很多人在后台问 Word 排版的内容,之前也写过「使用 Word 对长文档排版」的文章,此次是对之前的内容重新梳理,调整了部分顺序和书写逻辑,整理成了手册。 本手册共 13000+ 字,90+ 张图片,预计需要花费 30 分钟阅读。建议收藏备用。 ▌内容简介 详细介绍在 Microsoft Word 中进行排版论文时,你需要掌握的基础知识、常用操作,让你少走弯路。 提前说明0.1 界面名称简单介绍一下各个界面的名称,后续会直接使用这些术语表达: 界面名称 0.2 术语解释0.2.1 操作表示方法本书的操作路径,统一使用如下的表示方法:『主|工具选项卡』-「组」- 【(下拉)命令】|【扩展】,分别对应如下图的位置: 操作位置 扩展就是在某个组右下角的类三角符号。 0.2.2 鼠标形态鼠标的操作有很多,这里事先声明一下操作规范,免得后面的文字有歧义: 右击:鼠标右键单击一次 单击/左击:鼠标左键单击一次 双击:鼠标左键快速单击两次 向上/下滚动:鼠标滚轮向上/下滚动 框选:通过鼠标拖动选择对应多个文本、多个图片等 点选:鼠标单击选择对应文本框、图片、公式等 1 开写准备1.1 保存设置 保存主要分为两类,一种是基于文档的具体内容的保存,另一种是基于文档的文件的保存,下面具体来介绍一下:
1.1.1 具体内容的保存(一)软件:设置自动定时保存避免因停电、电脑突然卡死等造成文件内容丢失的情况,我们可以在『文件选项卡』-「选项组」- 【Word选项—保存】进行设置,让Word每隔一段时间自动保存一次。 自动保存
(二)自己:手动保存虽然软件会定时进行保存,遇到突发情况,可以从恢复区调取出之前保存的文件,但为了防止大量信息的丢失,我们还是要养成随手保存的习惯,在有大的改动时Ctrl+S手动保存。 1.1.2 文档文件的保存(一)分章节保存通常情况下,我们的论文都不是一次写完的,需要一步一步完成,而且这些内容都会汇合在同一文档文件中。 但一些误操作,可能会删除我们之前文稿的内容,而我们通常不会关注之前写过的内容,直到最后整理时才发现内容的丢失。 为避免这种风险,建议你将各个章节分别进行保存,这样既方便查看,也方便编辑(打开速度会更快),最后全部写完后使用合并文档功能或主控文档功能即可。 合并文档设置路径:『插入选项卡』-「文本组」- 【对象下拉选项——文件中的文字】 插入文件中的文字
(二)多地保存下面的这些要求,可以按需选择,毕竟全部出现问题的概率太小了。 1) 多磁盘分区保存由于电脑可能会出现各种问题,而对这些问题的一般的解决方法是恢复出厂设置或重装,而这些解决方法会抹除你系统盘内的文件。所以你最好将你的文章保存在非系统盘分区中,比如E盘。 2) 保存到移动设备中为了避免出现电脑硬盘出现故障,你可以将文件保存到你的移动设备中(包括但不限于手机、U盘、移动硬盘) 3) 云盘同步备份将文件同步到云端,如果怕信息泄露,可以将文件设置密码压缩后再上传。 比如一些我常用的云盘工具: 网盘 1.2 首选项设置对软件的默认选项的设置,是很有必要的,它能让你更好地进行文章内容的输出。 1.2.1 高级选项设置打开路径『文件选项卡』-「选项」- 【高级】,做如下设置: 选项高级设置 简单解释一下上面这样设置的原因: (一) 从其他程序粘贴:仅保留文本 这部分一般是指从浏览器网页中进行粘贴,或者你使用 OCR 技术复制的文字,由于这些文字是为显示浏览而出现的(与下载后的文件不同),他们的格式复制到 Word 中会发生错乱。使用此选项,就省去了你用记事本去除格式的操作。 (二) 将图片插入/粘贴为:嵌入型 将图片设置为嵌入型,可以理解为图片就是一小部分文字,按照文字的方式对图片进行设置就可以了。如果选择其他的方式,在增删内容时,图片的位置会错乱,会出现文不对图的情况,不利于之后的排版。 