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会议通知是日常工作中最为常见、使用最为频繁的公文，也可以说是最为简单的一种公文。正因为简单，很多人在起草会议通知的时候容易眼高手低、粗心大意、应付了事，由此造成工作失误影响会议效果或者给参会者带来诸多不便。下面，列举容易忽视和出错的一些细节，供大家参考，希望有助于提高起草会议通知的水平。 01 会议时间交待不清 会议时间要写“某年某月某日上午/下午几点几分”，例如“2022年12月1日上午9:00”。 通常情况下交待这些就够了，如果能更进一步，会议时间如果把“周几”和时间段也能写上，就更能向参会者传递更多信息：一是写上“周几”有利于参会者记清时间。因为有不少人不习惯记几月几号，但是能很容易记住星期几。二是写上时间段，参会者就大概知道会议开多长时间，有利于安排开完会后的事情。 例如：“2022年12月1日（周四）上午9:00-12:00”、“2022年12月1日（周四）上午9:00 会期半天”、“2022年12月1日（周四）上午9:00 会期1天”。 02 参会人员交待不具体 交待参会人员范围，最基本的要求是“应该参会的要全包含、不应参会的不要涉及”，否则就会造成该参会的没用通知到、不该参会的通知错的工作失误。 这里面要特别注意的是，在写明应参会人员的职务时，要罗列出参会人员的全部范围，不出现遗漏；严谨准确能精准定位到某一个人或某一层级人群。例如，要通知各企业、各部门“一把手”参会，那就写“企业党委书记、董事长”“各部门主任”等，避免写成“企业主要领导”“部门负责人”等这种模棱两可、可能带来混淆的称谓。 这部分还要注意的是，如果事先已经确定参会人员中的最高职务者，最好写上，这样能够让其他参会人员知道参会的最大领导是谁，能够提高参会者的重视程度。 03 会议议程不交待 会议议程缺失，是会议通知中最为多见的一种情况。 究其原因，一是有意或者说是不得已而为之。起草发布会议通知的时候，会议主办方还没有确定具体议程，这就会给参会者造成“会议准备不充分”的错觉。 二是习惯性忽视。即使会前确定了具体议程，但由于习惯性做法，不在会议通知里面提前说明有哪些议程。这种做法，其实是对参会人员的不尊重、不礼貌。除非是涉及保密信息，否则，告知参会人员具体议程是一种礼貌，也是参会者应该提前知晓会议内容的基本权利。 所以，在起草会议通知的时候，要养成写明会议议程的良好习惯。 04 参会请假程序没有交待 对于会议组织方来说，经常会碰到会议快开始了，但是人还没到齐，打电话一问，说有其他事来不了，或者某一个部门来参会的是另一个人。 出现上述问题，是因为会议通知没有明确请假程序。应该说，一般性会议是不需要专门强调会议请假程序的。但如果是重要会议，那就十分有必要强调参会纪律，明确应参会人员如果不能参会需要如何请假。 例如，可以这样写“会议原则上不得请假，如有特殊情况无法参会需向XX部门（XX领导）请假，得到批准后方能缺席”，“如因特殊原因不能参会由本人直接向总经理请假，并向行政部报备”，“如有特殊情况本人无法参会，请安排本部门有关人员参会”等等。 05 着装要求不统一 重大会议一般都有着装要求，例如参会人员穿不穿正装、打不打领带、带不带党徽等等。 现实中容易出现纰漏的是，对着装要求的表述模棱两可。例如，“参会人员请着白色衬衣，深色裤子”，这样的表述没有说清楚衬衣是长袖还是短袖？领带要不要打？会造成会场有的人穿长袖不露胳膊，有的人穿短袖露胳膊，参差不齐。正确的表述是，“参会人员请着白色长袖衬衣，打领带，深色裤子”。 06 参会回执缺失 需要多个单位、部门人员参加的大型会议，会议通知里面一定要设置填报会议回执的环节，使会议主办方掌握哪些人、多少人参会，以便做好打印桌签、会议材料、预定房间等各项准备工作。 在会议回执里面，除了参会单位或部门等基本信息以外，联系人、联系电话、应参会人员、无法参会人员（缺席原因、是否履行请假程序得到批准，此处可以与前面对请假程序的要求相呼应）等这些内容也是必要且重要的。让参会单位或部门在一个表格里面一次性填好这些信息，可以减少很多会前不必要的沟通，提高工作效率。 07 其他需要注意的细节 除了上述要特别注意的地方，要想起草一份好的会议通知，还要考虑以下细节： 需不需要参会人员提前准备会议材料或发言材料？ 会议有没有保密要求？ 需要提前多长时间进入会场？ 是否需要携带纸质版会议通知？ 正文末尾是否有会议主办方联系人及电话？ 会期较长的会议是否安排就餐？等等。 你在起草会议通知或者接到会议通知时，都遇到哪些状况？欢迎留言分享你的经历和观点！ |
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