HR工具包 | 企业如何合法制定或修改规章制度呢？

规章制度是企业的“内部宪法”，是企业管理的核心。在企业管理过程中，通常都会存在因劳动者严重违反公司规章制度、不胜任工作、严重失职等为由与劳动者解除劳动合同。

但在实务中很多企业存在规章制度的制定和修改因未经过民主程序、缺乏合理性等问题，被劳动者以“公司制定的规章制度因存在程序问题”提起仲裁或诉讼，最终导致企业败诉。

用人单位在制定或修改规章制度的过程中，应当充分征询劳动者的方案和意见，并在此基础上对规章制度进行完善，直至规章制度确定定稿。在征询劳动者的方案和意见时，作为用人单位应当注意保留证据，防范员工日后因单位在规章制度程序方面不合法合规进行劳动仲裁败诉的风险。

用人单位在制定或修改规章制度时，按照《劳动合同法》的规定，需要经过职工代表大会或者全体职工征求意见，表明规章制度经过了民主程序中的征询意见环节，同时可以作为仲裁或诉讼中证明规章制度已经通过民主协商议定程序制定的证据。

因此《规章制度（重大事项）讨论会议纪要》对于用人单位来讲，是十分必要的。

本纪要适用于制定或修改规章制度、公示解读召开讨论会议时形成的书面文件。 

☆ 工具解读 ☆

1. 会议形式如果采用的是职工代表大会的形式，需要改成职工代表大会形式；

2. 主持部门按照实际情况填写；

3. 会议内容需要汇总整理大家对规章制度的意见；

4. 参会人员签字部分，如果是采用召开职工代表大会的形式，这需要特别注意，各个地区对职工代表、职工代表大会的人数是有要求的，需要符合人数的要求。

 

用人单位按照此工具进行操作，用以证明规章制度的制定经过了民主程序中的征询意见环节。

本工具采用召开全体员工代表大会的形式，实操中还可以采用召开职工代表大会或是向员工发放《规章制度征询意见函》。

公司通过本会议纪要一般可规避如下法律风险：

1.证明该规章制度是经过民主协商讨论这一过程的。

2.证明全体职工或职工代表参与了规章制度的制定。

3.证明制定规章制度的程序合法。