如何高效办公：跟上云时代的步伐吧

1．如何更加“任性”的办公

马上就要到下班时间了，你手头有个稿子却还没有写完，于是你拿出U盘，把没写完的稿子拷贝进去，拔出U盘，急匆匆地奔向回家的班车。到家吃完饭，你端坐于电脑前，拿出U盘把未完成的文档拷进自家电脑，一番舞刀弄枪之后终于大功告成，于是把完成稿拷进U盘，装进了衣兜里。

第二天一到单位，领导就找上门来，稿子到底弄完没有？当然弄完了！你言之凿凿，双手一摸衣兜，坏了，换衣服了，人已经到了海淀的单位，U盘却还在十几公里之外的大兴家里，这可如何是好。

在过去，靠U盘或者自己给自己发电子邮件，是实现多场景多地点办公通行的做法，但现在？早就是云时代了好不，早就可以忘掉U盘了，跑步进入办公云时代吧。

听上去很高大上的样子，别怕，我在这里说的云办公，并非基于那些复杂且收费的云办公软件，如和畅ERM、iwork等，那些白富美固然很好，但离普通办公室人的世界太远。云办公，其实靠百度云盘、360云盘等大容量免费网盘就可以实现。

一般来说，云盘分为两种类型，备份型和同步型。备份型云盘就像在你的电脑里多了一块大容量的硬盘，文件拷过去即是上传，上传完成后本地就可以删除了。可以理解成是一个网上“U盘”。你可以把自己的各种电子资料（照片、文档、音像资料等）存在上面。所以，备份型云盘是一个免费的、大容量的“U盘”。云盘的好处，在于“无须携带、久不丢失”。有了云盘，就不用再带U盘或移动硬盘了。再无“忘了带U盘”或“移动硬盘摔坏”之忧。

同步型，顾名思义就是做同步本地文件及文件夹用的，同步会保持本地指定的文件夹和云端保持一致，即本地删除文件，会导致云端网盘同步删除，本地更新一个文件，云端网盘也会同步进行更新，而且是实时同步，本地文件夹文件与云端文件完全一致同步删除或增加，这一功能用于解决这样一个问题：在日常工作中，我们常会在不同的终端，比如单位电脑（A）、家中电脑（B）对某文档反复修改、接续修改。之前，你一定要记着用U盘把文档拷过来，拷过去，注明不同的版本。万一遗忘或错标版本，输入的重要信息就会丢失，哪个版本是最终版本再也闹不清楚。

现在，如果你在A、B两台电脑都安装上同步型云盘，那么，两台电脑就实时“同步”了。你无论在哪台计算机修订，这个修订都会被同步到所有终端上，再无错版之虞，用户可以在多个电脑之间办公，非常方便。

我一直使用的是360云盘的同步版，它可以实现多个文件夹的同步，好处在于你只要设定好同步文件夹，在本地对文件夹内文件的任何操作都会同时自动反映到云端，同样，在云端的任何操作也会自动同步到本地，完全不用专门上传或拖来拽去。而且它是多线程云端自动更新，而不是像百度云盘一样一个一个文件手动上传，“多线程云端自动更新”，听起来很高大上的样子，简单了说吧，用起来就像打开电脑里的一个普通文件夹一样流畅。

发现同步云盘的妙处之后，我在办公室的计算机、家中台式机和出差用的笔记本上安装了360云盘Windows版，在我的iPhone和iPad上安装了360云盘iOS/iPad版。于是我的工作变成了这个样子：

把桌面上的“近期工作”文件夹设为云同步文件夹，当领导布置让我写一篇讲话稿的时候，我会在办公室电脑的“近期工作”文件夹新建一个文档。

快下班了，稿子还没写完，晚上还有应酬呢，我直接保存文件，关了计算机，赶往聚会地点；桌上觥筹交错，我心里却还想着稿子，拿出手机打开云盘的APP，对着已经上传到云端的文档修修改改、继续构思。

回到家，打开家里计算机云盘的“近期工作”文档，没写完的文档已经自动同步到本地了，绿色的小钩代表更新完毕；加班加点完成稿子，保存，上床休息。

第二天一早来到办公室，打开办公室的计算机，同步文件夹销魂的绿色小钩又出现了，打开一看，跟昨晚的最终稿一样，直接把文档拖进Fox-mail，发送给领导，工作完成！无须刻意上传更新，就可以任性地在不同终端对同一文档进行连续操作，不用烦恼到底哪个才是最终版本，这就是云同步的妙处。

2．搭建云库，实现资料共享

对办公室工作来说，如何保存浩繁的文件资料，同时实现资料共享是个大问题。不同活动往往由不同的人员负责，所以活动的相关材料就散布在个人自己的计算机里，今年毕业典礼是甲负责，明年甲调走了，改成乙负责，所有材料又要另起炉灶；文稿也是如此，经常是初稿在甲处，二稿在乙处，终稿在丙处，毫无章法，不知不觉资料就流失掉了。

以往，如果要实现办公室内部资料的共享，只能靠搭建局域网的方式，这种方式一方面只能在办公室内部使用，到了外边就再也看不到资料；另一方面还得设置专门的服务器，技术和成本的门槛都比较高。

云盘出现之后，搭建共享数据库的门槛大降，我就申请了办公室公用账号，为大家安装了云盘客户端，决心建一个自己的云库。云库主要划分为两个区域，一个是资料共享区，一个是工作共享区。

