 科技档案分类方案的编制程序 文/王传宇 张斌  (1)调查研究。 编制一个科学的、相对稳定的科技档案分类方案，一方面要掌握科技档案分类规则，正确把握和运用有关分类的理论和技术；另一方面要研究和把握分类对象以及同分类有关的其他问题。 比如，要了解和掌握库藏科技档案的内容构成，包括库藏科技档案的种类及其成分的演变；研究和掌握科技对象的有关情况，包括相关科技活动的程序，相关科技对象的结构和规模；还要研究科技活动的组织管理方式，掌握利用查找的规律等等。这些直接关系到类目层次与类别的划分，是科学分类的物质基础。 (2)形成科技档案类目体系。 形成类目体系是编制分类方案的实质性阶段。其内容是，根据库藏科技档案的内容构成、形成特点、数量和利用规律，遵循分类规则和编制要求，设计科学、合理的类目体系。 具体步骤如下: 第一，划分大类，确定类列。大类是科技档案分类方案的一级类目。设置大类实质是确定各类系之首，它决定着整个类目体系的类系数量与类目层次的多少，并且会对日后的管理工作产生重要的影响。科技档案一级类目的划分， 同库藏科技档案的种类构成直接相关，它反映了一个单位科技、生产活动的领域和内容范围。因此，以科技档案的种类作为标准，是划分一级类目常用的方法。 第二，划分属类、形成类系。则分属类的实质是展开类目，形成科学、合理的类目层次，即以每个一级类目为基础，以上位类和下位类的形式构成科技档案的类系。比较而言，在科技档案分类体系中，一级类目的划分标准比较单一。划分的方法也比较简单。而属类的层次多，划分的标准也多，分类方法更为丰富多彩。常用的标准有：属性标准、程序标准、结构标准、专业标准、时间标准、地域标准等等。 第三，进行类目排序。所谓类目排序，是指横向类目的排序。科技档案分类的类目设置包括类目划分与类目排列。前者是解决分类的问题，即将总体划分为部分，再把部分划分为更小的部分；后者则是解决顺序的问题，即给每一个类目确定一个合理的位置。只有类目而没有排序，仍然不能组成科学的类目体系。 在类目的排序中，一级类目的排序与其他各级属类类目的排序，其要求是不同的。一级类目是划分科技档案的种类，它反映的是企事业单位的各项职能活动。而一个企事业单位通常只有一种基本职能活动，因此，一级类目的排列，应突出反映企事业单位的基本职能活动，以便于使用。 比如，工矿企业科技档案一级类目的排序，一般应从产品档案(生产技术档案)排起；设计单位一级类目的排序必须要设计档案在前；科技研究单位一级类目的排列应将课题档案列在首位。一级类目的首位确定之后，就可以根据企事业单位各辅助职能活动的关系,安排其他一级类目的排列次序。 各级属类类目的横向排序比较复杂，应该根据具体情况，按照以下几种关系排列。 其一，主次关系。同位类目从分类的意义上说，它们的地位都是平等的，是同一个上位类目下同级的并列类目，但是就类目内容的重要程度而言，却常常有主要和次要之分。 比如，同是基建档案类所属的“生产性建筑类”和“辅助性建筑类'，两个属类内容的重要程度是不同的，应按它们内容的主次关系，先主要后次要地进行类目的排列。 其二，一般和特殊的关系。同级类目在某些情况下还存在着一般和特殊的关系。 比如，某机床厂主要生产各型号的万能铣床，但是在生产过程中也为用户研制过一些专用铣床。这两种档案的排序，就可按先一般后特殊的顺序，将通用万能铣床类排在前，专用铣床类排在后。 其三，程序衔接关系。科技程序的衔接关系，如工作阶段、工期前后等是属类类目中常见的衔接关系，可以根据这种关系进行同位类目的排序。 比如，地质档案划分为普查、详查、初勘和详勘等属类。这些属类按阶段排序，鲜明地体现了地质勘探活动的阶段性与连续性，便于按其形成规律管理和使用。 其四，位序关系。位序关系是指同位类目之间体现的科技档案内容在空间方面的规定性，如地理位置方面的规定性、物体结构或组成部分的规定性等。 其五，时间关系。在科技档案类别划分时，有些类目是以时期或年度标准划分的，以便使同位类目体现出时间的先后顺序。 这种情况不仅在气象、天文、水文和地震等档案的分类中存在，就是在科研档案乃至产品档案中也经常出现。这就要求，在对与此相关的同位类目排序时，按时间顺序进行科学的排序。 (3)给定类号。 类目体系形成以后，即可根据已确定的类号形式，给每一个类目配上相应的符号。 (4)制成文件或图表。 根据类目的规模，选择适宜的类目表现形式。 (5)撰写编制说明。 分类方案的初稿形成以后，应当在档案部门进行充分的讨论，并征求档案利用者的意见。分类方案还须经过有关领导的审查批准才能实行。  |
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