高级选项亦或者说选项的设置并不仅仅包括这些,但其他的使用默认配置就好了,一般不需要修改。 1.2.2 快速访问工具栏快速访问工具栏,是一个可自定义区域,我们可以在功能区上方或下方看到: 快速访问工具栏 可以自行设置其位置,主要添加一些比较常用但使用选项卡查找很麻烦,又没有快捷键的功能,比如添加图片、绘制文本框。 我们可以在你需要添加的命令按钮上右键,选择【添加到快速访问工具栏】即可: 添加到快速访问工具栏 当然,还有一类在功能区无法找到的命令,比如自动图文集(后面会用到),我们可以在『文件选项卡』—「选项」— [快速工具栏] — 不在功能区中的命令 —【添加自动图文集】,将其添加到快速访问工具栏。 添加自动图文集 1.2.3 功能区自定义这部分仅为我的个人使用习惯,你可以预览下,也可以选择忽略。 在论文排版写作过程中,需要不断调整,这就需要在各个选项卡中切换,感觉每次操作都是在浪费时间,而自定义功能区就可以将所有常用的功能,集中在一起。 在『文件选项卡』—「选项」— 【自定义功能区】添加/删除/隐藏对应的功能即可。 自定义功能区
这里,我将常用且无法通过简单快捷键实现的功能,集合在了一起: 我的选项卡 1.2.4 插入/改写状态切换如果你在录入后面的内容时,前面的内容被吞了,这时你需要更改一下Ins模式。 在状态栏中,如果是「改写」,单击一下切换为「插入」即可。 插入改写状态
1.3 纸张页面设计页面设置,简单来说,就是你纸张大小、各个部分边距的设置。 因为页面会影响你整体文章的视觉效果,而且还关系到之后的打印输出等,所以一定要在开始写之前,首先需要按照论文格式要求设置纸张和页面布局。 打开路径『布局选项卡』-「页面设置」- 【扩展三角】,详见下图: 页面设置扩展三角 设置纸张大小及方向: 纸张设置 根据要求设置页边距: 页边距设置
可参考如下的示意图,但大部分论文要求中都有规定,无需自己确定。 边距示意图 好了,开始写作前的准备工作,到这里基本就完成了。 2 正式写作接下来要真正开始写作了。 我们在写作时,不仅仅会通过键盘录入,还会从其他程序粘贴一些内容到我们的 Word 中,这个过程中会遇到很多小问题。 不同的人有不同的操作习惯,有人习惯全部写完再统一排版,有的人喜欢一边录入一边排版。 根据我的经验来看,后者的效率可能会更高。因为写论文周期很长,如果等论文全部写完,需要在录入时做好标记,写完排版时,可能会忘记这是哪级标题;还有参考文献的引用也是一个问题,由于参考文献可能有很多,在插入过程中,可能出现很多个1的情况,对后期查找到对应的文献很不友好。 为方便大家查阅,我按照形式分为了文本、图片、表格、公式等四个部分。
2.1 文本相关2.1.1 生僻字输入我们在搜集素材时,可能会碰到生僻字,但无法复制,这时我们可以使用下面的这些方法: (一)笔划输入法你可以使用一些通过笔画输入而不是读音的输入法,如五笔输入法。 (二)手写输入你可以使用输入法的手写功能,比如搜狗的手写输入,当然,你需要在有网络的条件下下载手写插件。 搜狗手写输入 (三)输入法u模式现在的输入法有一个生僻字模式,你只要输入一个“u”,之后输入生僻字中的单字,比如这个 武曌(zhào)的曌字,由“明”和“空”组成。我们可以中文输入状态下,输入“umingkong”就可以找到这个字了。 输入法u模式
(四)OCR软件自己不认识,不代表机器不认识,如果你有识别率比较高的OCR软件,就可以进行识别录入。 由于生僻字的字库比较少,这种方法的识别效果不是特别好。OCR更适合识别大段不可复制的文字。 电脑端推荐「天若OCR」和「panda OCR」这两款软件,当然,QQ 所带有的截图工具也有这个功能。 2.1.2 标点符号输入(一)键盘录入很多符号是可以直接从键盘上录入,比如句号、逗号等。但由于键盘位置有限,一些标点的录入方式并未在键盘中进行标注,这里就列举一下: 常用中文符号