资料共享区事先建立好分类目录，比如校长讲话、书记讲话、贺信、主持词、重要报告、活动方案、照片、视频、其他等，请大家把自己电脑里的相关材料按规划统一上传到资料共享区，很快就形成了一个包含数万文件的庞大资料库，大家随时可以在电脑、手机上对资料库进行搜索调用，沉睡在硬盘深处的很多文件资源一下子活了过来。

想想以前，在接到写作任务的时候，常常要打N个电话找材料：小李，你那有没有以前的类似稿件？小王，你写过这个主题没有？都发给我！搞得单位里鸡飞狗跳，自己也疲惫不堪，还没动笔，激情已消减大半。云库建成后，只消自己用关键词搜索几下，之前的相关文档就都蹦出来了，很多都可以直接套用。

工作共享区主要是供办公室内部共享手头的工作。比如，我负责起草某次校长讲话的初稿，以往起草完毕后只能通过邮件发给科长，科长改完后再发给副主任，副主任改完才是终稿，有时候稿子一多，发来发去自己也糊涂了。现在我起草完就会放到云盘的工作共享区，科长直接通过云盘就能查看修改稿件，科长改完在文件名中标注一下，再通知副主任修改，这样一来就不用稿子满天飞，一个文档就进行到底，而且留在工作共享区的都是最终版本的文件，用计算机专业的话来讲，大概就是极大减少了数据冗余。

3．用云笔记记录点滴

过去，要想保存点信息可不容易，有的人做小卡片，有的人剪报，总之，效率低下、费时费力。

云笔记的出现让知识保存不再是一件困难的事。在网络上浏览过有价值的信息，我们可以轻松地把它保存下来，然后同步到云端，以后需要的时候就不再需要网络搜索然后筛选了；并且，现在大多数云笔记本产品都支持多终端登录，通过智能手机、平板电脑就可以查看这些信息，同时也可以随时随地地记录我们的所见所想。

在众多云笔记产品中，Evernote和有道云笔记出现较早，也比较受欢迎，其他还有Google Keep、微软的oneNote、盛大的麦库记事，以及新点科技的FIT云笔记等。我一直用印象笔记Evernote，我们可以使用Evernote很方便地创建一条笔记。

点击Evernote主窗口的顶部“新建笔记”按钮就可以创建一条笔记，这时候给笔记取一个能够显示笔记内容的标题方便以后搜索。然后点击笔记的正文部分并开始输入文本，用户可以改变文本的字体、字号或者颜色，或者也可以将文本调整成粗体、斜体或者下划线体。一旦完成了笔记的输入，不再需要做任何事情，Evernote会自动保存并同步你的新笔记到Evernote服务器。

并且，Evernote支持多平台访问，用户通过智能手机也可以随时随地新建和浏览笔记。Evernote可以存储许多不同类型的内容，不仅仅是文本，还可以存储图像和音频消息。另外，做笔记时如果有附件，Evernote可以方便地添加文件，用户可以轻易地把文件放进印象笔记本里，并配合其他操作、任务和工作项目使用它们。Evernote还可以保存微信文章、聊天记录、网页，微信上看到好的文章、和爱人之间甜蜜的呓语，都不必再担心丢失或占用空间，保存到云笔记里就能随时看到了。

4．是时候有一张二维码名片了

二维码现在铺天盖地，已经成了很多场合交换信息的标配。二维码是能够将大量信息图形化传播的一种工具，借助手持终端，别人就能快速读取二维码的相关信息。以手机为例，只要你安装了二维码识别类软件，启动软件，对准二维码图片扫描，就能够获取并存储二维码上面的信息。现在越来越多的人都会使用手机扫描二维码了，大家慢慢养成了习惯，看到二维码就习惯性地去扫一下，好像通过二维码真可以做到“手机扫一扫、便知天下事”似的。

以前在办公室工作，要留下联络方式，无非见面后打招呼，交换名片，现在将你的名片信息生成二维码，印制在名片上，或者直接通过手机发送二维码，已经成为一种潮流。对方拿到你的名片，不再需要敲击那令人手疼的手机键盘，打开扫码，将摄像头对准名片上的二维码，只需要3秒，即可将你的名片信息录入到手机通讯录。名片的信息展示不再局限于一张卡片的大小，也不再局限于面对面的距离。

二维码是一种开放标准，所以国内二维码名片市场目前处于混沌状态，尚未统一。有些二维码生成工具可以直接把信息写到二维码里，有些则其实只是个网址，扫描后会链接到你个人信息的页面。我觉得大家可以根据自己的实际情况选择。如果想包含尽可能多的信息甚至图片、视频，还是链接到网页吧，如果只有姓名、联系方式、地址等信息，直接写在二维码里也未尝不可。

首先，百度一下“二维码”，找一个靠谱的二维码网站，就选排第一位的在线二维码生成器好了，比如我一般用号称国内最大的草料网。进入网站后找到名片功能点击进入，在对话框侧输入想要展现的信息：包括基本信息、联系方式和其他信息。草料网生成二维码还可以添加头像，这似乎是该网站独有的功能，我试过，这些信息可以在手机上非常完美地展现，且同步保存到手机通讯录，效果棒棒哒。

点击生成按钮即可生成名片二维码，拿手机扫一扫看下名片在手机上显示的效果如何。如果有信息错了，就修改下，然后点更新二维码名片按钮。最终生成满意的二维码名片后，下载二维码图案。

这个图案可以印到纸质名片上或者保存在手机上，见面时发给别人或者请别人扫描，也可以直接以图片的格式网络传播，比如通过微信或彩信发送，附在电子邮件的签名栏里，等等，十分方便。