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掌握系统思维,4招提高工作效率

 清泽hjndpq6s8h 2022-07-25 发布于北京

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在家办公,时间变多了,工作效率却大大降低

由于疫情影响,很多企业选择让员工在家办公,对于员工而言,这样的办公模式更自由、安全。

在家办公的好处是,不用看上司的脸色,减轻了不少精神上的压力。工作之余,还能把节省在路上的时间用于写作、阅读、线上学习等。

初衷很好,刚开始几天还能坚持,但没过多久能完成的计划越来越少,工作效率也随之大大降低。

不少人认为在家办公效率低下是环境所致:随手可玩的手机、随处可见的零食、随时来干扰自己的家人等等。真的是这样吗?

大家不妨试一试,将以上因素解决掉,你会发现即便没有手机、零食和家人的干扰,工作效率依旧无法像公司里那么高。

在家办公效率低下的核心原因,其实不是环境,而是大多数人缺乏一种宏观思维——系统思维。

这也是今天我要跟大家分享的主题,如何利用系统思维,来提高在家办公的工作效率。

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系统思维,决定在家办公的工作效率

美国科幻作家波尔·安德森说:

“无论一个问题多么复杂,如果能以正确的方法看待,它都会变得简单起来。”

在家办公,很多人将时间和精力都花在某一个环节而忽视全局,这样很容易造成工作上的疏漏,进而导致工作效率降低。这正是缺乏“系统思维”造成的后果。

《如何系统思考》一书中提到:

系统是由一群相互连接的实体构成的一个整体。系统思维也叫整体思维,是一种思维框架,是指将各要素之间,点对点的关系整合成系统关系的全局思维方式。

在家办公,大部分人做的只有“执行目标”这一步骤,却没有意识到,工作的整体框架包含这4个方面:制定目标、执行目标、检测反馈、调整行动

如果只注重“执行目标”,却忽略其他三个步骤,很有可能会造成这样的结果:目标与结果存在较大差距,难以发现工作失误的真正原因,效率低下呈恶性循环状态等。

可以说,系统思维决定了在家办公的工作效率

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工作的整体框架

那么,系统思维是如何发挥作用的?

1、系统思维的全局观

如果在大山里迷路了,如何找到出路?最佳办法就是站在山顶上找出路,站在山顶的最高处,这样才能看清各个山峰与山谷的结构和位置,找到自救的出路。

这正是《系统思考》中提到的“从全局上研究局部”,不仅仅是考虑单个要素,还要将各要素看成一个整体进行思考,这样能避免遗漏。

对待工作也是如此,从全局角度分析各个步骤存在的问题,避免问题遗漏,保证整体步骤的正常运作,进而发挥每个步骤的最大效用。

2、系统思维的联系观

在上世纪90年代,美国沃尔玛超市的销售人员发现一个有趣的现象:尿布与啤酒这两种看上去毫无关联的商品,销售量总是呈正比。

多名经济学家对此展开调查研究发现:美国家庭大多是妇女在家照顾孩子,丈夫外出买尿布,丈夫在买尿布时,总会顺手购买自己爱喝的啤酒。正因为如此,造成尿布和啤酒销量呈正比的现象,这也是著名的啤酒尿布效应

在人们的意识中,尿布和啤酒没有任何相关性,但如果将整个购物过程看成一个系统的话,系统中的要素:啤酒、尿布、妻子、丈夫、孩子,就会呈现关联性。也就是说,一个要素(尿布)的变化,会引起另一个要素(啤酒)的变化。