注:输入法需切换到中文状态下 其中间隔符与反斜杠在键盘中的位置如下: 键盘 如果想输入全角的字符,按下Shift + Enter即可切换全/半角模式。简单讲,就是全角的字符与汉字占用字符相同,都是 2 个字节,最常见的就是全角空格“ ”。 (二)Word插入符号其他不常用的符号,如直角引号「」等,可在『插入选项卡』-「符号组」-【符号下拉其他符号】 插入符号 然后打开符号选择界面,在其中进行选择。 符号选择 (三)输入法输入符号如果你知道这个符号的名称,可以在搜狗输入法中输入该名称,选择即可,比如直角引号『』: 搜狗直角引号 如果你觉得输入字符太多,可以搜索「输入法自动更正」获取更多有关输入法的知识,这里不再展开。 当然,你也可以用输入法的符号来进行输入: 搜狗符号 另外,你可以Ctrl + Shift + K(可自定义)调出特殊标点输入键盘: 搜狗特殊标点 2.1.3 冗余格式、字符清除在写作前期,我们需要复制大量的他人文章,其中大部分内容可能来自网络。 但直接从浏览器中复制过来会有这样或那样的问题,比如文字带链接,有多余空行的等等,如果不及时处理这些问题,之后很难再理清了。 因此,我们需要了解下面这些技巧,来清除这些冗余的格式和字符: (一) 清除格式-只保留文本由于我们浏览器中的文章的文字会自带一定的格式,我们在 Word 中是不需要这些格式的,因为之后会进行统一的样式修整。 因此我们可以在粘贴时选择仅保留文本,具体路径如下:『开始选项卡』-「剪贴板组」- 【粘贴下拉只保留文本】 只保留文本
(二) 删除多余空行有时候我们会碰到这种情况,在两行文字中有一个或多个空白行,如下面的示意图: 空白行 我们使用查找替换功能Ctrl + H:查找^p^p,替换为^p 删除空行替换 如果有多个空白行,就多执行几次该操作。 对查找和替换感兴趣的,可以看我之前写的《Word查找与替换详解》 (三) 删除手动换行符有时候,我们在网页中或者 OCR 软件中复制的文字,可能会遇到一个莫名其妙的符号,是向下的箭头,其实这个叫做手动换行符,俗称软回车,使用快捷键Shift + Enter即可打出,如下图: 手动换行符 如果你的 Word 没有显示这些标记,可以在『开始选项卡』-「段落组」~ 【显示/隐藏标记】中打开,或者直接使用快捷键Ctrl + *快速打开。 如何删除呢?查找^|替换为(空)。 替换手动换行符 2.1.4 标题样式设置对于格式的修改,不算太难,但 Word 有自己的逻辑。 (一) 什么是样式首先说一下,Word 中通过大纲来分辨等级。最高级的是1级,最低级的是正文。而我们日常设置的字符格式和段落格式,其实都是样式的一部分。 (二) 为什么要用样式在排版长文档中,使用样式可以避免重复的操作。 比如你需要修改一下“第一章 XXXXX”这类文字的颜色,如果不用标题样式,可能需要替换或者格式刷,但有很多类似的文字,重复操作步骤太多。而且,如果你在第 2 章前想加入一个新章作为第 2 章,那之后的所有章节编号都需要修改,而使用样式可以自动修改。 可以说,样式是所有排版自动化的基础。 (三) 怎样设置标题样式首先论文中,会有至少三级标题和正文,这个比较复杂,我们先来谈一下某些特殊的格式,比如封面中的文字。 特殊文字样式设置有些文字的样式,与其他大部分的内容都不一样,而且比较灵活,是比较特殊的格式,比如我们封面页的文字。 论文封面 由于我们所有文字在录入到 Word 中,其实都会默认应用“正文”样式,一旦这个样式更改,我们的所有样式都会随之更改。 因此,我们需要创建一个独立的样式,在其他样式修改后,它这部分能够不变动。 在『开始选项卡』-「样式」- 【下拉列表—创建样式】 创建样式 命名为「特殊样式」,然后将其中的样式基准改为“无样式”: 特殊样式
