如何美化数据透视表？

数据透视表的美化

SIMPLE HEADLINE

数据透视表创建完成后，为了能够给阅读者提供更好的数据呈现形式，需要对数据透视表进行格式设置等美化处理，并逐渐形成自己的风格。下面以图6-11所示的数据透视表为例介绍如何进行美化。

重命名字段名称

当用户向数据透视表的各个区域添加字段后，字段会被自动重命名。例如，“数量”变成了“求和项：数量”或“计数项：数量”，“商店名称”变成了“行标签”，这样不仅不利于理解，而且会造成列宽过宽，影响表格的美观。

下面介绍两种对字段重命名的方法，可以让数据透视表列字段标题更加简洁。 

方法1：直接修改。这种方法是最简便易行的，操作步骤如下。

步 骤1单击数据透视表中列字段的标题单元格（如B3）“求和项：数量”，在【编辑栏】中输入新标题“销售数量”，按下＜回车＞键，如图6-25所示。

图6-25直接修改字段名称

步 骤2依次修改其他字段，将“求和项：销售金额”修改为“销售额”，“行标签”修改为“商店名称”，如图6-26所示。

图6-26对数据透视表字段重命名

方法2：批量替换。

如果需要修改的字段名较多，尤其是值区域里面的字段，可以采用替换的方法，以图6-11所示的数据透视表为例，请参照以下步骤。

步 骤1选中任意一个单元格(如F3)，按下＜Ctrl+H＞组合键调出【查找和替换】对话框，光标切换到【查找内容】文本框中，输入“求和项：”，在【替换为】文本框中输入一个空格，如图6-27所示。

图6-27调出【查找和替换】对话框

步 骤2在【查找和替换】对话框内单击【全部替换】按钮，单击【Microsoft Excel】对话框中的【确定】按钮关闭对话框，最后单击【查找和替换】对话框中的【关闭】按钮完成设置，如图6-28所示。

图6-28替换法对数据透视表数据字段重命名

注意：数据透视表中每个字段的名称必须唯一，Excel不接受任意两个字段具有相同的名称，即创建的数据透视表的各个字段的名称不能相同。另外，数据透视表值区域里面的字段名称与数据源的字段名称也不能相同，否则将会出现错误提示，如图6-29所示。

图6-29出现同名字段的错误提示

步 骤3最后依次将各个数据透视表的“行标签”字段名称进行修改，如图6-30所示。

图6-30修改“行标签”字段名称

修改数据透视表中数值型数据的格式

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数据透视表中【值】区域中的数据在默认情况下显示为“常规”单元格格式，不包含任何特定的数字格式，而我们在进行数据分析时可能面对的是百万、千万的数字，呈现出来很不直观，也会对读取分析的人员形成误导，这时用户通过对【自定义】数字格式的应用，可以使数据透视表拥有更多的数据展现形式。

以图6-30展示的数据透视表为例，为了让数据更加直观，需要对【数量】字段进行“千分位分隔”，【销售金额】字段以万元形式显示，用户可以用自定义数字格式的方法，请参照以下步骤。

 步 骤 1在工作表中其中一个数据透视表的 【销售金额】字段的任意一个单元格上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【数字格式】命令，调出【设置单元格格式】对话框。

步 骤2在弹出的【设置单元格格式】对话框中，选择【分类】列表框中的【自定义】选项，在【示例】中【类型】下方的文本框中输入“0!.0,”自定义代码，最后单击【确定】按钮完成设置，如图 6-31 所示。

图6-31将数据透视表中的“销售金额”显示为万元

步 骤3同理，在该数据透视表中值区域的【数量】字段的任意一个单元格上单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【数字格式】命令，调出【设置单元格格式】对话框，对【数量】字段“使用千位分隔符” 的设置，如图6-32所示。

图6-32对“数量”字段“使用千位分隔符”的设置

对所有的数据透视表【数量】字段以“千分位分隔”形式显示、【销售金额】字段以万元形式显示，并且批量修改字段名称，最后结果如图6-33所示。

图6-33修改数据透视表中数值型数据的格式

数据透视表刷新后如何保持调整好的列宽

使用数据透视表的用户经常碰到过这样的现象，好不容易对数据透视表设置好各列的列宽，在刷新之后又变为数据透视表的默认列宽，无法保持刷新前设置好的列宽，如图6-34所示。

图6-34无法保持刷新前设置好的列宽

默认情况下，数据透视表刷新数据后，列宽会自动调整为默认的“最适合宽度”，刷新前用户设置的固定宽度也会同时失效。此时，可通过修改【数据透视表选项】对话框中的格式设置来解决此问题。

步 骤1在数据透视表中的任意一个单元格上（如A6）单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【数据透视表选项】命令，在弹出的【数据透视表选项】对话框中单击【布局和格式】选项卡，取消对【更新时自动调整列宽】复选框的勾选，单击【确定】按钮，如图6-35所示。

图6-35设置刷新后保持列宽

步 骤2完成设置后，用户再次对数据透视表的列设置固定列宽后，刷新数据透视表，依然会保持设置好的固定列宽。

数据透视表数”数据条“”

借助Excel的条件格式的“数据条”“色阶”和“图标集”功能，可以将数据透视表的重点数据快速标识出来，增加报表的可读性。将条件格式中“数据条”应用于数据透视表，可帮助用户更直观地查看某些项目之间的对比情况。“数据条”的长度代表单元格中值的大小，越长表示值越大，越短表示值越小。在观察、比较大量数据时，此功能尤为有用，如图6-36所示。

图6-36数据透视表与数据条

步 骤1单击数据透视表【销售额】字段下的任意一个单元格（如C4），在【数据】选项卡中单击【降序】按钮，完成对销售额的降序排序，如图6-37所示。

图6-37对数据透视表进行排序

         步 骤 2选中数据透视表中 C4:C17 单元格区域，在【开始】选项卡中依次单击【条件格式】→【数据条】→【渐变填充】的“红色数据条”完成设置，如图 6-38 所示，设置后的效果如图 6-36 所示。

图6-38设置“数据条”条件格式

步 骤3重复操作步骤1~2，对其他数据透视表也设置相应的“数据条”条件格式，如图6-39所示。

图6-39设置“数据条”条件格式

注意：此种设置只应用于当前所选定的区域，如C4:C17单元格区域，如果数据项（商店名称）增加或减少了，则需要重新设置。而通过在【开始】选项卡中单击【条件格式】→【新建规则】命令，打开【新建格式规则】对话框，做出相应设置后，条件格式可依据商店的增加或减少而自动调整应用范围，如 图6-40所示。

图6-40设置条件格式的规则

END