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01 采购及采购分类 什么是采购？采购简单的说就是购买公司需要的东西，包括为保证公司正常运营，与外界供应商达成战略伙伴关系的采购，也包括日常零散采购。 刘庆云老师说，采购（purchasing），是指企业在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为企业资源，以保证企业生产及经营活动正常开展的一项企业经营活动。 是指个人或单位在一定的条件下从供应市场获取产品或服务作为自己的资源，为满足自身需要或保证生产、经营活动正常开展的一项经营活动。 采购是一个商业性质的有机体为维持正常运转而寻求从体外摄入的过程。 其实，我的理解，简单一句话，就是为满足某种需求从外界购买的一个过程而已。理解了什么是采购，我们需要了解采购是怎么分类的。 我在很多外企都工作过，不同的公司针对采购有很多不同的分类，当然也对应不同的工作职责，所以要了解采购，必须要真正了解它对应的工作职责。 在中文中，我们统称为采购，但在外企中，大多用英文的比较多，比方Buyer, Purchasing (Purchaser), Sourcing,Procurement等等。 美企用Buyer的比较多，欧洲企业大多用Purchasing (Purchaser) 和Sourcing。 从工作职责方面来，针对采购的分类，我是这样理解的。 一般外企会把采购分为前期采购和后期采购。 前期采购大多称作Sourcing, 主要负责新供应商的开发，商务条款，价格谈判，采购战略等等； 后期采购一些企业称作Purchasing (Purchaser), 也有叫Procurement和Buyer的，主要负责日常具体的采购工作，像订单和交期的跟踪，质量问题的协助处理，甚至也包括付款协助处理等等。 现在也有一些企业将新项目中的采购工作交由Sourcing来参与，包括早期采购参与(EPI, Early Purchasing Involvement) 和早期供应商参与(ESI, Early Supplier Involvement)。 另外，一些大的国际化公司还有一些采购职位称作 Category Manager (Commodity Manager) ,中文翻译过来称作商品种类采购。 这些也属于前期采购（Sourcing）的一部分，他们的工作职责更多在于High level的战略层面上，当然这对采购人员的专业度要求也更高了。 02 战略采购及采购战略 这里结合我多年的工作经验，我重点讨论战略采购这块。基于战略采购的主要工作职责，下面我谈谈我对战略采购的认识以及对应的采购战略问题。 供应商开发及供应商开发战略。 供应商开发是战略采购最基本的工作，但也是最难的工作。如何找到一个合适的供应商，这是非常具有挑战性的。 在采购真正开始寻找供应商之前，我们必要要清楚地知道我们的需求是什么？我们到底需求什么样水平的供应商，这个问题必须要有个清晰的答案。 正常的做法建议采购召集技术部门，质量部门，物流部门，甚至生产及财务部门参与的会议，确定好我们的期望值。比方说： 01 技术方面 是否有图纸（specification）, 材料是否清晰，是否有指定的品牌或者型号，是否有技术专利问题，是否涉及技术保密问题，对供应商的技术研发能力是否有特别要求等等。 02 质量方面 是否要求通过ISO, 是否要求产品达到相关环保要求，如ROHS, REACH等。 03 物流方面 是否有交期的要求，供应商距离远近的要求，是上门提货还是供应商送货上门等等，这会影响交货的时间及成本. 04 财务方面 是否有付款周期（Payment）的要求，采购是否有目标价格的要求等等。 如果这些都非常清晰了，那我们就会有一个很好的开始。所以，这里面就会涉及到很多的供应商开发战略问题，比方说：
03 寻找供应商 这是一个综合沟通及平衡的问题，需要相关部门共同讨论来决定。当这些都确定以后，采购就可以开始寻找供应商了。 如何寻找到合适的供应商，会有很多渠道，比方说网络，杂志，采购协会，参加展会，甚至朋友介绍等。 通常，我们会从中寻找大量备选的供应商： 01 网络查询 电话联系，甚至发出RFI (Request For Information)，以期对供应商进行详细的了解。 02 进行分析过滤 找出比较合适的潜在供应商，一般 3~5家，对其现场参观拜访（Visit），可能的话可以邀请技术及质量部门的人员一同去，这样可以对供应商有更深入及详细的了解。 03 内部讨论 相关部门比方技术，质量，采购，物流等一起进行讨论，选出1~2家进行正式审核（Audit）以及产品报价（RFQ），待结果出来后，最终选择一家合适的供应商。 总之，基于经验我总结了一个TQRDC法则，可以进行供应商开发前期的准备和后期供应商的审核及选择，也就是技术（T-Technology）,质量（Q-Quality），反馈（R-Response），交货（D-Delivery）和成本（C-Cost）。 最终，我们所要达到的目标就是5R （R-Right） - 合适的供应商，合适的价格，合适的品质，合适的时间以及合适的数量（如图一）。  (图一) 04 商务及价格谈判 商务及价格谈判是战略采购日常工作中最重要的工作。 很多教材和文章，包括一些培训机构对如何进行采购价格谈判以及策略都有非常详细的介绍。这里结合实际工作介绍几个最常用的方法。 市场比较法，邀请几个供应商同时报价，一般至少要有三家供应商参与进来，比方（如图二） A, B,C 三家供应商同时报价。 