接下来,我们需要创建章、节、正文等样式。 在原有的样式中进行修改,比如标题一就表示章样式,标题二就表示节样式。 我们在需要修改的样式上右击,选择修改: 样式修改 这里可以更具体地设置字体、段落、快捷键等样式: 样式格式 具体如下图,注意图中框选的地方,是论文常常要求更改的。 字体设置比较简单,就不进行展示了,看下段落设置: 段落设置 一般取消“对齐网格”,如勾选文字会对齐一条看不到的线,行距不容易调整,1.2 和 1.3 可能看不到差距。 设置好了格式,那前面的「第X章」和「1.2」这样的前缀如何设置呢?这些前缀其实是多级列表的一部分,我们怎样设置呢? 首先,我们创建新的多级列表: 在『开始选项卡』-「段落组」- 【多级列表】中设置: 定义新的多级列表 在定义新多级列表时,需要注意以下问题:
具体如图标注所示: 定义多级列表 这样,我们的标题部分就设置好了。 如果之后你又需要修改为新的样式,可以先将其中的某一段更改为想要的样式,然后在对应的样式中右键,选择“更新以匹配”。 更新以匹配标题样式 2.2 图片相关2.2.1 插入图片插入图片主要有两种方法: 1. 在『插入选项卡』-「插图组」-【图片】中选择本地文件。 2. 直接Ctrl + V进行图片粘贴。 如果需要作图,比如流程图等,可以在 PPT 中制作,然后使用截图的方式(不要使用默认的另存为图片功能,像素不可控),粘贴到 Word 中。而且还可以自由更改。 如果在其他程序中粘贴的图片带有超链接,你可以使用清除所有格式功能。具体路径如下:『开始选项卡』-「字体组」~ 【清除所有格式】: 清除所有格式 2.2.2 更好地选择图片有时候一页中的图片太多,为了方便更快速的选择特定的图片,可以打开选择窗格。路径为『开始选项卡』-「编辑组」-【选择下拉选择窗口】: 选择窗口
2.2.3 设置图片样式样式不仅仅用在文字上,对于其他非文字内容的,比如图片、表格等,也可以使用样式统一管理。 而图片段落可以做如下设置: 图片样式 这里注意,行距一定要设置多倍行距,无论是 1倍还是 1.2倍都可以,一定不要设置为固定值,否则会出现类似下图这种,图片显示不全的问题: 图片显示不全 2.2.4 图片题注插入与引用(一) 什么是题注?题注,其实就是对图片等元素的命名。比如说下面的这个:图1-1 莫浅北头像。 而我们在论文中的命名方式,通常是在将图片放在各个章节中排序,而不管具体在哪一节。也就是说,前面的1表示这张图是哪一章中的,后面的1表示这是它所在章的第几张图片。 题注示例 (二) 为什么要插入题注?使用题注可以更方便我们阅读,让阅读论文的人更好地找到相关的图片,而且可以自动更新。 (三) 如何使用题注?1. 插入题注 『引用选项卡』-「题注」-【插入题注】: 插入题注 2. 新建标签(图) 题注新建标签 3. 设置题注编号,勾选“章节号”后,就会按照每一章统一编号,如第1章的图片为:图1-1,图1-2……图1-21: 题注编号 但有一个问题,如果我们的一级标题样式为“第一章”这样的中文汉字,图片编号会默认为“图一.1”,但这并不是我们想要的,我们想要“图1.1”,如何设置呢? 两种方法,一种就是使用替换,但需要替换多次,而且如果一旦中间有插入其他章节,不能自动更新,不满足自动化的要求,这里就不多说了。 我们说说另外一种方法,更改域代码。 这里涉及到一个新概念:域代码。 简单讲,就是Word背后的逻辑公式,举个例子:在第一章后插入新的一章,Word会自动显示为“第二章”,这背后就是域代码的功劳。 首先,按照上面正常的操作步骤插入题注,然后按Alt + F9切换为域代码模式,在“图”(你自定义的题注标签名称)后面按Ctrl + F9插入一个代表域代码的大括号,之后输入QUOTE'一九九六年三月日'\@'D',将紧挨着的大括号及其内容号,剪贴到“月日”之间,然后再按Alt + F9切换为普通模式,这样就可以了。 修改域对比
