北京东城法院：企业公章管理混乱引发劳动争议情况及建议 典型案例

作者：李彦宏　宋帅

来源：北京市东城法院

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导读

4月29日，北京市东城区人民法院召开企业人事管理相关法律问题新闻通报会，通报了审判中发现的因企业公章管理混乱等引发劳动争议诉讼情况和数起典型案例，为企业提供指引，以期帮助企业规范内部管理，推进劳争领域诉源治理，构建和谐劳资关系。

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企业公章管理混乱引发

劳动争议诉讼情况

一、公司存在多枚业务公章，业务章与法人章混同使用

许多企业除了法人章之外，为了管理便利还刻制了人事章、财务章等多枚业务章，并且各业务公章由不同部门和人员管理，公司没有将所有公章进行集中统一管理，也未对各业务部门的职能和负责人员的职责进行明确规定。实践中，存在部门负责人越权出具收入证明、奖金承诺等书面证明，据此向用人单位主张高额赔偿的现象。

比如部分企业提成管理制度、奖金制度不规范，奖金发放、提成核算往往仅凭负责人的“口头承诺”，再加上合同章、财务章没有进行统一管理，或用章随意性大，公司的人事、会计等业务核心人员，往往利用使用公章的便利为自己或他人出具提成明细，奖金分配承诺等协议，加盖公司的财务章或人事章，在双方发生纠纷时，往往以书面盖章的协议作为主张权利的依据。

还存在部分用人单位在员工入职时，与劳动者签订的劳动合同仅加盖有人事章，进而引发劳动者不认可劳动合同效力，而向用人单位主张未签订书面劳动合同二倍工资的诉讼。法院在审理此类案件时，也会因人事章、财务章是否对外有效，是否具有法律效力，产生认定分歧，造成或者认定有效、或者全面否定截然不同的结果。

二、高级管理人员利用职权形成对其有利的证据

公司高级管理人员在公司中具有较高的地位，能接触到公司的核心业务，也有公章使用的便利。

诉讼中，部分公司没有建立规范的档案管理、文件保存制度，许多重要的材料往往是由高管人员直接保存管理。这样，在诉讼中高管人员会出具许多加盖公章的对其有利的证据材料。用人单位往往主张，公章系由高管人员私自加盖，未经公司授权同意，不能代表公司的真实意思，故对于证据的效力不予认可。

此时，根据书证的认定规则，劳动者提供加盖有公章的材料，应推定书面证据的真实性。如果用人单位主张公章系由高管私自加盖，应由用人单位就公章保管、私自加盖承担举证责任。但实践中，用人单位很难就私自加盖公章一事，提供相反的证据。公章使用没有制度规范，用人单位一般无法提供相关的证据，从而可能导致案件结果对公司不利。

三、公章真伪认定困难导致司法鉴定程序空转

在涉及公章书证的劳动争议诉讼中，用人单位均会对公章的真实性提出异议，并且申请司法鉴定。

然而实践中，公司的人事章、财务章等业务章，一般都是为了内部管理使用而刻制，并没有在工商管理部门备案。在起动鉴定程序时，由于缺乏双方认可的鉴定检材，导致无法进行真伪鉴定。

还有的案件中，公司有两枚不同的企业公章，也就是所谓的注册章和内部使用章，并且两枚章同时混合使用，这也使检材无法确定，不能通过鉴定对公章真实性进行认定。

针对上述问题，我院提出以下几个方面建议：

一是延伸司法职能，通过典型案例、司法建议等多种渠道，加强普法宣传，建议用人单位健全管理机制，做好公章保管、使用登记造册，防止公章被他人私用，侵害公司的利益；

二是建议用人单位完善内部治理体系，通过公司章程、员工手册明确法定代表人的权限，明确高级管理人员的薪酬、职责范围，通过办公系统将相关制度进行公示告知。如果企业管理人员在明知存在用章权限的情况下，仍然恶意串通私自加盖公章出具对其有利的材料，属于有违忠实义务，应当认定相关证据无效；

三是建议企业转变管理方式，充分利用信息化手段，建立线上公章使用管理系统，从公章申请、审批、盖印都做到有迹可寻，即使在发生诉讼时，也可以通过信息系统留存证据，解决举证困难的问题。

司法实践中，公司高管的代表行为涉及到公司法与劳动法的交叉适用，尤其是公司高管既是劳动者也是代表企业的管理者，正是基于高管的特殊身份，在案件审理中，法院也会适度分配劳动者与用人单位的举证责任，平衡双方的权利义务。

