【原】【PPT】自律力不够碎片化场景下的时间管理（下）

关于邮件的管理，值得写好几本书，尤其对于复杂的法律问题，怎么用简单明晰无歧义的中英文让对方理解，是个高深的功夫，我今天只点到一些小点。

把邮件库，作为项目来管理。

前面讲过，我明天6点一醒，还躺着就刷手机邮箱，容易回复的立马回复。过去是因为我的老板不是在美国就是英国，现在这么做是保证我第一时间掌控今日任务优先级，明确今天工作安排的优先级。

收到的邮件，不管我是当即就回复的，还是要到了办公室认真撰写，我都会转发或者设置代办提醒。

1、立即就回复的，这并非事项的终结，只是你把一个球踢给了对方，你肯定也需要监控这个球在对方多久处理了，设置代办提醒给自己，一段时间后对方若无响应，还要追过去；

2、需要投入精力好好思量表达的，甚至需要一定检索后掌握信息后才能撰写，我就留在今天整块不受打扰的时间段里集中处理；

3、容易回答，但你追求更好表述，并不紧急的邮件，也可归入一天思考力比较集中的时间段去处理；

4、需要同事协助回复的邮件，就在立马回复收到正在处理后，马上设置代办，同时针对于这个客户，或者这个项目，追加确认项任务；

5、很多邮件只是通知，不需要回复，但这些通知邮件未来还要查阅，那么就按公司规章、法律知识、行业案例等分类去整理，可以标签形式，可以分组形式，形式不重要，用得惯哪种就用哪种；

6、手机邮件APP确实有其不便之处，除非非常紧急，最好不要直接手机回复，容易遗漏信息。不得不马上回复时，提前确认手机邮件APP里存好了常用的文件。我自己比较喜欢用WPS的另一个原因是，WPS对所有文件都备份到云端，手机邮件回复的时候，直接引用WPS云端文件的链接和密码就行，毕竟你很难保证手机邮件文件夹中的文件是最新版。

我个人认为谁的邮件先回，并不是一个问题，这就像别人问你，领导更加重要，还是客户更加重要？或者问管理者，员工关怀更加重要，还是客户关怀更加重要？

所谓提升工作效率，就是当来自不同人的邮件，只要内容是必须立马处理，你就必须立马处理，只有处理得慢，才需要优先级排序。不过，我确实发现一些很诡异的现象。

有些邮件，接受者判断自己半小时可以完成并回复处理结果，就等着回复。这可不行，只要不是5分钟内就能有结果的，都是先回复已经收到，正在处理。因为你很难预测是不是处理过程中出现意外影响进度，对方可能一直在等着。

还有些邮件，接受者一看是大老板发的就立马回复，殊不知相关的项目负责人是自己的领导，越权发言是大忌，必须和领导沟通过才行。

我前面讲过，我自己非常讨厌电话干扰，自然自己也不喜欢电话去干扰别人。但有些情况，电话是不得不打的，不然项目根本没可能推进。

你可以看出来，我在这里列出的四种情况，几乎都是在对方迟迟爽约后的无奈之举。可能因为我这个习惯，熟悉的客户或者朋友都知道，如果看到我的电话号码，那必然是特别紧急的事，都会接，我觉得这样也有利于电话的打通率，若平日通知事项也电话的话，很容易被别人屏蔽号码。

前面一章我说过，很多干扰并非别人干扰我们，而是我们自己干扰自己，由于经常性的碎片化阅读碎片化思考，让我们注意力的窗口很小，时不时自己就控制不住地想去刷邮箱，这种刷的动作实质是在缓解我们自己内心的焦虑，焦虑和等待是时间杀手。

于是，你就要强制让自己只在固定的时候才刷邮箱，我推荐四个时间段，也可以更频繁一些，看大家工作性质，如果你的工作是客服类的，最好设置自动刷新为一刻钟，其他人绝对不要短于半小时，因为在一个番茄时钟25分钟内不要被打扰，不然你一天是没有整块时间段的，你是不可能有机会去处理高难度工作的。

我设定的刷新接受邮箱时间，并非就是我立马解决邮件的时间。说实话，把邮件全部已读处理，有着让人心驰神往的满足感，某些人会上瘾，但却反而更加助长了你频繁刷的习惯。你需要明确，立马回复可能不是最佳回复时机，必要的深思熟虑，和广泛性的信息检索调研常常是必须的，转到后续处理文件夹，或者设置代办，才更重要。

第三部分讲情绪。

很意外是不是，很少有人在讲时间管理的时候讲情绪控制。但作为心理咨询师的我深知，情绪对于你工作效率的拿捏，几乎是任何人难以回避的，我们并不是机器人，00后失恋要求请假时你还是准许吧，不然他只是在那里坐着而已，还能容易把不良的情绪传播给其他同样难以控制自己情绪的同事们。

