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大多数生鲜配送企业的采购现状：采购价格难管控、采购员与供应商单向沟通容易出现腐败，采购人力成本高...面对采购中的这些死结：“价格结”、“腐败结”、“成本结”,好的配送公司是如何把控好采购管理呢？01
配送企业的采购方式有很多种，常见的大概有：批发市场自采、供应商送货和产地直采。自采是指配送企业自主安排采购人员，依据订单或预采数量在附近农贸批发市场进行采购。供应商供货是大部分配送商的供货模式，由采购员或配送企业老板直接选择合适的供应商为配送公司提供生鲜商品，并签定一定期间的供货合同协议。产地直采是尽可能简化了采购渠道，从基地/农户直接到配送公司，同时也简化了农产品在流通的物流环节。也有的公司采取产地合股经营、订单种养、合作社联办包销、全国联采、合作进货等其他方式。不同的采购方式有其优缺点，关于采购方式观麦在这篇文章做过详细解读。（点击阅读>>>生鲜企业采购命脉的破局之道）生鲜价格变化很大，批零差价大，很多商品价格变动幅度全年能达到10％以上，大多商品价格是一天一个价。 生鲜产品的品种季节性很强，这些商品均在短短的一个时期集中上市，在生产、销售和价格上都表现出明显的季节性的变动趋势。受天气变化、季节变换、自然灾害等因素的影响很大，这些都是自然不可抗力的因素风险；生鲜产品大多为初级农副产品，其质量目前还主要沿用感官鉴定，缺乏统一的质量标准，造成质量分级定价上标准制定困难。生鲜食品保质期短，易变质、易腐败，损耗大大高于其他产品。由于生鲜产品价格变动较大，采购人员询价定价困难，同时也增加了对吃拿回扣等腐败的控制难度；由于难标准化，采购人员对供应商的质量比对和控制困难，也给采购人员降低质量谋取私利留下空间。而采购人员的职业素养和谈判水平也会直接影响采购价格，验收质量。采购完成之后，未能妥当存放、物流运输不畅，也会对生鲜果蔬造成极大的损耗。中国一年损耗的果蔬超过上亿吨，比很多国家一年的果蔬总产量还多。国内水果的商品果成品率只有50%到60%，流通过程中带来的损耗高达30%。而其中很大一部分，是流通中采购的失误造成。采购过程中不确定性、复杂性加大，存在各种风险，稍有不慎就会给企业造成巨大的损失。配送企业到底该怎么办呢？02
如何管控好采购环节，制定严格合理的制度必然是第一位，可以参考某年营收超20亿的公司的制度：双人制 一名采购员，一名记账员。 轮流制 半个月采买定期（一周或半月）采买搭档与市场品类更换一次品种更换一次。 双账制 采购员做对账，记账员做记账。 日清制 当日用款在记账单上实制日清日结，用领 款，实付、回款。退货款，转入转正款方 式管理，必须有长款，不允许有短款。 严肃制 不准涂改，不准隔日帐，不准重复帐， 不准有杂费帐。 追责制 数量异常，损耗异常，价格异常等严肃追踪、处理。 定向制 配送同类合格档口，定向拿货采买，不定期不定向价格对比。 上单制 记账品种必须是配送单上的品种，非上单品种不准入账，晚采购凭入库单验收核销，早采购凭验收或申购数、销售数、损耗数核销。 对比制 用市场调查价，同行采购价，供应商送货价，网站公布与采购作业人员价格进行对比。 时限制 每日采购记账单需次日17:30前审核完毕。 除了做好制度上的要求以外，我们还要培养采购人员建立两大意识。高度的二分钱采购成本意识，价格虽然只相差了2分钱，但是经过规模和时间的放大，将造成成本提升。举个例子:某配送公司的采购谈判中让步了0.02元/斤，认为这就是个微乎其微的事情。但是我们来看一个结果，1500000斤/月×0.02=30000元 ，随着时间和规模的效应成本就越大。严肃损耗意识，采购不仅仅是谈好价格买回来就完了，如果验收时掉以轻心不注意供应商运输的损耗，或者在收货入库时不好好管理，也会造成很大损失。所以采购部门同样要具有损耗意识，在谈判或者验收时采取适当措施规避或获取更多利益。举个例子：某配送公司损耗1000元/月，按净利5％计算，须配送出20000元货品才能挣回。损耗包括不合理加工损耗、质量损耗、退货损耗，其中质量损耗就需要采购人员把控。
