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为了加强我校公文的管理，使之规范化、制度化，根据《河南省教育委员会机关公文处理办法实施细则》等文件精神，结合我校行政机关公文处理的实际情况，制定我校机关公文处理办法和制度如下： 一、来文的处理登记 1．收发。公文的收迸与发出工作由机关的收发室和办公室内勤人员负责，收发室负责加封公文的收进与发出，内勤人员负责公文的启封、分发，收进与发出必须经交接双方认真查点核实，确认没有错投、误投、散包或被拆封的邮件后，方可办理收发手续；校领导和其他部门不直接受理公文，未经办公室收发的公文，运转中如发生误压、漏办、丢失情况，责任由送接公文的人员承担。 2．登记。办公室内勤人员收到公文后，要详细检点和拆封，并在收文薄上登记和加传阅，填写来文处理笺。上级的电报、电话指示按收文处理。 3．分办。办公室内勤人员加笺后，将来文送办公室主任(或主管副主任)签注分办意见，再由内勤人员分送各有关校领导和各处室。办理分送有关部门或承办人时，应有签字手续。 4．批办。重要的来文，如上级机关的决议、决定、批示以及交办的重大事宜等由办公室主任提请校领导批阅，然后按校领导批办意见分发有关部门和人员办理，校领导签署批办意见要明确、妥当、简要，指出承办部门和人员，必要时要指明承办期限，需要两个部门以上合办的需指出主办单位。需传阅或传达的公文，批明对象和范围。 5．督办与查办。凡经校领导批办或交有关部门办理的公文，办公室要有人按照办理的时限对承办单位和人员进行检查督办，紧急重要的公文，应及时催办，不得漏办和延误，并及时向领导人汇报催办情况，需要召开协调会议进行传达和研究落实的文件，由院长办公室组织协调。 6．主办。主办部门接到公文后，应认真处理，不得漏办和拖延。如遇到不便处理的问题，应提出具体意见，再送校领导和院长办公室研究处理，不得擅自积压。 7．协办。两个以上部门共同办理的公文，除主办单位部门外，都应看作协办单位，协办单位要积极提供人员、提供情况，努力协助主办部门落实公文与批办的要求，不得拖延和消极依靠。 二．本校公文的拟稿与发送 1．拟稿的要求与注意事项： (1)凡学校拟的各类公文稿件，必须符合国家的法律、政策、规定，符合国家教育部、省教育厅的精神。 (2)情况要确定，观点要明确，条理要清楚，层次要分明，文字要简练，书写要工整，标点要准确，篇幅要简短。 (3)公文中的人名、地名．数字、名称、引文要准确无误。 (4)公文中的数字，一般用阿拉伯数字，确有必要时也可用汉字书写。同一公文中，数字使用前后必须一致。 2．审核。公文草稿拟好后，首先送本部门领导进行修改和审核，部门领导对公文的内容、文字表述、文种使用、格式等方面进行全面审核后，方可送主管校领导。以“安阳工学院文件”形式印发的公文，在送主管校领导前，应先送院办主管文字工作的主任审核，加文件处理笺并认真填写。 3．签发。签发是决定公文稿件最后定稿和批准印发的关键环节，文稿签发后方能生效，未经领导签发的文件不得印制。学校行政部门起草的重要的、涉及面广的文件由院长签发，各机关、业务部门起草的文件，一般由主管校领导签发。 4．编号。凡以“安阳工学院文件”的形式发出的文件，必须经院长办公室统一编号，办公室人员编号和审核后应签名。 5．缮印。公文签发、统一编号后，由办公室内勤人员或各部门承办人员送去打印。打印后，经办人员要妥善保存领导签发的底稿，以便和文件一同归档。经办人员要认真核对，确保质量。 6．盖印。公文一律加盖公章，印章必须清晰、端正，使用学校印章经院长或主管校领导批准；一般性文件、一般的公函、介绍信或经有关领导已经签发的公文，经办公室主任批准，按规定加盖公章。 7．存档。公文存档要完整，做到文件处理笺、底稿和公文一式三份一并及时存档。 8．报送。公文印好装订后，应及时上报或下发。发文要及时、准确、全面。及时，即按要求时间完成发放；准确，即按要求发放有关部门，不能送错部门，先发主管这项工作的领导，后发其他领导，先发职能部门，后发其他业务部门和基层的原则进行；全面，即按要求发送有关部门，不能漏送。重要文件，收文人员要签字。 三．文件传阅。 1．管理文件的内勤人员收到公文后，应分类并及时地将公文递交办公室主任拟办，主任应提出承办意见或建议。 2．根据主任的批示，将公文呈送院长或当时主持工作的校领导，有些专业性强、又不涉及全局的文件，根据主任的批示可先送主管这方面工作的校领导，公文传递必须准确、及时、安全。 3．校领导要及时阅文，阅后应签署意见，校领导阅后没有意见的也必须签名，以示阅过。 4．领导阅毕还需借用的文件，必须办理借阅手续，不得擅自留下，各部门借阅文件，必须经院长或办公室主任批准，办理借阅手续，定时送还，丢失文件要根据情节轻重追究责任和进行处理。 5．阅文时，应保持文件整洁，不得将装订的文件拆开，不得在文件上任意批划。 6．阅文的同志应遵照有关保密规定，不得将文件内容向不该知道的人员泄密。 四、立卷与销毁 1．外来公文，根据文件的分类、特点、发文机关等情况妥善归档保存，需要复印的文件，复印后应将原文归档。 2．部门起草承办的文件，一式三份连同校领导签发的草稿一起交档案室归档，立卷人员应检查文件是否齐全(主件和附件、请示和批复、正本和底稿、转发和原件等)手续是否完备(领导的核稿签发、盖章)等，缺少者由承办人补齐。 3．以学校的名义上报下发的文件，除档案室立卷保存外，主办部门和院长办公室也应妥善保存，以备查阅。 4．会议性文件，上级召开的会议和本校召开的会议，由办公室全套立卷，各业务部门召开的业务性会议，由各业务部门立卷，不论什么会议，凡涉及全局性、政策性、历史性文件，均应交l—3份归档。 5．档案人员要将文件收集齐全，然后根据文件的价值，确定保管期限，一般可按永久、长期、短期三个时间类型保存。 6．严格档案借阅手续，案卷一般不出档案室。凡各部门借阅档案室的档案，须向档案人员办理借阅手续，人事档案除院长(副院长)和管人事的干部外，一般不准借阅，需要借档案中的部分材料，应根据材料的保密和重要程度，分别报经院长、主管校领导、分管人事档案工作的办公室主任批准，并限期归还入档。 7．没有存档价值和存查必要的公文，经过鉴别和主管领导人的批准，可定期销毁，销毁机密公文，要登记造册，有专人监督，保证不丢失，不漏销。 |
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