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集团财务部内部管理及工作流程规范
1、 在财务总监的直接领导下，组织编制公司年度财务预算、监督检查预算执行情况、分析产生差异的原因、提出改进意见。2、 编制资金计划、合理调度和安排资金，提高资金使用效率。3、 加强财务管理，控制成本费用，进行税收谋划，增加企业效益。4、 加强资产管理、确保公司资金及财产的安全、实现公司资产的保值增值。5、 加强财务核算，及时、准确、完整地记账、算账、报账。7、 提供可靠的财务信息和经济信息，当好领导参谋。1、 受财务总监直接领导，负责集团财务部日常管理工作，定期、不定期的进行财务状况分析工作。2、 严格执行公司制订的预算制度、财务管理制度、会计核算制度。3、 负责研究、设计与改进预算制度财务管理与会计制度。4、 负责拟订、检讨及修订财务计划，报主管领导审批。6、 负责审核采购部门的《采购成本利润申请表》,负责油品价格信息的收集工作。8、 负责主持报表年审、税务检查、协助工商年检等工作。10、 负责年度预算的汇编、控制以及草拟预算执行结果分析报告，负责财务决策工作。11、指导和检查集团及下属公司的财务情况，综合分析集团财务情况及经营成果，编写财务状况说明书，进行财务预测。2、具体负责跟进、指导、协调并监督部门日常业务的开展与执行，确保各项工作正常化、规范化。3、协助部门经理编制本部门工作计划、资金使用计划表。5、审核每日上报的《资金余额表》并汇总、统计上报。6、定期对财务软件进行维护管理，确保财务软件稳定运行。8、 协调内部工作，对特殊情况及时向上级领导汇报。9、 部门经理不在时，根据领导的授权，执行部门经理的职责。3、负责收集、归纳、审核请款单、报销单据等各种原始凭证，负责记账凭证的录入、汇总等日常账务处理工作；负责有关报表的编制及说明。4、 负责经济活动指标分析及为经营管理者提供财务信息。7、 负责按期填制《纳税申报表》，并向办税员提供其他税务资料。10、具体负责报表年审、税务检查、协助工商年检等工作。2、 负责收集、归纳、审核请款单、报销单据等各种原始凭证，负责记账凭证的录入、汇总等日常账务处理工作；负责有关报表的编制及说明。3、 负责审核对各施工单位付款情况，及发票的收回情况并审核发票的真伪。4、 负责对工程物料的日常收发及其成本核算，并负责指导仓库管理员对物料的日常管理工作。2、 严格执行公司制订的财务管理制度、会计核算制度、预算制度。 4、负责公司各部门月份资金计划的汇总、制表、及上报工作。5、负责工业园收款的核对与监控，并负责定期和不定期盘点油库出纳的库存现金和有关票据，及时核对账务。负责审核出纳员编制的银行存款余额调节表。7、负责财务及其他相关部门的统计资料档案的建立和保管工作。1、对财务经理负责，具体负责集团及控股公司税务衔接工作。4、负责增值税发票和其他发票的开具、保管，并负责客户领取增值税发票的登记工作。9、协助财务总监、财务经理与税务、财政等部门的协调。4、负责办理开证、押汇等国际业务及负责外汇核销工作。1、在部门经理的领导下，主要负责部门档案信息资料的收集、整理及归档。第一条 集团财务总监由执行总裁提名，总裁核准，董事局聘任。A. 具有大学本科以上学历，中级以上专业技术职称，十年以上专业工龄，
五年以上集团公司相应职位工作经验。在任职期间有良好的工作业绩。B. 作风正派，遵纪守法，廉洁自律，有较强的专业技能和责任心。C. 熟悉公司法、合同法、财务会计法、审计法、税法及经济法规。D. 具有较强的语言和文字表达能力、逻辑思维能力、组织协调能力和应变能力。B. 能认真贯彻执行董事局、总裁办的经营战略思想和各项决定，
能根据公司的运行机制参与制订规范的科学的经营管理模式。C. 能综合管理并协调财务部、资金结算部、证券投资部的工作，有较强的解决实际问题的能力。能当好总裁和执行总裁的参谋和助手。D. 能采取切实有效的措施，提高资金的筹措与运用能力。降低成本费用，提高公司经济效益。（3） 工作中违纪犯法，以权谋私或渎职失职造成重大失误者。第二条 财务经理由财务总监提名，执行总裁核准，总裁聘任。A. 具有大学本科以上学历，中级以上专业技术职称，八年以上专业工龄，三年以上相应职位工作经验。在任职期间有良好的工作业绩。B. 作风正派，遵纪守法，廉洁自律，有较强的专业技能和责任心。C. 熟悉公司法、合同法、财务会计法、审计法、税法及经济法规。D. 具有较强的语言和文字表达能力、逻辑思维能力、组织协调能力和应变能力。B. 能认真贯彻执行董事局、总裁办的战略思想和各项决定，能根据公司的运行机制参与制订规范的科学的行之有效的财务管理与会计核算制度。C. 能综合管理集团及所属全资、控股控制公司的财务运作，有较强的解 决具体问题的能力。能当好总裁和执行总裁的参谋。D. 能在财务总监的领导下，采取有效措施，降低成本费用，提高企业经济效益。（3） 工作中违纪犯法，以权谋私或渎职失职造成重大失误者。 第三条 一般财务人员由财务经理提名，财务总监核准，执行总裁聘任。A. 具有专科以上学历，会计师以上专业技术职称，五年以上专业工龄，三年以上任该职经验。A. 具有专科以上学历、初级以上专业技术职称、三年以上专业工龄及经验。D. 熟练使用电脑，特别是EXCEL、WORD软件。（3） 违纪乱法，不服从领导或玩忽职守，造成重大失误者。第四条 对下属公司财务机构负责人采取下管一级的管理办法1、 集团公司下属全资公司财务机构负责人由集团公司委派，其工资级别及待遇按集团公司相应级别标准执行。2、 集团公司控股或控制公司财务机构负责人由集团向控股公司董事会推荐，由公司董事会任免，工资级别及待遇按所属公司相应级别标准执行。 1、集团公司的财务开支按预算与审批相结合进行管理，最终审批权为总裁。2、 预算内一般日常性费用开支，先由财务总监审核，再由执行总裁、总裁审批。3、 资金的划拔、非费用类开支、货款的支付等，先由财务总监审核，再由执行总裁和总裁(或其授权人)审批。4、 预算外支出、特别项目开支和特大型开支由董事局审批。 部门经办人根据付款、借支或费用报销的需要，分别填制《转账支票领用审批表》、《现金支票领用审批表单》、《现金借款单》、《报销审批单》等，附上经总裁或其授权人批准的相应的合同、协议及其他付款依据，并相应根据需要附上《工程付款跟踪表》、《分期付款跟踪表》等，按照规定的程序报批。第一条 按照谁借款谁归还的原则，不准代他人借款，更不得以他人名义借款自用。第二条 日常借、请款当月借款必须在当月内报销（或销账），确因客观原因需延期时，须事先以书面形式报经财务总监核准，执行总裁和总裁审批，否则，扣发当事人当月工资，直至销清全部借款。第三条 借、请款只限于本公司员工，如属公司以外的单位及个人请款，须经财务总监核准，执行总裁和总裁特批，总裁秘书代为办理方可。第四条 借、请款必须严格按规定的审批程序办理。若遇总裁或执行总裁不在公司或经特别授权时，由其授权人代为办理审批，事后由财务人员补办有关手续。凡不按审批程序、资料不全、项目填漏、领导批示不明确等情况，无论紧急与否，财务一概不予受理，由此产生的后果由经办人自负。第五条 若属分期付款的请款，请款人必须提供付款依据，并附上《分期付款跟踪表》，在付最后一笔款时，必须核对清账目，且拿回发票再支付。第六条 报销票据必须真实、有效，有关费用必须符合公司规定，报销时必须由经办人粘贴整齐，审批手续完备，否则财务不予受理。第七条 对同一事项的请款与报销分开办理。请款时报批一次，持发票报销时须再报批一次，并附上请款审批单（复印件）。