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采购部门的绩效管理，可能有别于普通部门的绩效管理。这是充满油水的一个部门，如果管理和监督机制没有制定好，结果可能只是将腐败的层级拉高。采购部门的绩效管理该怎么做呢？我们来看看河南品中配送公司的优秀做法。供应商希望通过给采购员回扣，获取更高的供货价，这就是采购腐败产生的根源。我们配送公司的要求采购员能够为公司争取最低的价格，那获取低价又代表着采购员吃不到回扣。怎么解决这个腐败问题，更好的管理采购部门？我们可以把采购员压低价格节省的成本，作为奖励发放给他们。生鲜配送企业可以依据历史数据，把半年或一年内基本稳定的价格或周期平均价格制成价格目录，作为对采购部门的奖惩标准价格。每位采购员分管不同的生鲜品类进行采购，低于价格目录采购的，节约的成本按一定比例奖励给采购员和采购经理。这个奖励的比例该设置多少呢？配送老板们不能吝啬，这个比例必须能够激励采购部门降价谈判，让他们选择放弃吃回扣，有时候全部作为奖励也不是不可；高于价格目录采购的，超支部分也要由采购员及其部门经理以一定比例承担。对于价格目录也要定期更新，轮换采购员分管的品类，这样才能保证考核的有效持续。通过这样的绩效考核管理，可以提高采购人员压制采购价格的积极性，减少腐败，降低采购成本。一个好的采购必须要要有掌握市场行情的能力，对季节性蔬菜要有明确的判别，及时掌握市场行情。同时也要对各类蔬菜的主产区，产区市场、天气等情况随时掌握。如山东寿光盛产根茎类、叶类菜蔬菜，市场上辣椒原产地多在陕西、山东、广西、云南等地，云南昆明、湖北、福建、甘肃兰州多叶类菜。采购人员的人情交际能力也很重要，信息的获取最快的往往是熟人告知，与农批市场的供应商们搞好关系，能够第一时间知道市场的变化。维护好与供应商的关系，也是十分重要的。采购管理信息化最大的好处就是透明化，让采购环节的对接在线上可视化。不管是从供应商选择来说，还是内部采购管理，都能够大大的减少看不见的腐败。而通过互联网信息化管理，让采购的询价报价，供应商选择等工作都更快捷方便，使得市场价格更透明，采购效率也会更高。
观麦系统在订单录入后可以自动生成采购任务，分配下发给采购人员，采购人员通过采购APP上收到的任务即可开展采购。还能让供应商登录供应商账号进行报价竞价，在线比对选取最优。而且所有采购历史数据都能够在系统中保存，生成采购人员绩效管理情况。04
采购管理不应当仅仅局限于内部环节的管理，对于供应商的管理也是一门很大的学问。对于供应商的管理可以从以下几个方面进行。在供应商选择初期，要求供应商齐全提供资质，证件等相关资料，配送公司采购前往场地考察合格，看看合作过程提供完善的单据。生鲜产品的价格变动很大，那么对于供应商的报价也就更需要结合市场调查进行周期性报价。尽量选择多家供应商报价，最好是三家以上。对于价格的管理我们还可以参照同行的价格，或者让不同的采购人员询问报价。供应商的定向管理也尤其重要，我们可以从品牌、质量、服务等方面选择多家进行对比。建立供应商的资质档案目录，及时更新资料，建立供应产品提供的有效检测报告。关注合同日期，费用，返点费用，税票提供，，节假日赞助与供应商签订的合同，一定要在合同列好相关违约处理方案，数量短缺处理方案；对供应商建立考核制度，对供应商的合作情况进行定期评价。
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