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韩英是某家教育培训机构的外聘美术教师，入职时便与该教育机构签订了为期3年的劳动合同，在劳动合同履行第二年时，韩英很偶然的得知了，教育机构在一次楼上楼下搬家时，把所有人的劳动合同丢失了，于是韩英心生一计，在咨询过专业人士后，向所在地劳动争议仲裁委员会提出申请，主张该教育机构未与其签订劳动合同的二倍工资，教育机构极力抗辩称：劳动合同肯定是签了，但是因保管不善丢失了......教育机构并未就“丢失”向法庭递交证据。因此仲裁最终支持了韩英的申请请求。 事后该教育机构就本案向专业律师请教，如何处理？ 分析：根据《劳动合同法》82条规定，用人单位自用工之日起超过一个月不满一年未与劳动者订立书面劳动合同的，应当向劳动者每月支付二倍工资。就上述案例中的教育机构，在庭审中未举证证明自己与劳动者签订过劳动合同，也因此仲裁支持了劳动者的诉求。 教育机构表面看是委屈冤枉的，但实际来看，导致教育机构败诉的原因主要是因为对劳动合同保管不善而导致的。无论是《劳动法》、《劳动合同法》还是相关法律，究竟该如何保管劳动合同未有明确规定，那么用人单位究竟在实务如何避免因丢失而造成的法律风险呢？ 我们给出实务操作技巧： 1、在劳动者与用人单位签订了劳动合同后，用人单位应妥善保管劳动合同，建立专档专管。 2、另外为了避免因丢失而导致不可控的法律风险，用人单位在员工入职时可以让员工多签订几份劳动合同，分部门分主管保管，以保证即使是丢失了一分，仍然不影响，已签订劳动合同的事实。 3、与员工签订了劳动合同后，让员工出具劳动合同已签收的证明，该操作就是为保证，签订了劳动合同后，用人单位已经将劳动合同文本交付至员工手中。（避免了用人单位签订劳动合同后没有给员工交付的法律风险） 4、在签订劳动合同时，一定要让员工亲自捉笔签字（笔是用人单位提供），绝对不能离开用人单位视线而签字，实务中我们遇到过，有的员工用消字笔签名，事后员工的签名自动消失，该员工主张用人单位未与其签订劳动合同。（用人单位冤枉死了）另外，员工在签名时，不能字迹潦草，最起码要能明确辨认。 5、在签订劳动合同时，印章一定是用人单位的印章，而不是具体的工作部门。既然是签订劳动合同，一定要保障合同的主体是对的。实务我们也经常遇到，用人单位是销售科部门、或是后勤部门，或是其它的工作部门，招聘权在实务中是可以下放，但是用工的主体一定得是用人单位。 6、对于不愿意签订劳动合同的员工，用人单位应立即终止用工关系，以免自己带来法律风险，需要注意的是，终止的同时应先固定员工不愿意劳动合同的证据，而后再终止用工。 |
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