申请支票付款时，当月取回发票凭证的，不需再执行报销审批程序。第八条 主管会计、出纳员应每月清理一次个人借款项目，当月不进行销借款清理的，不给予发相关财务人员当月工资。第九条 对丢失支票或单据的人员，视其情节轻重，可分别给予经济处罚或行政处罚，造成经济损失者，由责任人负责赔偿。1、 出差省外携带现金，部门经理（含）以下人员每人每次原则上，最高不 超过10000元。总助以上人员每人每次原则上，最高不超过20000元。凡超过上述限额的，应办理非现金结算手续或自带汇票（总裁特批除外）。2、 省内开支费用所需现金，一般人员每人每次原则上不超过2000元，部门经理不超过3000元。总助以上人员原则上最多不超过10000元。凡超过上述限额，必须使用非现金结算（总裁特批除外）。3、 单位之间的经济往来，一般使用银行转账支票，确需支付现金时，结算不得超过2000元，超过2000元的，一律使用非现金结算。第十一条财务人员必须认真执行上述规定，若有违反，视其情节轻重，分别处以批评、罚款、降级、直至辞退处罚。造成经济损失的必须赔偿。 D．《资金内部调拨通知书》，须要划转款项时由财务部立即填报。（2）申请物料消耗品和办公用品款项时，必须同时呈报以下资料报批：A．《分期付款跟踪表》原件，每次付款时，必须呈报合同，零星采购不必呈报。C．《物料用品申购单》或《文件呈批表》，限用于零星采购必须填报。E．《资金内部调拨通知书》，须要划转款项时由财务部立即填报。（3）申请固定资产采购款项时，必须同时呈报以下资料报批：A．《分期付款跟踪表》，每次付款时，必须呈报合同。C．《预算外固定资产申请表》，限用于预算外必填报。E．《资金内部调拨通知书》，须要划转时由财务部立即填报。C．《资金内部调拨通知书》，须要划转时由财务部立即填报。B．《物料用品申购单》，限用于零星的、金额较小的采购必填报。（6）销借款（支票）或现金报销时，同时附送以下资料报批：B．《出差申请表》此表原则上应是先报批，属于附送资料。C．《特殊交通工具申请表》此表原则上应是先报批，属于附送资料。D．《招待费用申请表》此表原则上应是先报批，属于附送资料。E．《现金借款单》或《转账支票领用审批表》复印件。1、 开户权限：银行存款、银行贷款的开户审批权为总裁（或其授权人），其他任何人未经批准，不得擅自开立存、贷款账户，更不得以私人名义开设存折账户。2、 开设账户，应由财务部提出申请，分别由部门负责人、资金结算部、财务总监和执行总裁签批意见后，最后报总裁审批。3、 资金结算部根据业务需要开设结算账户时，由部门申请，经财务总监核准，报执行总裁和总裁批准。4、 财务部必须定期对各银行账户进行清理，对过时的不需用的账户，要坚决取消，报批程序同上。5、 账户的管理：严格实行“收支两条线”管理制度，设专户进行管理，具体分为结算专户和费用专户（含基本户）。（1） 其中结算专户由资金结算部负责监管，不得从该类账户直接向外单位支付任何款项，原则上只进不出，出账对象仅限于公司基本账户和偿还贷款用账户，款项来源为融资收入和经营收入。（2） 结算专户转入的款项必须先经基本账户再转入相关费用户和纳税专户进行支出，包括利息转款支出、资产购置支出等，从而通过基本账户体现公司每期费用开支总体情况。（3） 费用专户包括基本账户、纳税专户和其他代扣款费用专户，由财务部统一管理，款项来源根据部门月预算和资金计划，经资金结算部签批意见，再由财务总监核准后，最后由执行总裁和总裁审批。（4） 财务部门根据业务开展的实际需求，可指定一结算账户专门用于支付购油款，便于核算和监控。（5） 集团公司各单位间的往来款项，须通过各单位指定的结算账户进行调拨。（6） 大型在XX程项目资金收支的账户，视同独立核算单位的账户实行专户专人管理。针对公司内银行账户间的每笔资金调拨与划拨业务，必须严格执行每笔审核、审批制度，为此特明确规范使用《资金内部调拨通知书》，作为公司财务内部控制的必要手段和款项划拨的重要依据：（1）“公司内银行账户”是指经总裁审批同意开立的所有光汇集团公司的收款户、贷款户、日常费用户及其他扣款费用专户；（2）公司内部每笔资金调拨和划拨时，仅限资金结算部人员或财务人员填写《资金内部调拨通知书》，《资金内部调拨通知书》一式二联，一联财务联，一联结算联；按设定的审批程序逐级审批，财务部出纳负责办理相关的支票领用审批和转款银行业务；（3）《资金内部调拨通知书》最后由总裁签批后，出纳即可按通知书内容在规定的银行账户间及转款时限内准确无误办理资金调拨和划拨业务；（4）公司内部资金调拨申请部门为财务部或结算部，各部门应作好资金调拨情况记录，以便审核公司资金状况，对于同一笔资金的调拨，严禁重复申请或审批；（5）公司资金对外支付业务，仍按原规定执行《转帐支票领用审批表》审批手续；（6）公司提现业务，仍按原规定执行《现金支票领用审批表》审批手续。1、 银行印鉴分为存款印鉴和贷款印鉴，存款印鉴一般由财务专用章和法人代表章组成。贷款印鉴由法人公章、财务专用章、法人代表章、财务负责人章组成。2、 银行印鉴章实行分开保管，相互制约的原则。其中：财务专用章和财务负责人章由财务负责人或其指定人保管。法人公章、法人代表章，由法人代表或其授权人保管，若加有出纳印章时，该章由出纳员保管。3、 在使用印鉴章时，必须有完备的审批手续（包括有完备的贷款手续、付款审批手续和启用印鉴审批手续），方能使用，否则，保管印章的任何一方都有权拒绝。1、 银行支票一般有银行普通支票、汇票委托书、电汇凭证和本票等。2、 银行支票由出纳员根据实际需要购买并负责保管和使用。 3、 银行空白支票应视同现金进行保管，开出支票时应有完备的审批手续(详见请款及报销审批程序流程）。填写支票应规范：日期、对应科目、收款人、付款内容必须填写清楚，错时应盖“作废”戳记，妥善保管，不得撕毁。4、 开出支票应设立备查账簿进行登记，支票及登记薄上均必须有领用人签字。1、 集团公司为允许范围内的单位作贷款担保，必须由结算部提出申请，报财务总监核准后，再报执行总裁和总裁审批。2、 公司原则上不为其他单位提供担保，或互保。公司为联营、合资单位作贷款担保，必须取得联营、合资对方的反担保或“共担风险承诺书”。3、 集团公司所属的各公司不得擅自为集团公司内部以外的任何单位和个人作经济或信用担保，联营、合资单位非经董事会同意，也不得为任何单位作担保，否则所引发的经济和法律责任概由当事人承担。4、 集团及所属公司贷款原则上不以固定资产作抵押，若确需办理抵押，必须经董事局（会）研究批准，方可抵押。1、 购货合同及运输合同的审批：按照采购合同审批和运输合同审批的程序 2、 申请购货款：货款及运费根据采购合同及运输合同中的付款条件，向资金结算部报资金计划，经规定的程序审批后，办理付款手续。（1） 出纳员根据采购合同及请款审批单，汇同结算部一起到指定银行办 理（支票、汇票或其他）付款手续，付款票据办妥后，由财务人员随同采购人员负责送交供货方（银行派人跟踪的可一同前往），付款前必须先确定货物是否存在，经核实无误后，方能交票（经公司资信评估小组认定的信誉很好的单位除外）。（2） 运费一般在货运到后,由采购部门申请,经审批后付款。（3） 采购地的有关费用，数额在2万元以上的，由财务人员在送货款时， 负责支付，2万元以下的，可以由业务员支付后，回来凭票报销。4、 结算：交款时必须及时向对方索取收款收据、增值税发票及发货通知单， （1） 所有款项的收取都必须由财务人员负责办理，其他人员协助。（2） 为确保资金的安全、快捷，对于同城银行转账支票，应尽量办理“实时支付”入账。（3） 对于由客户直接划款的，根据银行进账单或银行转款凭证与我司结算专户当日发生数进行核对，予以确认。