很多找我咨询的中年管理层吐槽过这点，觉得自己也有情绪，还得顾及这群年轻人的情绪。其实，我觉得很多公司，给经理的薪资里溢价的那块就是买你的情绪劳动。

而管理本身，一定程度上就是一种情绪劳动，在自身情绪很糟的前提下，还能理性地保持工作状态和理性决策能力，这就是管理者不同于常人之处。

作为一个心理咨询师，有很多种心理调试的方法：

比如情绪疗法，调整对外部环境的认知，那些可控的不可控的事件，事件本身并不重要，你面对这些影响的态度和情绪控制能力才最重要，这点虽对，但比较反人性，所以需要很长的疗愈过程才能慢慢接受；

比如认知法，认知到你对事件无能为力，比如疫情防控，只有配合才是唯一出路，我的经验，对于理性派是很管用的，比如法律人，且比较快地就能接受现实冷静处置，但是感性派就不太管用，抵触戒心较重；

还有行动法，就是以行动来带动情绪的调整，比如心情抑郁的人，让她强行露出微笑的神情并保持良久，是会逐渐去起到改变认知和情绪的双重功效，也有叫具象认知，大家可以搜索一下；

我认为最好还是平日对自己情绪坚韧度的锻炼，若经历过大风大浪，就很难再被情绪所困。

十七年前，我们在瑞典芬兰做工业设计类项目，大家都知道，这些北欧国家虽然极为富裕，但身处北极圈，自杀比例比日本还高，再次证明钱买不来幸福，阳光沙滩和美食才行。那么这群北欧人是怎么来调节自己的情绪的呢？毕竟人家在创意产业高科技行业有着超常的表现，这样的表现不可能是时间和人数堆砌而成的。

最后，我收到问题最集中的话题就是关于自律，如何自律？如何让我的孩子自律？如何学习自律？如何健身自律？如何工作自律？以我的观察，自律的人不一定成功，但成功的人几乎都很自律，我指的是持续地成功，疫情期隔离仍然每天居家运动的人、居家办公还会控制零食摄入的人、就算隔离14天也能保证每天看书的人等等。

其实，自律就是没有监督，你还能保持良好的状态，对于自律力不够的伙伴，最简单的方法，就是对着自己架一个全天24小时开播的摄像头，并且不能加滤镜，你的表现一定很自律。

我不清楚大家知不知道自律已经成为一个市场规模巨大的产业。你打开淘宝，搜索自律监督之类的词汇，10元一次叫醒服务、100元包周学习提醒、1000元包月定时监督、甚至定制版的自律习得包，不仅有线上服务，线下还有研习社。你一定想不到，研习社开在学校旁边生意最好，按理说不是学校自习室都是免费的吗？精准客源比较多是一个原因，但不是核心原因，最主要是对于自律力差的学生，研习社提供的学习氛围，比学校自习室更加有利于注意力集中，而对于自律力很高的学生，研习社可以包夜。

所以，我这里也说了，你真得卷不过一个自律的人，因为对于自律的人来说，不需要一次又一次地挑战自己的耐力欲望天性之类的东西，自律只是在习惯性的继续而已，就如同跑马拉松的过程，越过某个极限点，后面跑步的过程是不痛苦的，只是习惯性地前进而已，同时跑步生产的多巴胺还会给人带来愉悦感，同样体育之外其他方面自律的人，比如音乐、比如阅读、比如下棋、甚至枯燥的工作，都能带来多巴胺。

如何养成自律的习惯？教练陪练+兴趣加持+测试矫正。

教练起到监督的作用，我前面已经讲过，和陪练一些帮助你度过最艰难的初期阶段。在工作初期，你来到一家成熟的工作，有一个专业的领导，养成很多不错的工作习惯，但你可能遗漏了特别棒的同事对你的影响，领导作为教练角色对你的指点是点拨，比如指导你如何写邮件，但对你发过来的邮件指指点点，帮助词汇修正的同事，比教练教你的可能更多。

对于所有人，指导的过程都挺让人难堪难受或者自我怀疑，这时需要兴趣的加持，不然很容易自我放弃。

虽然你的领导和同事工作能力不错，但不同于你在学校里学到的东西，有明确的对错。在工作场合里，很多做法都只是某些人自己的经验，甚至可能都是错的，更多情况下只适合某个场景某个时代，需要不断更新。你要向更多的人学习，可能是新工作单位的领导和同事，可能是你在工作单位外认识的专业人士，可能是书中的大咖，大家的方法都用在自己身上，不断测试矫正，找准最适合你自己的方式。

