收来的 Excel 表中多了个空格，被坑惨！如何杜绝输入多余空格？

大家都知道了，源数据表必须规范、一致，否则后续的分析会产生各种错误，往往还很难一下子找到错误原因，因此有经验的表哥表妹都会在创建原始数据表的时候注意各种细节。

但是，最怕的是表格数据要让很多人填写后返回，经常收回来的数据已经没法看了。怎么办？如何从源头上强制表格的规范输入？比如，不得输入多余的空格。

案例：

下图 1 是销售人员每个月的获客数列表，作为一个规范的原始数据表，相同的姓名单元格必须完全一致，不可以有空格，否则会影响数据透视表的结果。

为了避免手误，请将 B 列设置为不允许输入空格。万一不小心输入了空格，会弹出一个出错警示框，并且无法完成输入。

效果如下图 2 所示。

解决方案：

先创建数据透视表。

1. 选中数据表的任意单元格 --> 选择菜单栏的“插入”-->“数据透视表”

2. 在弹出的对话框中选择“现有工作表”及所需上传至的位置 --> 点击“确定”

3. 在右侧的数据透视表字段区域，按以下方式拖动：

• 行：姓名

• 值：获客数
  

但是数据透视表里面有两个“王钢蛋”，咋回事？不出意外，应该是其中一个姓名前后多了空格。

仔细一查，还真是。

4. 删除 B5 单元格中的多余空格 --> 在数据透视表区域刷新一下，就只剩一个“王钢蛋”了。

上面的步骤我只是为了给大家看一下数据规范的重要性，如果不小心多输了空格，会产生严重的后果，因此我们从源头上就应该杜绝发生。

下面就教大家设置公式来判断空格是否存在。

5. 在 G2 单元格中输入以下公式：

=LEN(B2)

公式释义：

• LEN 函数的作用是返回文本字符串中的字符个数。
  

6. 在 H2 单元格中输入以下公式：

=LEN(SUBSTITUTE(B2,' ',''))

公式释义：

• SUBSTITUTE(B2,' ','')：将 B2 单元格中的空格替换为真正的空，即去除空格；

• LEN(...)：统计去除空格后的字符个数
  

7. 在 I2 单元格中输入以下公式：

=G2=H2

• 比较两个单元格的值是否一致，产生一个结果为 true 或 false 的逻辑值；

• 因为空格也会作为一个字符被 len 函数统计进去，所以如果单元格中有空格的话，I 列的比较结果就会为 false。 
  

8. 将 G2:I2 区域下拉，复制公式

接下来我们再试试，如果在原数据表的任意单元格中添加空格，I 列的公式结果是否会变化。

从上述测试可以看出，B 列中凡是有空格的单元格，I 列的结果就为 false。

利用这个特性，我们就能把整段公式连起来，设置数据验证，从而限制输入空格。

9. 选中 B 列 --> 选择菜单栏的“数据”-->“数据验证”-->“数据验证”

10. 在弹出的对话框中选择“设置”选项卡 --> 按以下方式设置：

• 允许：选择“自定义”

• 公式：输入 =LEN(B1)=LEN(SUBSTITUTE(B1,' ',''))

* 公式中的参数全部都要相对引用。

11. 选择“出错警告”选项卡，输入所需的标题和出错信息 --> 点击“确定”：

现在如果在 B 列的任意单元格中输入了空格，就会弹出一个出错警告框，要求重新输入直至正确为止。

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