（4） 对于现金，应及时送存指定银行结算专户，原则上不得坐支。对于特殊需要，存入存折账户的现金，应报财务总监审批。（5） 对于银行汇票,需经专业银行验证无误，方可接收。（1） 货款到账的确认，原则上应根据银行或客户提供的进账单原件进行认定，特殊情况下可结合采用电话查询、网上银行查询和其他必要的资金到账确认方法进行，目的是保证货款资金到账的及时性、准确性和安全性。（2） 只有通过财务出纳、会计审核签字确认货款到账后方可在销售单据上签注“收款专用章”，交相关部门办理提货手续。特殊情况下的签章放单行为应有足够保证并经财务总监审批后方可进行，目的是在不影响业务正常开展情况下保证货物的安全性和销售业务的畅通。（3） 财务人员在审核各种收款单据时，对审核审批后的单据主要内容有人为变更、修改之处的应予以拒收。 出纳每天必须向财务经理、财务总监、执行总裁、总裁报送银行存款、现金库存日报，主管会计每月应与出纳核对银行存款、现金收支账目及余额，并按规定向主管领导报送相关报表。1、《贸易进口付汇核销单》由财务部统一向银行申领，统一填写。2、《贸易进口付汇到货核销表》由财务部统一向外管局申领，集中保管，统一填写。即期信用证项下的核销单，原则上一个月内核销完毕，远期信用证项下的核销单原则上一个半月内核销完毕。5、在办理核销单核销手续时，应提供核销单、报关单、核销表等资料。6、核销单核销完毕后，核销人员应及时把《贸易进口付汇到货核销表》、《贸易进口付汇核销单》第二联留存备查。7、进口付汇核销相关业务需要时由资金结算部负责协助办理，财务总监负责协调。8、外汇账户的日常管理具体参照第一条“银行账户管理”有关规定执行，公司外汇账户的年检工作由财务部负责，必要时由资金结算部协助办理。第一条 费用的归口管理:费用分为可控费用与不可控制费用，采取分级归口管理办法，各部门负责其预算限额内的可控费用，不可控费用由财务部集权控制。1、每年年终前一个月内由各部门编制下年度可控费用预算，经主管领导核准后，报财务部预算组初步审核，并汇总汇编。财务部在年度终前10天内，将综合汇总后的预算，报财务总监核准后，再提交总办讨论通过。2、在年终后30天内，由执行总裁主持召开各部门预算平衡会议，确定各部门年度费用预算，报经总裁批准后下达各部门执行。3、新一年开始，各部门必须按下达后的年度预算严格执行。每月根据其预算，在25日前编制资金使用计划，报财务部审核汇总，再由财务部送结算部核准，报财务总监签批后，于次月一日前由结算部下达用款计划，并向财务部开出划款通知单，将款转入专户使用。4、若遇不可预测的费用，必须报预算变更申请表，经总办审核，并报执行总裁和总裁批准后，按调整后的预算实施。5、每季末，财务部将各部门费用执行情况进行汇总，与预算进行对比，分析差异原因，提出改进措施，对于明显预算偏大的费用，应根据实际情况进行适当调整。财务部将预算执行结果，报财务总监、执行总裁和总裁，并向各部门进行通报。6、年度终了，各部门超支或节省的费用，按公司考核兑现办法进行奖惩。1、员工出差分为国内出差和国外出差。按出差目的和所办事项分为：（1）商务性出差，包括派出招商引资、商业贸易合同谈判、异地采购、付款等为达成经营目标而进行的公务活动。（2）事务性出差，包括派出处理法律事务、追讨款项、建立公共关系等非经目标而以促进管理为目的进行的公共事项。（3）非公务性出差，包括受公司委托或指派外出进修培训，法定的上岗前培训、国内外非商务性考察与培训等旨在提高员工个人素质的公派外出事项。2、员工出差前应填写《出差申请审批单》和《出差行程计划表》，经部门经理签注证实后，按出差期限由授权主管视情况需要事先予以核定，并依权限予以批准。出差员工凭批准的《出差行程安排表》通知相关部门或外单位安排接洽、住宿及工作配合等，出差员工另凭批准的《出差申请审批单》到财务部依公司规定办理借支一定数额的差旅费，并在出差返回一周内办理报销手续。（1）出差前必须填报《出差申请审批单》，经以下主管人员批准后，复印一份《出差申请审批单》报人力资源部（考勤）备案。未及时填报《出差申请审批单》者，必须先告知人力资源部，回来后立即补办《出差申请审批单》。（2）境外出差或非公务性出差，必须由执行总裁和总裁批准。
| 出差时间 | 部门经理 | 主管副总 | 总裁或执行总裁 | 一、商务性、事务性出差 |
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| （一）境内 |
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| 副总裁、总监、总裁助理 | 0-3天 |
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| * | 3天以上 |
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| * | 部门经理、副经理经理助理 | 0-3天 |
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| 3天以上 |
| * | * | 高级文员及以下 | 0-3天 | * | * |
| 3天以上 | * | * | * | （二）境外 |
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4、因公出差的差旅费用分为交通费、住宿费、伙食费、市内交通费、邮电费和特别费等，差旅费用实行包干的办法，即“划分等级，分项计算，总额包干，调剂使用，节约归已，超支不补”的方法。5、出差人员的交通费（不含出发地和目的地的市内交通费）按下列标准实报实销从出发地到目的地来回交通费用。（出差交通工具附表） | 飞机 | 火车 | 轮船 | 汽车 | 总裁或执行总裁 | 头等仓 | 软卧 | 头等仓 | 按实 | 副总裁、总监、总裁助理 | 商务仓 | 软卧 | 二等仓 | 按实 | 部门经理、副经理、经理助理 | 经济仓 | 硬卧 | 三等仓 | 按实 | 高级文员及以下员工 | 经济仓（特批） | 硬卧 | 三等仓 | 按实 |
（1)能享受高一等级舱位，出差日该班（航）次无相应等级仓位的，不享受差额补助。（4)出发地至出发港/码头的来回交通原则上由公司接送，没有安排接送的，可实报实销来回车费，确因时间急迫或其他特殊需要以的士出租车作交通工具的，应需事先征得部门负责人或主管副总同意，出差回来应填制《市内乘坐特殊交通工具申请单》报行政总监批准。（5)对乘坐飞机须要特批的员工，必须经总裁或执行总裁批准。（6)对超出标准乘坐的交通工具，如没有主管领导的批示，其差额均由本人负担。6、住宿费及伙食费、当地交通费、邮电费、洗衣费用等杂费，除总裁和执行总裁实报实销外，其他人员出差一律按下列标准补助包干核付（人民币元或等值外币）。
| 每日住宿费及杂费（住宿费占二分之一、餐费占四分之一、其他杂费占四分之一） | 境外（包括港澳特区） | 境内 | 总裁和执行总裁 | 实报实销 | 实报实销 | 副总裁、财务总监、行政总监、营销总监、技术总监（含副职）、总裁助理 | 2500 | 880 | 部门经理、副经理（含助理） | 1600 | 680 | 高级文员及以下职员 | 1500 | 320 |