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啤酒尿布效应

在家办公也是如此,将工作看成一个系统,每个步骤之间也存在这样的关联:个人与环境、目标与现状、过程与结果的关联等。

比如忽略目标与行动的关联,盲目开始各项工作,当遇到困难时,行动会受消极情绪影响,不仅降低工作效率,还有可能会迷失前进的方向,最终选择放弃。

所以说,工作中关联的每个步骤,对工作效率有直接影响。

3、系统思维的反馈观

一个足球队想要在赛场上赢得比赛,除了球员要具备高水平的技能之外,还需要11个队员默契配合。如果每个队员都想表现自己,只控球不传球的话,球队可能会输得很惨。

如果要让整个球队发挥出高水平,就得约束个体行为,并不断地接受和处理信息流:对方球员的队形信息,以及自己队友站位的信息。如此才能让球队在赛场上获得胜利。

《系统思考》一书中,将这种系统内部的信息流称称作反馈。反馈分为负反馈和正反馈两类,负反馈产生控制、制约效果;正反馈能起到扩大、增强的作用。

在家办公总是沉迷在“执行目标”的步骤上,没有对行动反馈的结果进行处理调整,那么很有可能会在同一个问题上重复犯错,放大负反馈作用,产生工作效率低下的恶性循环。

所以说,当发现自己在家办公的效率降低时,不妨利用系统思维,从全局角度思考和分析原因,找到提高工作效率的办法。

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运用PDCA工作术,系统性地提高在家办公的工作效率

我们已经弄清楚了系统思维的概念和原理,那么如何通过系统思维来提高在家办公的工作效率呢?

这里建议大家利用PDCA工作术来达成。

PDCA工作术,是一种高效管理模式,包括制定计划(P)、执行计划(D)、检查反馈(C)、调整行动(A)四个步骤。它由日本作家富田和成在《高效PDCA工作术》提出。

PDCA工作术的特点是,让工作步骤更系统化,摆脱“低效勤奋陷阱”。

下面,通过4个步骤来提高工作效率:

第一、遵循五大原则,制定目标

马克·吐温说:

“行动的秘诀,在于把那些庞杂或棘手的任务,分割成一个个简单的小任务,然后从第一个开始下手。”

很多人制定的目标,有的没办法实现,有的半途而废,有的根本没开始就放弃了。之所以会出现这样的情况,是因为目标不够具体,不够清晰。过于宽泛的目标不仅会降低工作效率,还不利于执行。

丹尼尔L·施瓦茨在《科学学习:斯坦福黄金学习法则》一书中提到,有效的目标管理的方法,应该是拆分大目标,设立小目标

也就是说,制定好目标后,需要将目标进行分解,而分解目标需遵循以下5个原则:

  • 量化:目标必须清晰明确,且足够量化。

  • 实用:假大空的目标很难按时完成,也容易打击自信心,因此,目标必须切合实际。

  • 规划:将长期目标分解规划为一个个短期目标。

  • 挑战:无论是长期还是短期目标,都要具有一定挑战性,能让人保持激情和快速成长。

  • 避免拖延:目标要有时间限制,以及明确的反馈。

英国著名作家特罗洛普,创作过47篇小说。在成为作家之前,他在邮局从事文书工作。为了增加收入,他利用业余时间练习写作,他将写作目标进行了量化:每天写作3小时,每个小时完成1000字,即每天需写作3000字。

为防止偷懒,他用写日志的方式来监督自己,正如他所说:“如果哪一两天我没有写,那么那一两天就是空白的。这些空白就像一双双眼睛盯着我,督促我多加把劲,补上落下的任务。”这也是对目标的明确反馈。

特罗洛普制定目标的方式,完全符合五大原则。正因为日复一复地高效率执行目标,让他成功从邮局员工转变为作家。

所以说,无论制定怎样的目标,要遵循五大原则切忌假大空。目标分解后再逐一执行,不仅能提高工作效率,还能增强克服困难的信心,帮助我们尽早达成目标。

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第二、利用触发器原理,激发目标执行力

由于缺少公司的环境约束,加上家里的环境相对舒适,很容易产生行动上的拖延,为了避免这种情况发生,大家可以利用触发器原理,来激发执行力。

触发器,是数字电路领域的术语,运用在工作和生活中,指的是让人注意到某个事物的一种信号。

触发器就相当于执行目标的一个“开关”。当我们感到困乏时会打呵欠,打呵欠这个动作就是一个触发器,它会让人意识到自己“困了”。

将触发器原理运用在工作上也是如此。“触发器”其实就是一个自我暗示,人在“触发器”的提醒下,就能将自己的思考力、执行力和反应力集中起来,进入高水平的工作状态。

畅销作家胜间和代,被誉为日本职场的新女神,她19岁就通过了日本注册会计师考试。在一次采访中,胜间和代提起自己准备考试的经历:为了让自己全身心投入,她每天都会放一面镜子在桌上。当镜子放在桌上那一刻,看着镜子里的自己时,她便开始专心工作。