但如果我们每次都这样修改,也很麻烦,我们可以采用自动图文集的方式,这部分对于图表式都是通用的,我会放在公式那节统一说明。 除了我们在图片下方设置题注外,我们在文章中也会引用这些题注,“如图1-1所示”,这里的“图1-1”就是题注的引用,会自动更新。 如何对题注进行引用呢? 4. 在『引用选项卡』-「题注」- 【交叉引用】: 题注交叉引用 5. 一般我们会做“如图1-1所示”的引用,没有具体的图片名称,因此我们在“引用内容”栏需选择“仅标签和编号”: 设置交叉引用 2.3 表格相关2.3.1 插入表格『插入选项卡』-「表格」-【插入表格|Excel电子表格】 插入表格 2.3.2 粘贴后保持原格式复制excel的表格,粘贴时选择链接与保留原格式: 表格保留原格式 2.3.3 跨页重复标题行有时候我们的表格很长,需要跨页显示,而第 2+ 页需要显示表头: 跨页重复表头 设置方法: 选中想要设置为标题行的行(一行或多行),单击『表格工具布局选项卡』-「数据」-【重复标题行】: 重复标题行 2.3.4 设置三线表其实设置三段式表格,就是使用不同粗细的框线绘制的。比如下面这个表格: 三线表 使用『表格工具设计选项卡』-「边框」-【笔颜色+边框样式+边框粗细】实现: 边框刷 上下两条边线稍粗(1.5磅)一些,中间的分隔线稍细(0.75磅),如果中间需要分隔开,仅仅是添加了竖向白色线框,使用了障眼法。 另外,可以将这个表格保存为模板,重复使用: 保存表格模板 2.3.5 其他常用操作
2.3.6 表格的题注插入与引用与图片的类似,这里不再赘述,详见图片题注插入与引用。 2.4 公式相关2.4.1 插入公式『插入选项卡』-「符号组」-【公式】,或者快捷键Alt + = 2.4.2 录入公式(一) 使用墨迹公式在『公式工具选项卡』-「工具」-【墨迹公式】,手动书写,自动识别(识别率不是很好) 墨迹公式 (二) 手动输入公式如果你需要插入很多数学公式,你可以学习一下如何快速录入公式,里面涉及到一些比较难的代码,这里就不展开讲了。之后会单独写一篇文章。 (三) 鼠标点击录入公式在『公式工具-设计选项卡』-「符号组和结构组」插入对应的符号和结构,不过需要在鼠标和键盘中来回切换,适用于对公式需求不多的论文。 插入公式和符号 2.4.3 公式题注插入与引用(一)样式分隔符插入式注法需求:公式位于行中心,公式题注与公式同行,居右对齐,为“(2-1)”样式,包括圆括号,且需要引用处只引用“公式(3-1)”字样,即如下图: 公式题注示例
引用方法类似图表交叉引用,但这里引用内容需要选择“整项题注”
(二)表格插入公式法1. 先插入一个 1 行 × 3 列的表格,并设置其边框样式、对齐方式等。 2. 在中间的单元格中按Alt + =插入公式; 3. 为这个表格插入名为「式」的表注; 4. 将下方的表注(式3-3)剪贴到上方最右侧单元格 (三)图表式快速多次插入上面提到,如果想一劳永逸,让 Word 可以自动更新,需要我们设置题注,但可能需要我们更改域代码,如果每次都要操作一次非常麻烦。 通过使用自动图文集工具,可以减少我们的多次域代码操作。我们以操作步骤较多的公式题注为例,说一下这种方法: 首先将自动图文集功能添加到快速访问工具栏,详见快速访问栏添加不在功能区的操作; 在已设置好公式格式的位置,按Alt + F3将所选保存为新的图文库: 公式图文集 在需要插入公式的位置,单击快速工具栏中的自动图文集工具,单击应用刚才的样式: 插入图文集 对公式部分进行修改就可以了。 建议之前的公式设置得越简单越好,如“a”,这样删除起来比较方便。 