（1)如本公司备有住宿场所或出差人员由接待单位免费安排住宿，不再补助住宿费，如免费安排伙食，不再补助餐费。本公司备有办公住宿场所的办事处，按下面第11条规定执行。（2)出差天数计算含在途天数，但扣除返回当天的住宿费标准。（3)随同出差二日（含）以上的员工，包干费比照级别较高员工的标准执行。（4)若出差员工二人或三人及以上属合住一间的，住宿包干费比照一间标准计发，分开住宿的按实际入住间数标准计发（如三人入住二间，其中二人一间，一人一间，住宿包干则按二间计发）。（5)若公司提供交通工具出差的，则扣除当日包干费中杂费的50%。（6)非公务性出差人员的每日包干费，在一个月以内的，按标准的75%补助。超过一个月的按标准50%补助。超过半年的，按标准的25%补助。（7)若特殊情况超出住宿等包干标准者，需在发票上注明原委，可报总裁实报实销处理。（8)为维护公司对外形象和员工切身利益，防止个别出差员工不正当做法，对不同级别的员工出差住宿条件给予下列限定，达不到住宿标准的实报实销。
| 每日住宿费标准 | 境外（包括港澳特区） | 境内 | 总裁和执行总裁 | 实报实销 | 实报实销 | 副总裁、财务总监、行政总监、营销总监、技术总监（含副职）、总裁助理 | 四星级酒店 （折人民币500~1250元内实报实销） | 三星级酒店或以上 （人民币240元以上） | 部门经理、副经理（含助理） | 四星级酒店 （折人民币400~800元内实报实销） | 星级宾馆 （或人民币180元以上） | 高级文员及以下职员 | 四星级酒店 （折人民币300~750元内实报实销） | 星级宾馆 （或人民币120元以上） |
7、若出差省内陆方由公司派车或自己坐公交车辆当天就返回的，只给予报销行车路桥费用或交通费（包括出发地和目的地的市内交通费），不再给予出差补助，按正常出勤计发餐补。8、出差人经申请主管领导和行政总监获准报销当天交际应酬费的，报销标准严格按照交际应酬费报销标准执行，出差返回后应补办申请手续；出差人员若遇业务特别费用（如送礼等）需由总裁、执行总裁批准，否则概由个人负担。出差人员若获准报销一餐应酬费用，则扣除当日包干费中伙食费的50%。9、出差人员在计划外的行程，如有交通费或延长出差时间需报支补贴的，需事先经执行总裁和主管领导同意，后补《出差申请表》，否则一切费用自理。10、出差期间不论是否加班或遇法定节假日，一律不计加班费。11、派驻各地分公司、办事处的长驻（公司已有办公及住宿场所）人员不执行本规定，每天可给20元的生活补助（不包括当地招聘人员），其他费用按实报销。办事处人员在办事处以外的地方出差，可按本办法执行。12、为本公司事务出差专家顾问的差旅费比照副总级标准支付。为本公司事务出差的其他单位人员，按随同员工级别标准支付。13、公司所有人员出差，无论实报实销或费用包干者，必须提供真实有效的住宿发票和单据（原件），用于核定实报实销金额或证明住宿包干金额，财务人员不得给无或无效票据者核定该期间的住宿包干费用。14、出差人员回到家乡，吃住在自己或朋友家中的无有效发票提供的，住宿补助不再计发；若回到家乡需入住楼堂馆所的，需在住宿发票说明原委，比照报销和包干标准核定。15、差旅费的支领标准，因物价变动等原因，可由财务总监报总办会议审议后核准随时调整，同时按新的标准执行。16、本规定自颁布之日起执行。如果业务部费用需与业绩挂钩，另行制订有关规定，在挂钩办法出台之前，照本规定执行。应酬招待费管理按公司有关规定执行（见行政部相关管理规定）。（1）物资采购（包括办公用品）报销必须附有《物资采购申购单》、《验收入库单》。（2）招待费报销必须附有《招待申请单》原件，并有相关领导签字。（3）差旅费报销必须附有《出差申请审批单》；当月几次出差深圳（含龙岗、宝安）以外的，当天去当天返回的，可一个月汇总填写一张《出差申请审批单》。对出差人员的报销不论几天都需填制《差旅费报销明细单》，对实报实销项目应进行特批，如招待费，应填报《招待申请单》。（4）的士费报销必须附有《乘坐特殊交通工具申请单》，并有相关领导签字方可报销。（5）所有按合同申请付款的，必须将合同副本附在《转帐支票领用审批表》后，交财务部留底。（6）所有需对外支付的款项，必须先经财务部会计复核，才能逐级向上申报审批。2、公司实行“收支两条线”，如领导已基本同意对大额资金的支取（现金超过5000元，支票10000元）在填制付款申请时，先去出纳处核实，再确定是否同时上报转款审批。3、各部门及人员应及时报销当月所发生的单据,避免积压单据,跨月报销每人每月只能报销一次，填写一张报销单（销借款与无借款一并填写）；超过一万元的借款，每旬销借款，不受每月一次的限制；需报销的员工（包括销借款），每月必须在月末最后一天前报送至财务部会计处，过期不再接收。4、申请借款的部门及人员，如在月末填报报销单据时，预计下月还需借款，可在填制报销单时同时上报借款审批单。5、各部门在请款、签定合同等事项时，事先应征询财务部意见，确认费用归属单位，并正确填制审批单据。6、 报销或申请付款时必须提供合法有效的原始单据：（2）分期付款项目必须提供与付款进度相应的发票（金额等于或大于付款金额）；（3）发票必须真实、有效。除政府机关、事业单位收据有效外，其它企业、商店开出的收据均无效；A、天虹、顺电、沃尔玛、山姆、百安居等大型商场以及政府部门、 电信部门、供水供电公司，可先行付款后提供发票；B、其它单位一律不得先付款后补发票。如确需先付款者，需请财务总监加批、确定取回发票期限后方可支付；C、未取得发票先行付款者，该部门经理承担连带责任。如跨月不能取得发票，停发经办人及部门经理当月工资，并不得结算。E、付款的，由出纳在付款时在《付款跟踪表》上标明此次已提供多少金额的发票（如付款时未提供发票，由负责催讨发票的会计标明）。（5）原始单据必须用胶水粘贴，严禁用订书机订；单据粘贴要整齐，大小不能超出报销单据粘贴单的大小，单据多时，按费用类别，多分几张报销单据粘贴单均匀粘贴，不符合要求的财务部予以退还。第一条 货币资金包括现金、银行存款和其他货币资金 。它具有流动性最大的特点。为管好用好货币资金，确保公司资产的安全、有效，特制订本制度。出纳员不得兼管总账、明细账，出纳可以登记现金日记账、银行存款日记账，会计管理总账、明细账，但不能经管货币资金收支。出纳员保管、开具现金支票、转账支票，财务经理或由其指定会计人员保管印鉴章，出纳员开具支票后，（能限额的应签发限额支票），由保管印鉴章人员审核无误后，加盖印鉴章。公司内任何货币资金的收支必须入账，不得有账外资金、设置小金库，也不得用白条子抵充货币资金。收入的现金，必须及时送存银行，当天来不及存入银行的现金，应当存入保险箱，金额较大，必须派人值勤。所有支票也必须存入保险箱。对于库存现金，出纳员应每天盘点，核对账目，银行存款必须在月末编制银行存款余额调节表，并查找未达账的原因。（3）不准将公司的现金按个人的储蓄方式存款（公司特许的除外）。公司在货币资金收入业务方面，着重控制现金收入。无论现金收入或银行存款收入都可以用会计记录对出纳工作进行控制、监督，控制程序如下：1、发票、收据实行联号控制，指定专人负责管理。出纳员在领用收据时，应登记领用时间、领用号码、领用人、批准人签字，用完之后必须进行收据销账处理。发票必需由主管会计中指定的专人开具，主管会计必须对用后的收据进行检查，检查其号码是否齐全，有无套空填写，有无涂改痕迹等。（1）公司收到任何款项都必须出具收据（钱货两清时，销售发票可以替代收据）。（2）收款确认无误后，应加盖“现金收讫”或“银行收讫”和公司“财务专用章”。（3）收据为一式三联：第一联存根。第二联交款人。第三联财务记账。开具时必须复写，不得随意更改和套空写。3、各种收入都应由财务人员集中办理，杜绝业务部门或其他部门的人员直接向客户收取货款，业务部和其他部门人员有责任协助财务人员收取货款。