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典型案例

案例一、业务部门公章不同于公司公章，不能代表公司的真实意思表示

基本案情

郝某于2008年9月入职某英才公司，英才公司派遣其到某时装公司工作，2014年3月1日双方解除劳动关系。郝某（协议乙方）提交加盖有时装公司（协议甲方）人力资源部印章的《协议书》记载，签订日期为2014年5月6日，乙方于2014年3月1日因个人原因与甲方解除劳动关系，经双方协商同意：甲方给予乙方人民币22万元。以上补偿金已涵盖所有法定补偿及赔偿。乙方同意在甲方支付了上述款项后，与甲方再无社会保险等任何劳动争议和离职补偿方面的要求，并不再要求甲方为其缴纳在职期间的各项社会保险，及未按时足额缴纳社会保险对其造成的一切不良后果的损失赔偿，并确认对其在甲方工作期间享有的社会保险待遇不存在任何异议。该协议为郝某与时装公司人事主管赵某签订。

法院经审理认为，双方的争议焦点在于补偿协议是否是时装公司的真实意思表示。补偿协议系时装公司的人事部门经理赵某与郝某商定签署，郝某虽主张赵某具有与离职员工签订补偿协议的权限，但并未提交有效证据予以证明；赵某于协议上加盖的系人力资源部的印章而非时装公司的公章或合同章。法院难以认定涉案补偿协议系时装公司的真实意思表示，对于郝某根据涉案协议要求某英才公司、某时装公司给付协议中的款项的依据不予支持。

法官提示

本案是因用人单位内部业务公章管理使用不规范，造成人事主管利用职务便利，为离职员工开具不实的离职补偿协议，引发劳动者提起诉讼。建议用人单位做好业务章的保存、使用工作，并且规定业务章的使用范围和内部效力范围，防止业务章被对外使用，产生不利的法律后果。

案例二、用人单位主张劳动者所持劳动合同公章系利用职务便利加盖，应由用人单位承担举证不能的不利后果

基本案情

李某主张其2018年5月1日入职某房屋租售公司，担任公司法务一职，双方签订了劳动合同；合同约定其月工资标准为10万元，每月l0日左右由公司员工张某个人账户以银行转账方式支付至其姐李某某个人账户5万元，剩余工资于年底前支付，某房屋租售公司向其支付7次工资，共计35万元，但未足额支付；2018年12月31日公司法定代表人刘某提出与其解除劳动关系。某房屋租售公司不认可李某提交的劳动合同，辩称劳动合同书中的印章系李某私盖或伪造，因公司曾委托李某协助恰谈一个的商业合作项目，在履约过程中有机会接触、使用公章。公司认为双方系合作关系，其向李某姐姐按月支付的五万元系咨询费，并非工资。在劳动仲裁时，公司曾就该份劳动合同上加盖公章与其公司的公章申请同一性鉴定，经鉴定机构鉴定结论为同一枚印章。诉讼中再次申请鉴定，法院未予准许。

法院经审理认为，李某所持劳动合同上公章已经鉴定系某房屋租售公司印章，对于劳动合同真实性予以确认，根据劳动合同书所载内容及庭审查明事实，某房屋租售公司确有未全额支付李某工资情形，依据《中华人民共和国劳动法》第五十条“工资应当以货币形式按月支付给劳动者本人。不得克扣或者无故拖动者的工资”的规定，某房屋租售公司提交的现有证据不能证明其主张，其应当支付李某2018年5月1日至2018年12月31日期间工资差额45万元。

法官提示

本案是因用人单位开展对外业务，未对公章使用进行备案导致公章处于被他人随意使用风险状态。建议用人单位建立电子签章制度，业务人员对外办理业务时可通过办公系统进行签章，从物理上隔离业务人员与公章的接触便利，防止公章被盖作他用。

案例三、未在工商部门备案的公章真实性存疑，即使是公司内部使用章，效力也难以认定

基本案情

石某于2013年1月10日到A公司从事司机工作，月工资6000元。后离职要求A公司给予解除劳动关系经济补偿金、欠发的工资、加班工资、未休年假工资等。A公司称，经过核实，我公司没有石某这个员工，不同意其诉请。石某提交了《劳动合同书》，其上盖有“A公司人力资源部”印章，证明其与A公司存在劳动关系，工资标准为每月6000元。A公司提交了劳动合同书版本，证明其公司的劳动合同版本与石某不一致，并提交了考勤表、工资表、花名册、值班表等，证明公司没有石某这个人。