2.4.4 图表式题注与文字间空格如果你仔细观察,会发现,默认插入的题注,标签和文字间会有一个空格,这是英文的表达方式,以区分英文单词。 题注文字间空格 如果你想去掉中间的空格,可以使用查找([图表式]) 替换为\1: 注意勾选使用通配符 2.5 善用分节分节可以很好的将文章分为几部分,各部分不会相互影响,便于之后的设置页眉页脚。通常用于各部分相接位置,如封面、摘要、目录、正文、附录之间,正文中的各章节。 『布局选项卡』-「页面设置组」-【分隔符下拉分节符下一页】: 分节下一页 将目录、参考文献页空出,且参考文献页位于文件最后。(目录后期会自动生成) 2.6 参考文献引用参考文献的引用主要有两种方式,一种是全部使用编号的交叉引用,另外一种是使用尾注+交叉引用的方式。 2.6.1 编号方法引用文献先说一下全部使用编号交叉引用的方法,这种方法比较简单实用: 1. 新建一个名为“参考文献”的标题样式,然后录入所有的参考文献。 2. 设置其编号方式为 [123] 格式,不要用多级列表。 3. 在需要引用参考文献的位置,选择交叉引用-编号,引用内容选择段落编号: 引用参考文献 4. 依次插入对应参考文献的交叉引用。 5. 通过Ctrl + H查找[^#],替换为^&上标格式: 替换为上标
为避免正文被错误替换,可以在插入参考文献引用时使用下划线_作为标志,只需要查找_[^#],替换为[^&]上标格式即可。 2.6.2 尾注方法引用文献有的学校,可能规定使用尾注引用的方式,这里再说一下这种比较复杂的方式: 1)在需要插入参考文献的地方插入尾注 首次:『引用选项卡』-「脚注」-【扩展三角】: 脚注扩展三角 打开设置尾注的位置和样式: 脚注和尾注 如果参考文献后还有新的节,这里必须选择节的结尾 再次:『引用选项卡』-「脚注」-【插入尾注】即可 2)输入所参考的文献资料名称 重复步骤(1)(2),直到所有要参考的文献(不包含重复引用)全部插入。 3)将尾注置于参考文献节 将鼠标定位于前面不是参考文献的节中的某一段,在『布局选项卡』-「页面设置」-【扩展三角】,在打开的对话框中切换到版式,勾选“取消尾注”,应用于本节。这样尾注内容会移动到下一节中。 版式设置 F4键重复该操作,直到所有的尾注均移动到参考文献节中。 4)格式替换 查找与替换,按照图片所示,输入查找与替换内容,全部替换: 查找和替换
5)去除尾注分隔符横线 『视图选项卡』-「视图」-【草稿】: 视图草稿 『引用选项卡』-「脚注」-【显示备注】,选择查看尾注区,确定: 显示尾注 依次选择尾注分隔符、尾注延续分隔符,然后删除: 删除尾注 返回页面视图可以点击状态栏右侧的页面视图标志,切换回普通视图: 页面视图标志 6)取消参考文献节字体上标 这样插入的字体,引用部分和参考文献部分全都为上标格式,我们需要将参考文献部分改为非上标。 选择所有参考文献,单击『开始选项卡』-「字体」-【上标】,这样就更改为普通的非上下标格式了。 7)重复引用参考文献 同插入图表题注的方法,插入交叉引用,引用内容为“尾注编号”。 尾注交叉引用 如有修改,全选文章后右键更新域(或F9快捷键): 更新域 双击参考文献部分的尾注,可返回首个插入的位置。 2.6.3 多个参考文献的引用但如果一个文本引用了多条参考文献,比如下面这样: 多条参考文献引用 而规定只能有下面两种格式合法:[1~5]和 [1,3~5]。 但我们不能将其中未用到的数字直接删除,这样不方便之后的修改。 我们可以将没有用到的字符设置隐藏的字体格式: 其他的字符,比如「~」和「,」直接录入即可。 但这种方法,需要完全手动,而参考文献也不多,可以配合查找功能快速定位: 如果想查找被设置隐藏的字符,需要Ctrl + *打开显示隐藏标记功能。 2.7 页眉和页脚2.7.1 插入纯文本插入页眉,可双击页面上方(双击页面内区域退出)或『插入选项卡』-「页眉和页脚」-【页眉】,一般调整图中框选的位置: 页眉页脚设置