4、出纳员每天根据财务联收据等收款凭证进行登记，记完账核对无误后，将收款凭证转交财务部会计进行账务处理。1、货币资金的支出分采购材料款、费用、资产、借款等其他方面的支出，所有货币资金的支出必须严格执行公司的审批程序。2、公司货币资金支出分现金支出、银行存款支出。现金支出范围严格按照国家和公司财务制度的规定执行，超出现金支出范围，必须开具支票通过银行划转。3、对商品采购款的支出，采购部门应先报采购计划，签订采购合同，按规定程序审批后，方可到出纳员处领款或报销，出纳员对要支付的款项应严格审查，确认无误后，才可支付货款。4、对费用报销的支出，严格执行公司的费用报销审批程序，出纳员应对费用审批手续、原始凭证各要件审核无误后，方能支付款项。5、对于固定资产和低值易耗品的支出，必须按预算管理的要求进行申购审批，在取得完备的审批手续后，方能办理付款。6、对于在XX程、长期投资的支出，必须附有合同或协议书的复印件、董事局的决议。必须有专人签审，按规定的审批程序审批。7、对于应付账款的控制，除必须报计划审批外，在不影响商誉的情况下，尽量延迟付款，以利于公司资金周转。对于个人借款的控制，严格执行其他应收款的控制、报销审批程序，月末按制度规定扣回欠款，严禁挪用和占用公司资金。8、出纳员在支付款项时，要求领款人必须签名，再加盖“现金付讫”或“银行付讫”章，并及时登记入账，核对无误后，将付款凭证转交会计部门进行账务处理。1、出纳员应每天根据货币资金的收支情况，分别登记现金日记账和银行存款日记账，并结出余额。2、出纳员每周应编制现金结存及变动周报和银行存款余额及变动周报，并与实际库存、存款进行核对。3、出纳员每月应编制现金结存及变动月报和银行存款余额及变动月报，并分别与会计总账进行核对。4、主管会计每月对出纳员的现金库存进行一次盘点，并根据银行对账单与银行明细账进行勾对，发生差额应查明原因，编制银行存款余额调节表。1、若客户不是即时付现,而是采用信用赊购的销售时，业务员应先查阅该客户的资料，过去是否有交易往来记录，信用状况怎样，并将有关资料报财务部。若为新客户，则由业务部门填妥客户资信调查表（包括客户登记卡、营业执照税务登记证、复印件、营业状况、财务状况、信用保证及抵押情况等），送信用评估组进行审核。2、信用评估组接到业务部门资料后，应配合业务部门再调查落实客户资料，然后根据搜集的资料进行整理分析，拟订客户授信额度及上限，最后报执行总裁和总裁审批。3、若经授信部门评估，认为该客户信用不佳，应及时与业务部联系，讨论是否接受此订单或合约。订单或合约则必须呈报执行总裁和总裁决定是否要求付现或提供保证和抵押担保。4、若接受担保或保证条款时，由业务部门跟踪初审客户设定担保或保证的各项手续（包括办妥经公证的抵押担保书或保证书，并经律师审核，同时在业务继续的前提下，该手续每年必须重新办理一次），然后将初审后的资料送授信部门再审核，若获通过则根据评估结果给予信用额度。若未通过则由授信部门决定是否再增加担保品或保证，或者要求款到付货。5、客户合约或订单金额在信用额度以内，则签约或接受此订单，并按约定条款发货。对于未办妥授信手续或超过授信总额的交易不得发货，必须经执行总裁和总裁特批后方能发货。6、签订合同或接受订单时，其金额不得超过授信额度，超过时必须由业务部门重新提供客户资料交由授信部门再审核其信用，决定是否增加额度。额度的任何变更仍须经由授信部门再次评估审定。7、与客户签约时，若累计的应收账款、应收票据及未兑现的其他银行票据（支票、汇票等）已超过原订授信额度时，应停止发货或超过额度部分以现金、不可撤消信用证方式支付，或按本控制办法第5和第6条的规定办理。8、部门在接获退票通知，或得知某客户已停业、财务危机等信息时，应立刻调查核实，并通知仓库暂停发货，待证实无此事或确有此事而危机已解除后方能恢复正常发货。9、在交易进行中，授信部门应视情节需要，随时机动会同业务部门对可能有问题的客户进行状况调查，以决定拟采取的措施。1、目的：深入了解客户动态及发展，以期用适当的商品，以适当的数量和价格，在适当的时期做适当的销售，达到完全回收，确保账款安全为目的。（1）每一交易客户或新客户均须完成信用调查表（附客户通知函），并经核定或核准信用限额后才准销售。（2）信用限额的核定均须按（客户信用调查表）所列项目，逐一详细调查及正确填写，并经有关人员核签送业务部核准才生效。（3）各项资料异动应及时修改，并作为调整（增加或减低）信用额度的依据。但应检附最近六个月（分户卡副本）凭核。（4）业务部经理及主办信用人须按权责逐一详细审核后才准签送。3、查表进行落实，正确填报及信用资料异动的及时权责：业务代表应对每一交易客户的信用修正，并在权限及核定限额内依公司销售政策合理出货。业务部经理负责在核定权限内，对签报信用限额的客户及重要客户的动态亲自访问，审核资料的正确性，对超限销售客户及异常（账款）客户的对账处理及建议。主办信用人负责信用调查表会计资料（销售、账款、票据）的核签，限额以上客户的财务状况复查，分析异常（账款）客户资料的提供，定期与客户对账，管制客户的销售控制，经常主动提供各项分析资料供销售决定参考。公司领导负责信用限额内合理销售的控制及掌握地区内重要客户动态，运输、售价与信用限额的关系，确定合理销售数量及确保货款安全和票期的缩短。 | 财务总监 | 主管领导 | 主办信用 | 业务经理 | 业务代表 | 核定权限 | 10万以上 | 10万以下 | 3万以上复查 | 3万以下 | 1万以下 | 超限核准权（各级核权限内之信用限额为限） | 不限定 | 30%以下 | 交易资料的提供和建议 | 20%以下 | 无 |
注：凡超限销售者，须检附六个月的客户分户卡凭核，经各级核准权者签准后才可出货。A.信用限额应大于（等于）应收票据加应收账款加本期销售额才准出货。B.超限销售在各级核定权限内的信用限额核准权范围内，合理正常销售额可进行核发。C.管制客户由各级信用限核定权人核定，并按管制条件实施。A.各级最终核定（准）者，须对核定资料的正确性负责。职 务 | 负 责 事 项 | 业务代表 | 信用调查表所有应填载资料，负责填载齐全及正确性，如没有或无法查出，应写“无”，绝不可空白。 | 业务经理 | 核定信用限额的正确性，异常客户处理，超限的核发。 | 主办信用 | 交易记录、复查报告（须信用复查部分）管制法、异常账款资料提供。 | 主管副总 | 核定权限的正确性，超限的核发。 |
B.客户账款发生风险，导致回收困难之嫌时，应依倒账呈报程序时限及应注意事项于期限内（业务代表三天内，业务经理、主办信用四天内）自发生倒账之日起七天内填写倒账报告单，附分户卡副本，信用调查表报财务总监审核。C.信用限额范围内或超限经核发合理正常销售者，发生倒账时处置适宜，遵守时效，视情节减轻或免予处分，催讨有功者，另予适当奖励。若信用资料呈报或调查不实，致公司蒙受损失，各级失职人员另视情节核定赔偿。D.不合理销售或未经核准（如业务经理超越权限）自行销售致发生倒账时，须负全额赔偿责任，若处置适宜催讨努力有实绩可循，使公司减少损失，可减轻处分。E.未呈报客户信用调查表及超限未经核准，自行销售部分以无限额论，须负全额赔偿责任。所有倒账案发生时各级人员应即时检讨。F.倒账发生时，应视其动机、处置、催讨、时效、成果及到任时间另酌情奖惩。G.离职或路线移交除业已发生之倒账外，原经手人的应收票据及超限部分，仍负连带赔偿及催讨责任，应收账款及移交中所达成之销售（合理正常或经签发者）由接交人负全部责任。1、必须在确认销售收入的同时开出发票。开立发票必须符合税务局发票管理的有关规定，增值税发票必须实行三专（专人领退、专人开票、专人保管）。