Excel技巧应用篇：折叠数据的功能原来这么简单

在日常的工作中，常常需要用excel对数据进行快速分类，并以一定的方式来汇总项目。而分类汇总这个功能就能够帮助我们实现这样的要求。有好多小伙伴肯定还不知道这是怎么设置的，其实这个就是久负盛名的分类汇总功能，

今天跟大家分享一下如何在表格中折叠数据，相信大家第一次见到有人可以在数据旁边用加减号来折叠数据的功能一定非常好奇是怎么做出来的吧？其实制作方法非常简单，下面跟着小编一起来操作吧。

实例1

以月历表为例演示一下：

如下图所示，如果要查看九月的日程表，则需要慢慢下拉到九月的数据；

正常数据录入界面

这时，数据少时还能快速找到，但如果数据较多就相对麻烦些了。所以，我们可以在这里使用数据“折叠功能”，即用“创建组”来按需分级折叠数据。如图所示，选定要折叠的数据（行或列），点击“创建组”，生成下级数据折叠（如果选定行或列则直接生成，选区域数据就需要再选择行或列），这时我们可以看到操作是折叠行，所以在列的最左边看到有折叠符号；

数据折叠操作

点击符号“-”或“+”，数据即可实现折叠或显现，如下图所示，界面简洁了，查数据也方便了。

折叠后简洁界面

值得注意的是，折叠操作不能同时选择多区域操作，必须单一区域进行。

多选区域操作警告界面

实例2

首先鼠标选中所在数据单元格，给需要折叠数据的字段排个序，这样方便后面的数据折叠时使用。

数据排序完成后，我们在数据选项卡中，找到分类汇总，打开分类汇总对话框会弹出我们选择分类字段为级别，汇总方式这里需要注意了，常规大家可能会默认为求和，下面选定汇总项勾选“级别”最后确定。

当我们分类汇总确定后进入到数据页面看到的是按照级别汇总的数值为0，这里的原因是为什么呢？仔细看编辑栏的公式。

常规的数据分类汇总是默认求和项，但是这里的级别是文本字段，我们需要在分类汇总的汇总方式选择计数，这里和数据透视表有点相似，所以分类汇总的方式一定需要注意。

设置好分类汇总后，我们就会看到数据左边多出了加减号，这样的折叠数据功能就做好了，顺便给大家推荐一个操作按钮的设置习惯，小编喜欢将加减按钮都设置在上方，这样不用在下方来回点击折叠，操作方法是打开分级显示设置，将里面的方向勾选项全部取消勾选确定，确定完成后加减号按钮就会一直在数据上方显示了。

最后我们通过刚刚的汇总方式求和、计数不同方式知道SUBTOTAL函数第一参数和第二参数的区别，第一参数选择9是SUM求和的意思，选择3是COUNTA计数意思，下图所示，该函数还有其他计算方式。

实例3

这样查看数据是不是非常方便啊，炫酷又方便哦。

比如下面的一个数据：

这样的数据源算是十分规整的，而我们的要求仅仅是把这个数据，按照级别汇总各级别的人数，同时还要对补贴项目求和。

对分类汇总有所了解的小伙伴可能已经迫不及待了：

全选数据区域， 点开【数据】【分类汇总】~

STOP！

别急别急，分类汇总最重要的一步【排序】还没有做哦。

对，就是排序，分类的参照级别如果不经过排序，直接分类汇总的后果就乱套了：

这样的结果，显然不符合日常工作中的要求。~

首先要对需要汇总的参照列【级别】进行排序，排序处理后，相同类别的内容都会集合到一起。

然后再进行分类汇总，就妥妥的了。

注意这里勾选了上【级别】，目的是为了计算每个级别的人数~

点击【确定】按钮 即可初步完成了。

点击汇总单元格，里面有自动生成的汇总公式。

每个级别的补贴等内容都完成了求和汇总，但是我们看B列的每个级别的计数还是显示为0的。

这里额外插一下关于SUBTOTAL这个函数的一些小说明，更多内容看官们自行脑补哦~

相信这个时候，有些看官已经知道了， SUBTOTAL第一参数使用3就是计数，如果第一参数选择9，就是求和计算了。

怎么把计算级别个数的公式批量修改为计数呢？可以这样操作~

选中【级别】所在的B列，按Ctrl + H，调出替换对话框。

点击左侧的加号或是减号或者是左上角的数字，就可以分级显示啦。