图7-1中的第10行所示。

对单元格中的数据应用格式，可以使用【开始】选项卡中的【数字】命令组或借助【设置单元格格式】对话框，以及应用包含数字格式设置的样式和组合键等方法。

使用功能区命令

在Excel【开始】选项卡的【数字】命令组中，【数字格式】组合框内会显示当前活动单元格的数字格式类型。单击其下拉按钮，可以从11种数字格式中进行选择，单击其中一项即可应用到单元格中，如图7-2所示。

图7-2【数字】命令组下拉列表中的11种数字格式

【数字格式】组合框下方预置了【会计数字格式】【百分比样式】【千位分隔样式】【增加小数位数】和【减少小数位数】5个常用的数字格式按钮，如图7-3所示。

在工作表中选中包含数值的单元格或区域，然后单击以上按钮或选项，即可应用相应的数字格式。

提示：Excel的数字格式在很大程度上受到当前Windows系统的影响，当前系统决定了不同类型数字格式的默认样式。本书中如无特殊说明，均指简体中文版Windows10系统默认设置下的数字格式。

使用组合键应用数字格式

除了使用功能区的命令按钮外，还可以通过组合键对目标单元格和区域设定数字格式，如表7-1所示。

使用【设置单元格格式】对话框应用数字格式

如果用户希望在更多的内置数字格式中进行选择，可以通过【设置单元格格式】对话框中的【数字】选项卡来进行数字格式设置。

按组合键打开【设置单元格格式】对话框，在【数字】选项卡，左侧【分类】列表中显示了Excel内置的多种数字格式，除了【常规】和【文本】外，其他格式类型中都包含了更多的可选样式或选项。在【分类】列表中选中一种格式类型后，对话框的右侧就会显示相应的设置选项，并根据用户所做的选择将预览效果显示在【示例】区域中，如图7-4所示。

图7-4【设置单元格格式】对话框的【数字】选项卡

示例：通过【设置单元格格式】对话框设置数字格式

如果要将图7-5所示的表格中的利润额设置为显示两位小数的货币格式，负数显示为带括号的红色字体，可按以下步骤操作。

步骤1选中B2:B9单元格区域，按组合键打开【设置单元格格式】对话框并切换到【数字】选项卡。

步骤2在左侧的【分类】列表框中选择【货币】选项，然后在右侧的【小数位数】微调框中设置数值为“2”，在【货币符号】下拉列表中选择“¥”，在【负数】列表框中选择带括号的红色字体样式。最后单击【确定】按钮完成设置，如图7-6所示。

图7-5设置数字格式前后对比

图7-6设置数值显示为货币格式

【设置单元格格式】对话框中12种数字格式的详细解释如表7-2所示。

表7-2各利敷字类型的特点与用途

	特点与用途
常规	数据的默认格式，即未进行任何特殊设置的格式
数值	可以设，小数位教、选择是否添加千位分隔符，负数可以设置特殊样式（包括显示负号、显示括号、红色字体等几种样式〉
货币	可以设置小叹位教、货币符号，数字显示自动包金千位分隔符，负款可以设置特殊样式（包括显示负号、显示括号、红色字体等几种样式〉
会计专用	可以设置小数位教、货币符号，叹字显示自动包金千位分隔符。与货币格式不同的是，该格式捋货币符号置于单元格·最左侧显示
日期	可以选择多种日期显示模式，包括同时显示日期和时间模式
时间	可以选择多种时间显示模式
百分比	可以选择小数位教。数字以百分数形式显示
分数	可以设置多种分数显示模式，包括显示一位教或是两位数分母等
科学	以包舍指数符号（E）的科学记数形式显示叹字，可以设置显示的小叹位教
文本	设置为文本格式后，再输入的数值将作为文本存储，对于已经输入的数值不能直接将其转换为文本格·式
特殊	包括三种比较特殊的叹字格式：邮政编码、中文小写数字和中文大写数字
自定义	允许用户按照一定的规则自己定义单元格格式

END