2、发票必须依据发货单填开，开出发票的内容必须与发货内容相符合，并将发票号码记在发货单上。3、发票上的价格必须以合同签订的价格或核准的价目表为依据。所有发票应定期加出合计金额，并与应收账款、销货合计数进行核对。4、已开出并已记账的发票原则上不得作废，确须作废的发票必须在收回原发票时填写发票作废申请，并由客户签章，作废的理由仅限于下列情况：（2）发票所载数量与客户签收数量不符且超过合同规定的差异比例。5、原发票取回,若为当月开出发票,则直接订于存根联上加盖作废印章才可开出新发票。并于原出库单存根和作废发票上注明重新开立的发票号码。6、若为已申报增值税的发票，或原开立发票的发票联和抵扣联因故不能收回时，应与税务机关协调妥善处理税务事项。财务部门应在原发票联和抵扣联收到后，才将发票作废并重新开立正确的发票，同时将有关单据予以另卷保存，以便检查核对作废原因。1、应收账款是由于赊销而向购买方提供的付款信用，因此要严格按赊销信用额度授信控制制度的规定执行。2、财务人员应根据发货单会计联、销售发票经复核核准后编制记账凭证，并过入客户相应的应收账款明细账。发货单经客户签收后交由财务人员按时收款。3、应收账款明细账余额应与客户未付已签收的发货单相符，财务部每月结一次账，并将“业务员——客户类别”的应收账款明细表提供给业务部，由业务部经理核对欠款客户签收联，看二者是否相符，不符应立即查明原因。4、财务人员收到客户款项，填写收款通知单（或收款收据），经出纳人员签收无误后交由会计人员冲账，销货明细表应与收款通知单相符。5、每月编制应收账款账龄分析表，并将超过信用期后尚未收现的，列表注明债务人、金额、时间及未收回原因并加以查明。6、财会部门每月核对应收账款明细账、总分类账、及有关凭证是否相符。每月定期向债务人函证应收账款余额予以对账确认。7、确定坏账准备的评估提列是否适当核足够，已确定的坏账是否已列损失。坏账冲销应收账款，须经授权主管核准，并作备查记录。8、因销货退回及折让所发生的应收账款减少，须经授权主管核准，并扣抵应收账款。第一条存货反映本公司期末在途、在库和加工中的各种存货的实际成本，包括各种材料、商品、在产品、包装物、低值易耗品、分期收款发出商品、委托代销商品、受托代销商品、委托加工物资等。为了加强存货的管理，特制订本制度。（低值易耗品的管理，除遵照本制度的有关规定外，还要遵守《低值易耗品管理制度》。）第二条本公司存货采购主要包括物料用品、办公用品等。 1、物料用品、办公用品等采购是根据预算进度和实际需要，定期由使用部门经办人填具《物料采购申请单》，申请表上须详细注明参考供应商、规格型号、需用日期、用途、数量、预估单价和金额等内容，若申购物品需要采取特别运送及保存方式的，还应标注注意事项。申请单必须经仓管人员作库存余缺审核，再按规定的程序报批后方能采购。2、《物料采购申请单》由申请部门填制，上报物资管理部门，由物资管理部门随申报文件上报后经相关权责主管核准后，依规定办理采购。采购部门接到经批准的申购文件后，应备妥有关资料及预计采购供货商、数量等。3、采购方式应视货物性质、金额大小，是否经常使用（分常用品、常备品和非常品）及市场竞争情况等加以考虑，然后选定询价采购、议价采购、比价采购、合约采购、招标采购和紧急采购等采购方式。4、紧急采购不应经常发生，事后应补办请购手续，并应分析发生原因是否为不可抗力，有无改善计划。审计监察部、财务部应不定期对《物料用品申购表》进行检查，是否有延迟采购、计划外采购，是否符合经济采购量的要求。5、采购部门必须建立完整的采购记录，即在每次办理完采购业务之后，将不同采购方式的订购及询价资料，分类填入供应商资料卡，以供日后参考备用。6、合同的订立：采购单位依据经核准的申购单，填制采购合同。采购合同按公司合同管理办法有关规定执行（其中送一份复印件给财务部）。7、为加强办公用品采购的管理，本着少花钱多办事的原则，减少办公用品费用的开支，对办公用品的采购作特殊规定。（1）采购办公用品除特殊商品（如财务资料、工商资料等）外，必须到本公司指定的商场购买，公司指定的商场有：沃尔玛、天虹商场、山姆会员店三家商场。（3）采购人员报销办公用品时，除提供发票和验收单外，另须附上商场电脑小票，否则不予报销。1、采购部门在确定采购日期后应通知仓储部门预作仓位安排，并安排相关人员作好卸货准备。2、供应商交货时，仓管人员应就供应商的送货单（运单）、发票（收执联与抵扣联）与购货合同或经批复的《物料采购申请单》核对无误后，由其安排卸货地点，并依指定的方式卸货，办理入库手续，填制一式四联《物料验收入库单》。第一联，存根联，留存物资管理部门；第二联财务联，随同发票等单据入账；第三联，仓库联，据以登记材料收发存台账；第四联，采购部留存。3、属计重的货物入库时，应计量。卸货完毕后，仓储人员应依计量单位核对其重量（容积），或依计数的方式核对数量。点收无误后，仓储人员应开具入库单。4、采购的货品，如属经常使用的商品、备件或规格特殊的机械设备，货物收妥后，验收人员依检验规范或买卖合约办理取样检验，连同样品送检验部门或请购部门办理检验，最后出具检验报告。部分货物因缺乏检验手段的，仓储部门或请购单位只做外观检查和数量验收。采购部门应附厂家品质保证书并在采购合同中附有相应的质量保证和索赔条款。5、货物检验规范应包括：（1）取样样品数；（2）依该货物性质的重要性列出检验项目；（3）各检验项目的品质标准或可接受范围。品质标准应以数值表示为原则。6、检验部门（或单位）根据检验结果鉴定样品是否合格，并就检验项目及结果在检验报告上加以说明，作为是否可以入库的参考依据。7、仓储部门收到检验合格的报告后，可以据以办理入库并登记台账，并在台账备注栏注明送货单或对方出具的出库单（或计量报告）的编号，以便查考。8、仓储部门办妥验收入库后，应将送货单、检验报告、发票等加盖验收戳记并由主管人签章连同入库单送采购部门办理请款或销账手续。9、若检验不合格，则依物资管理部门批示意见办理退货、更换、扣款或索赔。延期交货或逾期末交货的应依合约规定罚款或没收保证金。（1）取得发票的货物名称、规格、数量、金额与送货单或验收入库单必须相符。（3）如已分批收货时，仓储人员应在订购单上注明分批收货日期、数量，以复印件送采购人员。1、仓储人员和采购人员应定期（每周）核对收货情况及已发出的采购合同或订购单，若发现有逾期未交货或交货已逾期的情况，采购人员应及时与供应商联系，请其尽快依约送货。若合约上约定有罚款条款时，应执行罚款。2、若供应商愿意接受罚款，承办人员可直接在请款单上的金额内直接扣除，并在备注中注明扣款原因，供领导参考。若逾期原因为人力不可抗拒的因素所致，供应商要求免罚的，承办人员应先呈经授权审批，并将审批单附于请款单之后。若供应商所交货物，品质不符合合同要求但仍可使用或售卖，如因紧急需要不能等待退货或更换，而改以货款中扣减的，承办人员应以书面报告呈请授权主管领导核准，总裁批示后，再通知仓储人员收货。否则，应办理退货、更换，并按合同约定条款索赔。3、采购部门对于货款已支付,经售货或使用部门发现质量不符合规定时，应处罚失职人员,并应计算公司损失金额，与供应商取得联系,依照合约催讨规定的罚款,必要时会同法律人员依法律途径解决。4、采购人员收回的罚款，应于当天缴至出纳入账，不得拖延或与其他货款相抵。存货的领用必须办理出库手续，填制一式四联《物料领用单》，经相关有权人逐级批准，物资保管员据以发放物料。对于耐用的或价值较高的物资在报废或领用时必须办理废旧物资退库手续，即实行以旧换新制度。各部门在领用需要以旧换新的物资时，必须同时将旧物资办理退库手续，填写入库单。