一、当前我国档案著录存在的问题在档案著录的工作中, 国际档案理事会在1994年就设计并实施了关于国际档案的著录要求与标准, 这一要求与标准对档案的著录定义主要是借助收集、分析以及组织和记录, 将档案的内容、来源以及背景等相关信息进行整理并描述, 并将档案所述的领域进行定位标注, 对著录对象实行准确性的描述, 同时建立档案著录结构。但是, 我国对于档案著录的标准定义主要为档案目录在编制的过程中, 需要对档案的内容、特点等进行有针对性地描述和分析、具体记录的过程。通过两种不同的定义方式, 就可以发现我国档案著录存在着显著的发展和创新空间。 (一) 档案著录适用范围狭窄当前我国档案著录规则只是体现在形式以及内容方面, 对于档案的背景以及适用范围等缺乏明确的说明。国际档案的著录不仅需要展现内容方面的特点, 同时还需要对档案的来源、背景以及使用途径和方向等进行简要的说明, 这样的著录方式有着显著的优势, 不仅可以应用在纸质形式的档案中, 同时还需要应用在档案数字化建设当中, 相对而言我国的档案管理方式存在着应用途径方面的局限性。于此同时, 国家的档案著录规则还因为本身所具备的广泛性和能够满足社会发展需求的实用性, 在国际形势快速发展的环境下仍然能够满足时代对于档案管理的需求, 有着重要的参考价值。 (二) 档案著录无法实现层次著录国际化的档案著录原则主要是尊重全宗理论作为基础的多级著录, 也就是从整体到部分, 根据档案著录的等级相关性、条目的连接性等进行著录。将著录项目划分为多个层级, 例如划分为6个层级, 主要为全宗、子全宗、案卷、文件、类别、子类别。但是我国当前的著录规则只是简单地规划了单份文件或单个卷宗的著录项目或格式, 主要是以符号、文字、信息源以及项目细则为主, 其中并没有体现全宗著录、类别著录等, 目标的组织方式也存在明显的空缺。也正是因为这些空缺, 导致我国的档案著录使用价值被显著制约, 其中只能够体现案卷和文件之间的关系, 并没有类别与卷宗之间的层级关系, 这也就违背了档案著录本身的原则和意义。 (三) 档案著录过程缺乏全程性国际著录方式主要是体现在7个大项目与26个基本元素中, 明确表现了档案著录当中的每一个项目与细节, 进而实现对档案的全宗著录要求。实际而言就是描述档案的形成、来源以及历史背景等, 达到完善档案信息内容以及优化档案使用效率的作用。在归档、鉴定、销毁以及档案管理系统等方面对档案的整体性状况进行有针对性的著录, 并对使用权限、检索工具以及复制等权限内容进行著录, 同时将档案的保存信息进行相应的规定。但是, 我国档案管理的7大项相对于国际化标准而言存在着现实的差异, 最终导致档案的完整性以及真实性受到影响。 (四) 我国档案著录缺乏配套设施当前我国的档案管理仍然处于发展初级阶段, 对于档案著录的工作仍然存在着许多的空缺和不完善。国家档案管理部门为了促使档案著录更加完善, 并提高档案的检索便捷性, 制定了相应的档案要求与规定, 例如《职能著录国际标准》, 针对档案的著录规范性有一定的帮助, 同时对于检索的访问权限等有细致性的说明, 可以为公众提供更为便捷、系统化、规范化的档案资源服务。但是, 我国当前并没有能够适应在所有档案著录中的标准, 所以也就缺乏科学的配套体系。 二、档案数字化中档案著录问题的解决对策针对我国技术方面的薄弱因素, 应以国际档案的著录现有法规作为参考, 以修订与补充的方式对我国的档案著录法规进行优化和改进, 促使我国的档案著录工作能够更加完整和规范。 (一) 对当前规定进行修订与补充档案著录的主要规则是档案著录的标准, 同时也是著录过程中的基本准则, 更是其它著录标准的基础, 所以档案著录的规则非常重要。对此, 对于档案著录规则的修订与补充, 可以促使档案著录规则更加完善和全面, 这也是档案著录工作首要开展的任务之一。当前我国应当将国际准则作为基础点, 并按照我国的实际情况, 对档案著录进行适当的调整与修改, 同时在调整与修改的过程中必须注重档案的真实性, 充分考虑档案的便捷性, 并在实用性方面优化搜索操作价值。对档案的内容、背景以及来源方面进行有针对性地描述, 进而促使档案的应用价值更加突出。需要提高对档案的全宗准则, 保障档案著录的真实性与完整性, 同时需要抛弃规则当中一些死板形式的格式要求, 突出档案著录中的实用性以及适用性。 (二) 加强档案著录标准的系统化改进在对国家标准的研究和参考基础上, 还可以参考台湾地区的档案著录方式, 我国台湾地区的多个典藏计划之后设立了资料研究小组并专门应用在国际标准的研究方面, 其最终目标有:协助建设关于资料研究的国际标准策略;研究建设资料理论, 其中需要体现资料的方法、注册中心以及内容系统等。虽然我国大陆对于国际档案的著录标准非常多, 但是大多数都是以标准的介绍为主, 对于国际性的项目化研究并不多, 唯一的项目研究就是吉林大学在2006年所开展的相关研究。对此, 今后国家档案管理部门应当强化对国际标准的研究重视度, 不仅需要强化精细化研究, 同时还需要提高系统化的研究, 关注国际化标准之间的继承关系, 加强对于EAD、TEI、APPM等档案著录标准的探讨, 借助系统性的研究, 保障档案著录的灵活性。 (三) 适当调整著录工作量对于档案数字化的建设工作而言, 目录著录工作不仅需要相应的配套技能以及素质, 同时还需要适当的设计与安排工作量, 如果工作量过大, 会导致工作人员为了完成任务而马虎随意的现象;如果工作量较小, 会导致工作质量无法保障。对此, 需要适当调整和控制不同档案的著录工作量, 对于一些应用价值显著、利用率高、非常重要的档案可以适当地提高著录工作量, 对于其他档案可以适当减少著录工作, 从而达到提高工作效率的目的。 |
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