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利昂.席孟金，是设在美国纽约州纽约市洛克菲勒中心的袖珍图书公司董事长。下面是他谈到的管理公司的经验： 15 年来，我几乎每天花一半的时间开会和讨论问题。讨论我们是否该这样或那样，还是什么都不管。开会时我们很紧张，在椅子上坐立不安，在办公室里走来走去，彼此辩论，不停地绕着圈子。到了晚上，我会弄得精疲力竭。我原以为我这辈子大概就只能这个样子了。而且一直这样做了15 年，并不觉得应该有更好的办法。如果有人告诉我可以减去那些花在会议上时间的3/4，即可以消除 3/4 的神经紧张。我会认为他是一个睁着眼睛、咧着大嘴、不懂事的乐观主义者。可是，我却拟出一个恰好能做到这一点的计划。这个办法我已经用了8年，对我的办事效率、我的健康和快乐来说，都带来了意想不到的好处。我的秘诀就是: 第一，我立即停止15年来我们会议中所使用的程序——在以往，我那些很烦恼的同事会先把问题的细节报告一遍，最后再问：“我们该怎么办?” 第二，我订下一个新的规矩——任何一个想要把问题拿来问我的人，必须先准备好一份书面报告，并在报告中回答以下4个问题: 问题1:究竟出了什么问题? 以前我们在这种会议中通常花上一两个小时，还没人弄清楚真正的问题在哪里。我们常会开始讨论我们的问题，却不肯先费点时间明白地写出我们的问题是什么。 问题2:问题的起因是什么? 我回顾一下，吃惊地发现我在这种会议上浪费了很多很多个小时，却没有清楚地找出构成问题的基本要素是什么。 问题3:这个问题能找到哪些解决方法? 在以前的会议中，总有一个人建议一种解决方法，另外一个人会跟他辩论，大家发起火来，常常讲到题外去。而开完会时，还没有找到可以解决问题的有效方法。 问题4:你建议用哪一种方法? 以往跟我一起开会的人，会花上好几个钟点为一种情况担心不断地绕圈子，从没有想过所有可能的解决方法，然后写下来：这是我建议的解决方案。 现在，我的手下很少把他们的问题拿来找我了。为什么?因为他们发现，为了要回答上面的4个问题，他们得把所有的事实搜集起来，把他们的问题仔细加以考虑，在他们做过这些之后，他们会发现3/4的问题都不必再来找我商量。因为最适当的解决方案，就会像面包从烤面包机里跳出来一样。即使是在那些必须跟我讨论的情况下，所花去的时间也不过是以前所花的1/3，因为讨论的过程非常有秩序而符合逻辑，最后都能得到很明智的结论。现在，袖珍图书公司的办公室里，不会有人再花那么多的时间去担心、去讨论出了什么问题，而会以更多的行动来解决问题。（古月映雪整理） |
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