比如很多效率书籍都推荐去跑马拉松，让自己养成自律习惯，然后应用到工作中，万科等诸多顶级公司也认同这点，可我别说马拉松，连一千米都坚持不下去，但这不影响我去坚持其他事项。在我尝试很多次都放弃后，我找到另一个替代品，我开始尝试竞走，并参加了多次42公里级别的竞走活动。我想其中的机制逻辑是一致的，不要太过于纠结这些方法的表面。

这个表是我日常的表格，最开始谈到时间记录，这个是日常记录后每周回顾的表格，盘点自己的进度，这个表纯粹只是给自己看的，你没有必要作假，作假也只是自欺欺人罢了。久而久之，你可以做环比，分析为啥有时没有跟上进度，是那时正在找工作，大量业余时间被耗费在此，还是那时失恋，情绪影响效率，又或者那时工作危机，抢占了业余时间。

明确自己在什么情绪什么外部影响下效率会低下，有利于你下次躲开这些时段，别在情绪不稳的时候给自己重压的任务，而只是去做一些容易的或习惯性的任务，这样你可以控制自己的工作表现稳定。你也懂了，什么时候你会有超乎寻常的韧性或者创造力，这种关键期更应投入到高难度困难的克服中去。

我以前在其他城市开过几个门店，经常自己一个人开车一千公里往返期间，这个过程确实挺无聊的，但你不能同时做很耗脑细胞的事情，容易出交通事故。那时，我准备了很多难度中等的电子书来听，还会准备很多不需要看PPT的网课来听，每次我会连续开五百公里，中途只上洗手间短暂休息而已，但我从来没有觉得无聊，反而有所收获，我还会在抵达后，一边吃饭一边把听书内容通过撰文再回顾出收获的亮点。

我想各位都有居家办公的经验吧，大家也都达成一致居家办公效率更低。

因为不怕同事看到你在刷视频，肆无忌惮起来；因为不怕领导瞟到你在开心地和微信好友打着字，就越聊越难以自拔；因为不用担心忽然被叫去开会，就算有人来叫你参加网络会议，你仍然可以同步干着其他事情，你就总觉得可以慢慢来，不用因为马上开会马上下班而赶着完成手上的任务，于是越干越完不成。社交媒体给你推送的疫情最新消息，本来你是不准备打开的，但反正在家里，你就打开了，并沉浸在抢菜的愉快之中。

有很多居家办公的意见，比如就算居家也要好好装扮自己，来自于宛平南路600号的意见，比如说把自己置身于一个独立的房间中，排除家人的影响，比如说给自己固定的时间表，强迫自己在往常一样的时间起床，一样的时间午餐等等。

但我很难去参考这些意见，我父母就在我边上刷着抖音，但我可不敢去顶撞他们。我接受居家办公效率更低这个现实；我接受居家办公环境单一，所以更难有创意的出现这个现实；我更加接受居家办公会议沟通有难度，做不到想沟通啥，探头一吼就行，所有我需要浪费更多精力来提升沟通的意思表达效果这个现实。总之，我会把当天任务完成度的预期调低。

同时，我会把工作外任务完成率的预期调高，毕竟没有来回4个小时的车程，我应该完成更多，有更多的时间陪孩子玩，有更多的时间读书，有更多的时间健身，这些打卡目标值调高，不完成不作罢。

可见，一个人自律起来还没那么难，但要想让一群人很自律实在是太难了。

我知道有很多打卡小组，不少抱团励志团体，看上去效果不错，大家贴出很棒的成果图。但你有没有注意，群里的人越来越少，贴图的人似乎就那么几个自律的积极分子。虽然一群人相互监督确实是有利于共同自律的，但最好是线下互助模式，最好根据自律程度和目标值来分类分组。

比如我曾经是多个不同俱乐部的主席创始人之类的角色，我发现俱乐部成员流水一般来来往往，坚持地久的人真的很少，三分钟热度为主。后来我就推出一个共建项目，这个项目对每个人来说都极具吸引力，成为我们共同的目标，然后我把这个年度的目标切细到每周，切到很容易完成的小目标，并且每个小目标的实现都会群体奖励，我们共同坚持了三年。

我还在一个很奇葩的群组中，所谓的百国计划组，就是以旅行一百个国家为目标的一群人，其中有专职的旅行博主、有国际贸易商、有财务自由闲着也无聊的有钱人、有直播网红。这群人并不是靠着炫耀而坚持的，旅行三四十个国家似乎很有趣，再追求下去无非是重复地自我挑战而已，吸引度会直线下滑。所以这个小组有个加入门槛，就是你必须能够证明自己已经旅行过五十个国家，不然不能入群，为的就是过滤掉那些诉求不一致的人群，只有当大家的状态都差不多时，才会产生有意义的相互激励。