对于胜间和代而言,放上镜子这个行为就是暗示她投入工作的“触发器”。有点类似学生时代的上课铃声,当铃声一响,学生都回到教室里投入上课状态。

“触发器”因人而异,不管是哪一种“触发”方式,只要找到适合自己即可,坚持形成习惯,让“触发器”成为投入工作下意识的反应,这样就能有效避免行为的拖延。

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胜间和代

第三、利用因式分解,检查计划的完成情况

提高工作效率,不仅仅是提高完成工作的速度,还得提高工作的完成质量。完成工作后,需要将完成情况与目标进行对比分析,确认目标是否落实,如果未落实,则需找出原因。

通过什么来检查呢?这里分享一个“因式分解”法给大家。

因式分解,是数学的一个公式法,运用在现实中,是指将一个问题先进行抽象化,然后将其分解,深度挖掘其原因。

以写作为例,阿乐计划一周写4篇文章,字数3500字以上,结果一周过去了,他一篇都没有完成。利用因式分解法这2个步骤,深入分析失败原因:

1、详细罗列构成“目标”与“现状”之间的各种因素:人、写作时间、文章资料、文章发布平台等。

2、深挖原因,至少挖到第五层原因

现状:写作计划未完成。(如下图所示)

第一层:文章质量问题。

第二层:不符合平台要求。

第三层:文章字数太少。

第四层:部分内容写得不够详细。

第五层:时间不够。

通过一层层地深度挖掘,将问题进行结构分解,把一个抽象的问题,分解成一个个具体的小问题,就能找出工作效率低下的根本原因了。

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因式分解

第四、通过纠正偏差,调整行动

调整行动是PDCA工作术的一个重要角色,通过更改行动措、调整目标方案的方式,对失败的步骤进行优化,再次采取新行动来提高工作效率,达成目标。这一步骤,也叫纠正偏差。

纠正偏差,是指采取相应的措施和解决方案,来调整目标与现状之间存在的偏差,及时、有力地纠正失败因素。

纠正偏差可分为以下2个方面:

1、造成工作失误的步骤,及时进行调整

在完成一次短期计划后,通过上一步的复盘分析,弄清楚失误原因后,对其进行针对性地调整。

比如目标是每周掌握200个英语单词,执行一周后发现,由于熬夜的缘故,自己精神不佳、注意力不集中、记忆力下降,造成工作效率低下,那么此时就应调整作息时间,屏蔽掉那些让自己熬夜的干扰因素。

2、目标太多,根据实际情况做减法

人的精力是有限的,将精力集中在重要的事情上,这样才有利于提高工作效率。

股神巴菲曾让私人飞行员写下25个想完成的目标,并要求飞行员审视这些目标,圈出最重要的5个。飞行员按巴菲特的话照做后,巴菲特告诉他,要想更高效地完成,就必须将时间和精力都花在这5件事情上。

这就是对目标做减法,在家办公也是如此,要懂得取舍。在有限的时间内,计划不能全部完成的情况下,就需要将不那么紧急的事情划掉,把精力和时间花在最重要的事情上。

通过纠正偏差完成行动调整后,即可进入下一个PDCA循环,采取新行动提高工作效率,逐步向目标靠近。

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结语

在家办公效率低下,很多人误以为是环境所致,但真正原因是对于整个工作环节,缺乏系统思维,仅仅将时间和精力放在某一个环节上,忽略了整体环节的协作和关联。

应从全局角度出发,系统地调节各个环节,运用PDCA工作术的4个步骤来提高工作效率:

第一、遵循五大原则,制定目标

第二、利用触发器原理,激发目标执行力

第三、利用因式分解,检查计划的完成情况

第四、通过纠正偏差,调整行动

希望以上四个步骤,能帮助大家系统性地提高在家办公的工作效率。

参考文献:

[1]《系统之美》

[2]《系统思考》

[3]《如何系统思考》

[4]《高效PDCA工作术》

[5]《科学学习:斯坦福黄金学习法则》


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