但需要特别注意的是发给这些供应商的相关技术资料必须是一致的，技术解惑也需要对等，避免出现资讯不对称造成报价相差很大。 如果以上没有什么问题，基本上我们可以了解到目前市场上大致的价格水平。 至于最终选择哪一家或者哪个价格，还需要其他方面的考虑和进一步的分析（比方，运用成本分析法），不见得一定要选择最低价格的C供应商。 成本分析法，这是日常工作中最常用的方法，也称作分项报价法（Break down Analysis），主要是从料，工，费着手，要求供应商提供详细的材料费，加工费，营销费，利润等，当然也有的要求提供更详细的明细。 如下图例子（图三）：  05 目标价格法 这种方法在项目中的采购运用的比较多。 比方新项目，一般都有成本预算，要求不能超过该预算，所以很多时候这个就可以成为相对应的采购目标价格，因为在项目管理中，除了成本这个因素外，时间及项目进度也是一个非常重要的因素。 这里就会有个风险，可能最终的采购价格和市场水平差别比较大，这就要求在项目前期的预算阶段尽可能做得比较准确及合理。 当然，也可以结合前面的成本分析法综合运用目标价格法得出相对应的目标价格，如下图（图四）。  （图四） 另外，战略采购还需要参与到年度或季度议价。 很多企业在年底大多会和供应商讨论双方上一年度生意合作情况并沟通来年新项目等，采购也会利用这个时机和供应商沟通降价事宜，以期降低公司采购成本， 针对和市场波动关联比较大的材料比方金属类材料，和石油相关类材料，汇率等还需要双方确定调价机制，定期进行评估以调整相应的采购价格。 06 采购战略 除了供应商开发和价格谈判外，战略采购还有一个相当重要的工作就是制定采购战略。 这就要求采购人员在公司大的愿景和使命下，基于公司战略及部门战略制定相应的采购战略，一般来讲，可以分长期战略（3~5年）和短期战略（1~2年）。 它需要战略采购人员去制定并经CPO 或采购总监商讨，然后再经由相关其他部门主管共同讨论后最终定下来。 采购战略会涵盖哪些方面的内容呢？又有哪些主要因素呢？ 多年的工作经验总结下来，我认为主要涉及以下内容：供应商战略，商品种类战略，区域采购战略，成本战略。 供应商战略，这要考虑需要什么样品的供应商问题，供应商数量问题，供应商采购金额问题，供应商距离远近问题等多方面。 一般来讲，相同的产品种类除了最主要的供应商外我们还需要至少一家备份供应商，采购量大的甚至还需要第三家供应商，这样才能满足生产的需要，避免出现因为缺料或者质量问题造成生产线停线。 另外，考虑双方合作的风险控制问题，一般建议在这家供应商的采购金额尽量不要超过供应商营业额的30%。 07 商品种类战略 供应商距离最好在一个到一个半小时的车程内，这既节约运输成本又提高了反应速度，所以很多时候在考虑成本的时候，不能仅仅单看采购单价，还需要考虑运输，报关，仓储，会计成本等进行总成本分析（TOC, Total Costof Ownership），这样才能做出比较正确的选择。 商品种类战略，大多外企称作CategoryStrategy (或Commodity Strategy)，他们会将战略采购人员按照采购的商品种类进行职责分工，这样比较专业化。 比方，有人专门负责电子类商品，像电阻，电容，半导体等，有人专门负责机械类，像钣金，机加工，注塑等。 一般会按照对应的采购金额及难易程度等进行分工，当然这对采购人员的专业要求就相对比价高了，对相应负责的商品种类的制程了解，市场了解，成本状况，区域等就需要有相当清晰地认识。 这类战略同样需要考虑到需要多少家供应商，哪些是战略供应商，哪些备选供应商，哪些是需要淘汰的供应商。 还有一个非常重要的就是，这类战略还需要和研发部门共同参与，比方商品种类的标准化或者差异化，哪些是供应商将会被替代的产品或者材料，又有哪些新技术新产品等等， 08 成本设计 如果在前期研发阶段进行了充分的沟通，那么研发部门同事就会做出正确的选择，那在后期的供应商选择，量产阶段以及成本降低方面就起到了相当重要的积极作用，这也是大家常讲的“成本是设计出来的”。 集中采购也另外一个考虑的因素，这样当量大了以后，和供应商在价格谈判上就可以拿到尽量好的价格，那供应商的服务也会相应的提高，甚至可以从一般合作关系上升到战略合作的关系，这对供求双方来讲都是共赢的战略。 区域采购及成本战略，这是战略采购最需要考虑的战略。 现在已经是全球一体化，很多企业或公司在全球都有制造工厂，销售公司或者办事处。 而且有一个非常普遍的现象，美国的产品线向欧洲转移，欧洲的产品线向亚太转移，追其原因部分因为客户的关系，但最主要的还是因为成本的因素，需要从高成本国家（HCC ,High Cost Country）向低成本国家(LCC, Low Cost Country)转移。 所以，针对采购也是一样，需要从高成本国家区域的供应商转移到低成本国家区域的供应商进行采购，除了满足就近采购就近服务外，成本就是首要考虑的因素了。 在这一块，采购还需要进行一项非常重要的工作，那就是市场调研，了解不同国家不同区域的材料成本变化趋势，人力成本变化趋势，当地政府政策等等，这些都是非常重要的信息，这些都会对我们在制定区域采购战略上起到相当重要的作用。 以上，不管怎样，采购都是为了满足公司运营的需要，在提供满足技术及质量要求的前提下，使采购成本降到最低。如果，我们记住了这一点，相信一定会成为一个出色的采购人员。 来源：网络 |
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