需要以旧换新的物资目录由行政部负责制订，并接受审计监察部、财务部的监察。仓库保管员对需要以旧换新的物资的入、出库单进行严格审核，并清点实物。核实无误后方可办理领用出库手续。入出库手续同日常物资入出库。第一条 为加强固定资产管理，提高固定资产使用效率，特制订本规定。第二条 凡有关固定资产的分类编号、添置、更新改造、维修、验收、保管、移交、调拨、抵押、出售、报废处理、盘点等事项，均依本规定处理。第三条 本规定所称固定资产是指使用年限在一年以上、单位价值较高的实物资产（必要时可以单项购价在2000元以上来确定），包括房屋及建筑物、机械设备及机械装置、电子设备、运输设备、工具用具、器具、办公设备等其他设备。使用年限在两年以下，不具运营性且单位价值较低的、或非附属设备的实物资产，应列作低值易耗品或计入费用（必要时可以单项购价2000元以下来确定）。财务部依实际情况制订固定资产分类目录，并根据实际情况的变化进行调整，上报批准后执行。第四条 固定资产由财务部任价值管理部门，行政部任实物管理部门。资产管理编号及分类目录由财务部统一制定，责成行政部按类别、项目进行管理，其管理细则由行政部负责制订，并报财务部、审计监察部。对于固定资产较多、距离较远的部门，如物业管理部，要单独设立固定资产备查簿，并与行政部登记台账定期核对，并接受行政部的管理。电子设备由电脑部具体管理，也要单独设立备查簿，并定期与行政部台账核对，并接受行政部的管理。第五条财务部除设置总账科目外，还应设置固定资产分类明细账及登记卡，详细记载各项固定资产价值及使用变动状况，各部门建立固定资产登记簿及台账。第六条 固定资产分类编号目录由财务部印发各使用部门，增加的固定资产由财务部编号后填入《资产验收单》内，并由行政部采用粘贴标签或喷字，或其他方式将编号印记于该项固定资产上。第七条固定资产的添置由需用部门填写申购表（即《物料采购申请单》），先送行政部核实，无法内部调配时，再按资本性支出审批权限规定呈批后交采购部实施或组织工程施工。第八条请购单上应详细填列资产的中文（或英文）名称、规格型号、性能、预估单价、数量、金额、用途等资料，以作审批、采购及验收的依据。第九条各部门除依年度编列资本性支出预算的采购项目外，因特殊需要的添置，应说明其添置的原因及效益。第十条请购的固定资产到使用目的地后，由行政部组织有关部门验收，并填具一式两联（或三联）《资产验收单》，送财务部填注购置金额、耐用年限、月折旧额等，第一联留存行政部存查并记入固定资产登记簿、台账等。第二联交财务部作为付款凭证存查。第三联根据需要由使用部门备案。新增固定资产的重要技术文件（原件）送行政部归档保存。未办理验收手续的资产财务不得入账。第十一条行政部应妥善保管验收单及登记簿，及时记载固定资产的增减及调拨、移交、修理等变动情况并定期与财务部核对资料，保持资料的一致性。第十二条未经总裁或其授权人批准，任何固定资产不得外借。经批准外借的固定资产必须在固定资产登记簿上注明借入单位情况资料。第十三条 物业管理部与其他部门之间的固定资产转移，经行政总监批准后，由行政部填具一式三联《资产调拨单》，办理转移手续。转移单经调入部门签认后，第一联留行政部存查并登记台账，第二联交财务部门办理登记手续及存查，第三联根据管理责任由物业管理部并（或）电脑部登记台账及存查。物业管理部以外的其他部门之间的固定资产调拨，无须办理调拨手续，经行政部及行政总监批准后调拨即可，但行政部及（或）电脑部需要登记备查簿。第十四条集团内关联企业的固定资产转移，须办理固定资产调拨手续。调拨手续比照第十三条处理，固定资产调拨单应注明调拨通知令、原因、方式、记价结算等情况。第十五条 固定资产出租须经总裁（或其授权人）核准后才能办理。租出单项固定资产的价值占该类固定资产总值超过10%的，应报经董事局核准。出租固定资产应签订租赁合同，租约应标明租赁物体名称、规格型号、附属设备明细清单，修理维护费及税费负担、租金及结算方式，运费负担、租赁期限、保持原状的责任等内容。租约应依公司合同管理规定办理，租约条款应经律师审议后签订生效，副本交财务部备案。第十六条 固定资产使用部门在编制年度经营计划时，应编报固定资产技术更新改造工程及大修理工程计划预算。发生的技术更新改造工程及大修理工程支出按照资本性支出付款权限审批支付。第十七条固定资产技术更新改造工程使资产增加效能在两年以上的，应视新增固定资产手续办理。增加效能在两年以下的，列入当期费用。第十八条 固定资产交与外部送修时，由资产使用部门填写一式两联《资产送修报告单》，车辆维修单独填写《车辆委托维修申报表》，经总裁或其授权人批准后，办理送修手续，送修单一式两联，一联交财务部门报销用，一联由行政部存查及修复返回时核对，并据以登记固定资产卡片和登记簿，计入资产档案。电脑部、物业管理部可根据管理责任留存复印件。第十九条 凡房屋建筑物的修缮、机器设备、装置等固定资产的局部检查、更换个别零部件、排除故障或清洗设备等均属于固定资产的日常中小修理。固定资产的日常修理工作由使用部门在年度预算内按季分月制订的维修计划及费用预算，经总裁或其授权人审批后，由行政部或委托使用单位具体组织实施及检查验收工作。凡是机器设备进行技术性能改进、改变使用功能或对机器设备进行全部拆除和部分更换主要部件、房屋建筑物进行翻新和改造等均属于技术更新改造工程或大修理工程。技改工程和大修工程由使用部门在年度计划内按季组织实施，项目计划内包括：项目进行方式（自改、自修或出包）、计划进度、技术组织准备、费用预算、预计效益、效用分析比较等。工程进行修理期间，使用部门应做好记录，完工后，由主管领导组织验收。第二十条建筑物、汽车等固定资产取得产权证，由行政部统一办理产权登记、过户、变更等事项。第二十一条 固定资产的保险事务处理程序按公司有关规定执行。第二十二条损耗无法修理或修理不符合经济原则的固定资产，废弃不用的固定资产，无利用价值又不能调拨出去的固定资产，闲置的固定资产，应由行政部填具一式三联（或四联）《资产清理报批单》，注明减损原因及拟具处理意见后，送财务部签核，经逐级批准后，第一联行政部存查并登记固定资产登记簿及卡片，第二及三联依核准意见会同有关部门处理后，第二联连同有关资料送财务部据以处理账务，并办理报废、抵押权变更及解除保险等手续，第三联根据需要（属物业管理部资产的）由资产使用部门备案。若有残值材料需交库的，则第四联交仓库部门登记残料入库，待残料出售处理后，转报财务部登记固定资产处理损益。出售的固定资产价值收入及清理费用支付按有关规定向财务部办理有关款项收付款审批手续。发生减损的固定资产如业经提供抵押借款及保险的，财务部应事前备函写明抵押或保险资产的编号、名称、规格及型号、数量、价值构成等，向结算部报备，由结算部向贷款银行或保险机构办理抵押保险标的物变更手续。第二十三条固定资产使用部门应会同财务部，每年进行一次实物盘点。盘点的组织工作、盘点办法、程序按照财产盘点管理办法执行。第二十四条盘盈盘亏的固定资产应按实物的具体数量分别填列《资产盈亏处理申报表》，详细说明盘盈盘亏原因，由盘点部门提出处理建议，经使用部门和行政部门签字认可，并送交财务部门进行价值确认后经主管副总和财务总监核准，报总裁（或其授权人）、执行总裁审批再交财务部门进行账务处理。第一条为加强低值易耗品（小型资产）的日常管理，防止资产流失，提高资产使用效率，特制定本规定。本规定所称低值易耗品可分为两类：一类是指损耗性的低耗品，单位价值在100元以内或作用期限不超过一年的实物品。