法院经审理认为，企业在工商部门备案的有公章、合同专用章、财务专用章。本案中，石某提交的劳动合同书上虽盖有“A公司人力资源部”印章，但并非备案章，无法通过鉴定确认印章真伪，石某主张与A公司存在劳动关系的主张，不能支持。

法官提示

本案系业务章使用不规范引发的劳动合同效力认定纠纷，由于业务公章一般不在工商部门备案，会造成业务章真实性认定难题。通过本案建议劳动者入职时与用人单位签订正式的劳动合同，注意劳动合同上的公章名称，避免公章错误使用引发的不利后果。

案例四、加盖公司公章的工资表，推定具有法律效力

基本案情

刘某于2018年3月3日入职某贸易公司，担任销售，工资标准为基本工资3500元/月+提成，正常工作到2019年1月20日，并于该日提出与某贸易公司解除劳动关系。双方未签订劳动合同。刘某主张在职期间休息日加班24.5天，并提交2018年3月至2019年1月期间工资表，显示：刘某2018年3月至2019年1月期间加班24.5天（实际出勤天数-应出勤天数）。某贸易公司认可工资表上公章的真实性，但主张系另案当事人谢某自行制作，公司对刘某的基本工资进行过调降。谢某负责公司行政和财务工作，其利用能够接触和使用公司印章的职务便利条件，出于诉讼举证的目的，制作了本案的关键证据“2018年3月至2019年1月工资表”，工资表的制表人是谢某，复核人处为空白，领导及员工签字处也是空白，该证据本身存在明显的瑕疵，不应采信。

法院经审理认为，刘某提交的工资表上加盖有公司公章，公司虽主张该工资表系另案当事人谢某自行制作，但刘某提交的工资表月份连续，且某贸易公司认可该工资表上公章的真实性，现有证据亦不足以证明双方针对工资标准进行过协商调整，故法院采信刘某关于工资标准的主张，并核算某贸易公司应支付刘某的休息日加班工资。

法官提示

本案中公司虽称与员工协商过工资变更事宜，但是并未签订书面的变更协议，因此员工提交了公司盖章的工资表后，公司虽然不认可工资表，但也无法提供反证。本案提示公司的公章不应由财务、行政一人进行管理，而是应由专人保管，并且要有用章审批。

案例五、高管提供存疑的盖有公章的书证主张权利的，应加重其举证责任

基本案情

2013年6月17日，孙某入职C公司，双方签订三年期劳动无合同，约定孙某任C公司总经理、法定代表人，年薪为240万。2014年12月1日，C公司唯一股东以书面方式免去孙某各项职务并于次日解除与孙某的劳动合同。孙某申请仲裁，要求C公司支付未履行劳动合同期间工资等，仲裁未予支持。一审中，孙某提供一份加盖C公司原公章印文的补充协议，上约定：如C公司提前解除合同，应向孙某支付剩余劳动合同期间的工资等。C公司对该协议不予认可，称公章为孙某私自加盖。经鉴定：该协议上公章印文与C公司原公章印文相符，形成于2013年10月8日之后，孙某自认其于2014年11月28日之后保管C公司原公章。

法院经审理认为，孙某就补充协议的签署日期多次陈述不一，虽经鉴定补充协议上C公司公章印文真实，但鉴定的加盖时间为2013年10月8日之后，与孙某的陈述不一致，亦不能排除该公章印文于2014年11月28日之后形成的可能性。孙某曾担任C公司法定代表人及高管，且曾与该公司就公章返还事宜产生诉讼，在存在诸多疑点的情况下，该补充协议难以作为判定本案双方权利义务的唯一依据。综上，孙某未能提供充分证据证明补充协议属其与C公司达成的真实意思表示，故其仅依据补充协议所主张的相关期间工资，难以支持，判决C公司无需支付孙某未履行合同期间的工资。

法官提示

公司法定代表人既是公司的管理者，同时相对于公司而也是劳动者，但是其管理者身份使得其掌握有更多的资源和权力，无论是举证能力还是谈判能力均高于一般劳动者，因此为了防止法定代表人利用职务便利为其自己谋取有利的证据，建议用人单位通过公司章程或者规章制度来约束法定代表人的权限。