随着信息技术和互联网的发展，信息传播的速度越来越快，档案管理应该顺应时代发展，运用现代信息技术，开展档案信息化建设与管理，本文结合档案信息化建设管理的现状及存在问题，提出了做好档案信息化建设管理工作的见解，意在提高档案信息化建设管理水平 档案信息化建设是指运用信息技术对档案进行生成、管理、开发利用的过程，目的是为了提高档案工作现代化水平，满足和方便人们快捷利用档案，更好地实现档案资源共享的过程。 一、档案信息化建设管理工作现状1. 缺乏对档案信息化建设管理的重视。有的部门和领导认为档案管理不是单位的主要业务，所以对档案管理不够重视，在人员配备和设施配备方面都差强人意。领导更不了解档案管理的标准和发展水平，所以没有开展档案信息化的热情和积极性。再则由于档案管理人员思想上因循守旧，不喜欢接受新的档案管理模式，缺乏开展档案信息化的主动性和积极性，使得档案管理落后于时代的要求。 2. 档案信息化建设管理标准要求不明确。虽然国家档案局也制定了一些档案信息化建设管理的标准指南和要求，这些仅仅是业务指导层面上的东西，缺乏行政层面上的强制执行措施和要求。各单位在具体的档案管理工作中依然是我行我素，坚持自己原来的管理方式，所以档案信息化建设管理还必须要求政策制度上的统一标准才行。 3. 档案管理人员的素质比较低。各单位的档案管理人员基本上都是非档案专业的人员来兼任的，业务能力和素质普遍比较低。主要表现一是没有专业知识和管理经验，许多人员都是从别的岗位转岗而来，且没有系统地参加过档案知识培训；二是对自身工作重要性认识不足，觉得档案管理工作在单位是不受重视的边缘化工作，领导不重视，自己再努力也是白搭；三是工作责任心不强，单位大多安排年龄大的同志做档案工作，许多人抱着混日子的想法，更没有想进步的要求，所以严重影响了档案信息化建设的发展进程。 二、档案信息化建设管理存在的问题1. 分散性。由于各个单位在档案管理工作中的信息化水平不高，就是同一个单位各部门之间也不进行交流沟通，相互消息闭塞，各干各的，这样既加大了档案管理的工作量，又造成了所保管档案的大量重复。 2. 异构性。有一些单位在接收档案信息的时候，在档案信息转存的过程中信息出现了异构性，使很多档案数据都发生了结构变化，出现了档案数据错误无法解读的现象，为了处理这种情况，就必须投入大量的人力资源，增加了档案管理的负担。 3. 滞后性。目前档案管理中对于档案信息不及时的进行归档整理，造成了大量档案信息丢失，所以降低了人们对档案信息化建设的兴趣。开展档案信息化建设可以改进原来的档案管理形式，也可以提高档案信息的查找速度，档案的信息化建设不只具有先进的档案管理技术，还要靠完善的档案管理制度和档案管理人员的积极性来做保障。 4. 混淆信息化和数字化的概念。很多人对档案信息化缺乏正确理解，他们往往把对档案进行联网管理理解为档案管理信息化。其实档案管理信息化是一种档案的管理目标，而不是具体的操作手段。数字化的档案管理是档案管理的最终管理形式，所以要搞清楚档案信息化管理的概念和具体工作模式的区别，在进行档案信息化建设中，要避免形式化的东西。 5. 安全性。现在的档案管理机构对于档案信息化建设和管理的安全防范意识不足，安全防范措施不到位，对于档案信息的安全问题所产生的后果认识不足，只知道安装了防火墙就可以高枕无忧了，对网络攻击缺乏认识。 三、档案信息化建设管理的优势1. 节约成本。档案信息化会有效的节约资源，避免重复造成的不必要的浪费。在档案信息化之前，档案的管理是一种手工操作的管理模式，档案的收藏保管都是一种比较原始的状态，要花费大量的人力物力。而且纯手工的登记和查找方式，既浪费时间又容易出现差错，所以在档案管理中必须尽快建设信息化档案管理模式，利用现代化信息技术来管理档案，既可以提高档案利用的检索速度，提升档案管理的整体水平，也可以使大量的档案数据存储在服务器和云平台，节省了空间，降低了成本。 2. 提高工作效率。现代化的信息技术用数字数据取代了过去的纸书，利用电脑的查询系统可以快速的对目录进行检索，极大地提高了档案的查询速度。过去为了查找一个档案要翻遍一个库房的现象一去不复返了，节约了大量人力物力资源，现代化的检索技术分分钟就可以完成过去耗时巨大的人力工程。 四、档案信息化建设管理的方案1. 建设高水平的信息化档案系统。
首先要做好本单位档案信息化建设管理的系统方案，在此基础上建设一个数字化平台，然后再建设好内部档案管理系统、安全防范系统和公共服务平台。要利用高科技互联网的优势，整合好档案信息资源，利用好资源共享服务平台，使档案的自身价值得到真正的体现。 2. 发挥多部门协作精神。在建立电子文档的过程中，信息的原始档案单位对信息比较熟悉，所以可以对信息进行初步的归纳处理。对于转换成功的电子文档，要分门别类的进行归档管理，这样可以充分利用文档中比较有价值的信息文件，让档案信息实现它的自身价值，从而体现出多部门协作的成果。 3. 处理电子文档。原始档案转化成电子文档以后，档案管理人员要对其进行整理和归档工作，要对文档进行加密和水印处理，保证文档不会被随意更改，在下载的时候也要带上水印避免重要的档案资料流出造成企业的损失。 五、档案信息化建设管理的措施1. 逐步完善档案信息化建设管理设施。要想做好档案信息化建设管理工作，就必须要有档案信息化建设管理的设施设备，这是做好档案信息化建设管理的基础，没有这些一切都是空的。不仅要有计算机、打印机、扫描仪这些设备把原始档案转化成电子数据进行无纸化存档，还有服务器、路由器等互联网的设备为档案的存储和利用提供条件。有了这些高科技设施设备，就能在档案管理工作中发挥出事半功倍的作用。 2. 档案信息化与传统方式并举。在进行档案信息化建设的同时，也不能完全丢弃传统的档案管理模式。因为在某些领域必须用原始的管理模式来保护比较珍贵的历史文献，虽然在目录的制定上可以用档案信息化的管理方式进行管理，但是在档案的借阅方面，还是要去利用原始的纸质档案，这就是两种管理方式并举的好处。 总之，档案信息化建设管理是未来档案管理的发展方向和主流模式，现在的档案管理部门一定要提高对开展档案信息化建设管理的认识，加大档案信息化建设力度，加快档案信息化建设管理步伐，为快速提升国家档案管理水平做出自己的努力。 |
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