另一类是指管制性的低耗品，单位价值在100元以上，2000元以内使用年限在1年以上的未作固定资产核算的一切有形资产，该项资产分类具体可分为机械设备类、电子设备类、工具用具器具类、办公设备类、生活设施类和其它类等六类。第三条凡有关低值易耗品的分类编号、添置、更新改造、维修、验收、保管、移交、调拨、出售、报废处理、盘点等事项，均可参照本制度相关程序处理。第五条 管制类低值易耗品由财务部任价值管理部门，负责统一编号及分类目录，行政部作为实物管理部门，应按照财务部的统一编号对资产进行分类、分项管理，其管理细则由行政部负责制订，并报财务部、审计监察部。对于管制类低值易耗品距离较远数量较多的部门如物业管理部，要单独设立备查账簿，并定期与行政部核对。电子设备由电脑部具体管理，也要单独设置备查账簿，并定期与行政部核对。第六条财务部除设置总账科目外，还应设置低值易耗品分类明细账及登记卡，详细记载各项管制类低耗品的购置日期、购置价值及使用变动等状况，行政部建立该项资产台账及资产档案，并与财务部定期核对。第七条 管制类低耗品的分类编号目录由财务部印发，增加的管制低耗品由财务部编号后填入《资产验收单》内，由行政部采用粘贴标签或喷字，或其他方式将编号印记于该项实物资产上。第八条管制类低耗品的添置由需用部门填写《物料采购申请单》，先送行政部核实无法内部调配时，再按审批权限规定呈批后交采购部实施。第九条请购表上应详细填列申购物品的中文（或英文）名称、规格型号、性能、预估单价、数量、金额、用途等资料，以作审批、采购及验收的依据。第十条各部门除依年度编列预算的采购项目外，因特殊需要的添置，应说明其添置的原因及效益。第十一条请购的管制低耗品到使用目的地后，由行政部组织有关部门实行验收，并填具一式两联（或三联）《资产验收单》经验收后，送财务部填注购置结算价格、耐用年限和入账价值等，第一联交行政部存查并记入小型资产登记簿、台账等；第二联交财务部连同发票、请购核准文件(副本)、申购单和合同（副本）等编制付款传票或转账凭证后存查；第三联根据需要（如物业管理部）由使用部门备案。未办理验收手续的资产财务不得入账。第十二条行政部应妥善保管验收单及登记簿。及时记载实物资产的增减及调拨、移交、修理等变动情况并定期与财务部核对资料，保持资料的一致性。低值易耗品的领用一律采取以旧换新制度。具体手续参照《存货管理内部控制制度》有关条款执行。第十四条未经总裁或其授权人批准，所有管制类低耗品资产不得外借。经批准外借的资产必须在资产登记簿上注明借入单位情况资料。第十五条 部门的管制品类低耗品资产转移处理程序可具体参照固定资产转移管理规定执行。第十六条 管制类低耗品因需要交与外部送修时，由使用管理部门填写一式两联《资产送修报告单》，经总裁或其授权人批准后，办理送修手续，送修单第一联财务部门报销付款用，第二联由使用部门存查及修复返回时核对，并据以登记小型资产登记簿。第十七条 凡机器设备、电子设备、办公设备等小型资产的局部检查、更换个别零部件、排除故障或清洗等开支经申报批准后财务部门一律作为“修理费用”进入当期费用成本处理。第十八条管制类低耗品实物管理部门应会同财务部每年进行一次实物盘点。盘点的组织工作、盘点分法、程序可按照财产盘点管理办法执行。该项资产盘点后应填具一式三联盘点表，注明盘盈盘亏原因后，总裁或其授权人批准后进行处理。第十九条管制类低耗品盘点的盘盈盘亏处理方法参照固定资产盘盈盘亏处理方法执行。第一条 为加强财产管理，确保财产安全完整，特制订本制度。1、存货盘点：指库存商品、原材料、包装物、辅料、产成品、半成品、委托加工物资、委托代销商品、出租开发产成品等仓库、各部门所保管物品及寄放在外部的存货。2、固定资产盘点：指房屋及建筑物、机器设备及装置设施、运输设备、办公用品、生产器具、仪器等。3、低值易耗品盘点：指不列入固定资产而以费用报支的设备、办公用品、工具、器具、仪器等。4、如遇特殊情况，具体盘点日期需要发生变更的，必须经财务总监批准。为办理盘点，应设置盘点人、复盘人、协盘人及监盘人。1、盘点人由财物经管部门指派非实物管理人员担任，负责初盘工作。集团总部固定资产和低值易耗品由行政部负责盘点。盘点人将初盘结果记录在盘点表上。2、复盘人由财务部门或指派人员担任，根据初盘结果负责复盘工作等。3、协盘人由实物具体管理人员担任，负责盘点时的料品摆放、搬运工作等。电子设备由电脑部协助盘点。物业管理部资产由物业管理部经管人员协助盘点。5、年终盘点原则上由财务总监担任总指挥，各分公司财务经理及会计主管具体负责组织工作，盘点过程中的一切事宜必须接受总指挥的调遣安排工作。1、财物经管部门和责任人将应盘点财物预先清理堆放准备妥当，备妥盘点用具，并由财务部门准备统一的盘点表格。2、各项财物账册应于盘点前登记完毕，如因特殊原因无法完成时，应由财务部门将尚未入账的有关单据，如出、入库单等，利用一式二份结存调整表，将账面数调整至正确的账面结存数。1、财务总监依据本办法核准后，签发盘点通知和盘点计划方案通知财物经管部门准备盘点，于盘点前5天将盘点计划分送盘点部门和人员。盘点通知包括盘点日期、人员配置及注意事项。2、盘点期间除紧急用料或出货外，应暂停收发工作，盘点期间所需用料，应于盘点前1天办理完毕。4、盘点应采用精确的计量器具，避免主观的目测方法，每项财物数量由实物管理人和记录人或监盘人确定后，再继续进行下一项，盘点后不得提出遗漏的异议。5、初盘时由盘点人依实际盘点数详细记录一式二份盘点统计表，并于盘点工作进行时编列流水号码，经复盘人复核无误后，由盘点人和复盘人共同签名，如有更改，应经双方共同签认。6、盘存单一式两份，一份留存自存，一份送财务部门，核算盘点盈亏数量和金额。2、不定期抽点具体方案呈报财务总监批准后由财务部经理组织实施。5、盘点前应由财务部门利用结存调整表将账面数先行调整至盘点前正确的账面结存数，再行盘点。6、存货记录以经调整的收发存月报为依据，如月报不及时附送者，应先填列结存调整表的调整栏，由抽点人员与行政部经管人员共同签章。3、委托代销商品，由本公司经管部门会同财务部到代销公司盘点，并结算代销商品。1、销货退回的商品应于盘点前办妥退货手续，含验收及列账。2、行政部将新增加的土地、房屋、车辆等资产的所有权证书及有关资料的复印件，送财务部门核查。3、截止盘点日，内部调拨物资，但尚未收到的在途物资的盘点，由收方作为本公司在途物资盘点单独列出盘点表。1、所有参加盘点工作的人员，对于本身的工作职责必须深入了解。2、所有盘点财物都以静态盘点为原则，因此盘点开始后应停止财物的进出及移动。3、盘点使用的单据、表格内所有栏目若遇修改处，均须经盘点人员签认才有效，否则要追究有关当事人责任。4、所有盘点数据必须以实际清点的确实资料为据，不得以猜想或伪造数据记录。5、盘点开始至工作终了期间，各组盘点人员均受监盘人指挥监督。6、盘点终了由各组盘点人员向监盘人报告，经批准后可离开岗位。1、财务部门应在盘点结束后3日内将一式三份盘点报告（包括盘点表，资产盈亏处理申报表及处理意见等）呈报财务总监，待逐级审批后进行账务处理。2、盘盈盘亏金额即时调整当期盘存资产科目及暂记科目，待依规定权限批准后，列入批准期损益。但年终盘点盈亏应列入当期损益项目。1、如因漏记、错记、错算、未结账或账面记载不清而造成账实不符，对记账人员应视情节轻重给予处分。2、财物管理人员、保管人员有下列情况者，应报送财务总监和行政总监议处：（1）对所保管的财物有盗卖、掉换或化公为私等营私舞弊者。（2）对所保管的财物未经报准而擅自转移、出借或损坏不报告者。（3）未尽保管责任或由于过失财物遭受被窃、损失或盘亏者。
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