2.7.2 插入章节标题有时候在页眉部分,需要插入每章的标题,如「第1章 概述」: 要想实现这个功能就需要我们的域啦。 1. 在『页眉和页脚设计选项卡』-「插入」-【文档部件-域】: 文档部件域 2. 选择域名 StyleRef,然后选择样式名: 域设置
2.7.3 页脚插入页码在页脚位置通常会要求插入页码 在『页眉和页脚设计选项卡』-「页眉和页脚」-【页码-设置页码格式】插入页码: 页码格式 如果想让页码从1开始,注意设置下方的起始页码,从1(或任意数字)开始 如果要求页眉无横线时,只要选择文本(包括回车符),然后在『开始选项卡』-「段落」-【边框-无边框】 2.7.4 页眉奇偶页不同部分学校会要求,在左侧页面的页眉上写校名,右侧写对应的章节名,这就需要设置奇偶页不同了: 奇偶页不同 之后,分别在左右两侧设置不同的格式就可以啦,当然,页脚也要重新设置。 2.8 目录生成2.8.1 插入中文目录『引用选项卡』-「目录」-【目录下拉-自定义目录】: 自定义目录 注意以下前导符的设置: 目录设置 点击「选项」,可修改目录的来源,比如仅显示前三级目录,仅显示某些样式的内容: 目录来源修改 点击修改按钮,修改各级别标题在目录页中的显示格式: 标题样式修改 2.8.2 插入英文目录有些学校要求,除中文目录外,还需要插入英文目录。但我们正文中并没有英文标题文字。 这里介绍三种手法,建议选择第三种。 (一)使用复制法复制中文目录,然后将其翻译为英文。 无法设置自动编号,比如 Chapter1 这种。且更新目录后编辑后的目录会失效,只能用于全部完成后,建议采用第三种方式。 (二)使用目录域这种方法,简单来讲,就是通过插入可以隐藏的目录域,自动生成目录。 1 定位到对应的标题后面,比如「第一章 概述」,按下Shift+Alt+O,调出目录域窗格: 标记目录项 2 修改其中的级别和目录项中的文字。 3 重复上述两个步骤 4 在插入目录列表时,需要插入自定义的目录: 标题样式修改 5 点击「选项」按钮,更改要插入目录的范围: 标题样式修改 6 打开目录选项窗格,取消勾选样式和大纲级别,仅勾选目录项字段即可: 仅勾选目录项字段 但这种方式,插入的目录列表中,不能实现自动编号,需要手动录入「Chapter 1」这样的编号。建议采用第三种方式。 (三)使用障眼法在所对应的标题下插入对应的英文标题和多级编号,与中文标题插入方法类似。 设置所有级别的英文标题的段落行距为固定值0.7磅(不影响其他段落的排版),字体颜色为白色(背景色)。 然后使用插入中文目录的步骤,在目录来源中取消勾选大纲和中文标题样式,设置对应的英文标题样式即可。 如果出现是否替换对话框,选择否即可: 不替换目录 2.8.3 插入图表式目录同中文目录插入方法,选择对应的题注样式即可。 2.9 最后的完善Ctrl + A全选后,按下F9对之前设置的域进行更新。 为满足页面整洁美观,可适当增减文字,且这部应应用于“修”的全部过程。 3 检查保存3.1 图、表错位3.2 样式未应用3.3 页眉、页脚格式3.4 链接失效3.5 多版本保存建议另存为一个兼容版本(****.doc)。以保证在其他低版本的软件中也可以简单编辑。 PDF版:打印时使用,避免因软件或软件版本不同造成的排版错乱。 压缩文件:上交 Word 及其他相关文件电子版 当然,上面的步骤不仅仅适用于论文,一些长文档,比如公司制度规范、招标书等。 好了,到这里,你的论文基本就可以完成排版了,完结,撒花~ |
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