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文/海阔潮涌 所谓《岗位说明书》（也称“职务说明书”），是指通过岗位职责描述，把直接的实践经验归纳总结上升为理论形式，使之成为企业人力资源指导性的管理文件。
（福利：关注公众号，回复“岗位说明书”，免费获得上图全文word文档《岗位说明书（案例模板）》） 我们知道，《岗位说明书》是企业人力资源管理基础资料，它的运用贯穿人力资源六大模块始终，无论是人员规划、招聘需求、培训需求、薪资标准、绩效考核、劳动关系等都离不开它。那么，HR如何避免编制的误区并能编写出一份既适合企业实际情况、又能体现自身水准的《岗位说明书呢》？海潮结合在不同类型企业主导编制《岗位说明书》的体会，与大家进行如下探讨。 （一）《岗位说明书》编制误区 由于《岗位说明书》在编制过程中存在误区，许多企业《岗位说明书》的整体编制质量难以保证，在实际应用阶段，正式发布的《岗位说明书》也没有在管理上发挥应有的价值和作用，仅仅成为企业或人力资源部门的一套展示性文件，逐渐被书束之高阁。 1.编制目的不清晰。 管理要求科学化、标准化和规范化，《岗位说明书》的编制作为企业人力资源管理的重要基础工作之一，越来越受到重视。然而，很多HR编制《岗位说明书》时没有经过充分的思考和调研，对企业管理现状和存在的问题缺乏基本判断，导致《岗位说明书》编制工作的目的不清晰。有些HR甚至没有进行科学、严谨的岗位分析，就盲目的随大流开展《岗位说明书》的编制工作，并冠之以“先解决有没有，再解决好不好的”大帽子。这样编织出来的《岗位说明书》只能浮于案头或束之高阁，对企业管理和人力资源管理没有丝毫的益处。 2.编制流程不合理。 《岗位说明书》的编制需要企业各级员工的理解、支持和参与，特别是各级管理人员的积极配合，但有些企业只要求HR统揽《岗位说明书》的编制，于是HR闭门造车，为编制而编制。诚然，HR也或多或少掌握了岗位分析和编制《岗位说明书》的方法，但HR并不熟悉实际业务，也不了解业务开展过程中存在的问题，即便是有岗位分析的步骤，想必也是形式化的走走过场，最多是和各部门管理者进行泛泛的沟通，然而，企业管理流程的不规范，或管理者自身行为的不规范等问题，使得企业存在职责不清、工作随意性较大等现象，HR编制的《岗位说明书》往往脱离企业实际，尤其是对岗位任职条件的描述没有客观标准和事实依据。这种凭空杜撰或“情景再现”式的《岗位说明书》在实际应用中一定是无人问津的。
（福利：关注公众号，回复“岗位说明书”，免费获得上图全文word文档《岗位说明书（案例模板）》） 3.员工参与度太低。 很多企业意识到员工参与对编制《岗位说明书》的重要性，也对全员进行了培训，介绍了编制的方法以及《岗位说明书》的作用与意义。但人力资源部门对员工参与的度把握不得当，有些企业只让管理人员编制所辖下属的《岗位说明书》，有些企业干脆让岗位任职者自己按统一模板编制《岗位说明书》，最后由人力资源部门统一修订颁布执行。正式发布的《岗位说明书》在实际应用中产生诸多矛盾和问题。如此一来，这种编制《岗位说明书》做法是一种投机取巧的方式，是编制《岗位说明书》万不可取的工作方法。 4.编制内容逻辑性差。 一是只单纯描述岗位职责。很多企业的《岗位说明书》对岗位职责的描述确实下了一番功夫，厚厚的一本文件仔细研读后发现，这只是企业所有岗位工作职责的罗列，并不是真正意义上的《岗位说明书》。《岗位说明书》的编制确实需要聚焦于岗位概述和岗位职责的内容，但仅有这些内容并不能反映岗位的全貌，《岗位说明书》应该折射岗位和岗位任职者的全面信息；二是描述的内容混乱。主要表现为岗位职责交叉和岗位职责重叠。很多工作需要不同的部门和岗位配合完成，《岗位说明书》编制时没有对交叉或重叠部分的工作明确各个岗位的责权利，最终导致职责不清、多头领导，出现问题时相互推诿，取得业绩时争名夺利。 5.编制完成后一劳永逸。 我们知道，企业的经营环境和业务发展不断变化，特别是处于互联网时代的企业更是如此。《岗位说明书》是岗位分析的延续，岗位分析是一个连续的过程，在企业战略调整、组织变革和流程优化的过程中，岗位的职责也会变化。一些企业的《岗位说明书》并没有随着企业的变化及时进行调整、完善和优化，原有的《岗位说明书》成为一纸空文，在新形势下失去了应用的价值，其作用也无从发挥。 （二）应对《岗位说明书》编制误区的对策 从总体上说，应对《岗位说明书》编制误区，首先是明确《岗位说明书》编制的目的，其次是企业要结合实际需要，选择适宜的时机开展科学的、系统的岗位分析工作。只有在目的明确、基础牢固的情况下，HR编制的《岗位说明书》才对管理工作有实际指导意义，并真正发挥出《岗位说明书》的作用和价值。 1.建立宣传机制、沟通机制和参与机制。 《岗位说明书》的编制是一个自上而下，上下结合的过程，涉及企业方方面面和各级员工。建立宣传机制、沟通机制和参与机制就是要让所有员工明确自己的工作责任、作用和基本要求，就是要与企业各级管理人员、骨干员工保持沟通，邀请他们参与《岗位说明书》的编制工作。各级管理人员和骨干员工是企业生产经营活动的中坚力量，获得他们的肯定和支持有利于《岗位说明书》编制工作的开展。由于人力资源部开展的各项工作或多或少都会涉及到员工个人利益和企业利益平衡的问题，因此，获取各级管理人员和骨干员工的支持是人力资源部门开展工作的基础，这点是时刻都不能忽视或忘记的。 2.保证《岗位说明书》的编制对岗不对人。 《岗位说明书》要以企业可以接受程度为底线，以完成岗位工作的基本要求出发进行编制。无论是谁任职本岗位，本岗位需要完成的工作是一样的，同一岗位的员工优秀与否，是按照《岗位说明书》中明确的绩效标准衡量出来的。
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