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不管是内部审核（自检），还是外部审核（监督检查、认证审核、供应商审核），需要被审核方提供《变更台账》。《药品生产质量管理规范（2010年修订）》第二百四十六条，明确要求“质量管理部门应当保存所有变更的文件和记录”。 如果有了《变更台账》，就可简单明了的知道被审核方发生了哪些偏差。《变更台账》，因为要定期更新。如果不是不告知审核（提前通知的审核）可能看到的是真实的《变更台账》；如果是告知审核（提前通知的审核），可能看到的，不是真实的《变更台账》。企业为了给审核方留下好印象，会对《变更台账》进行适当的美化。如果要看到真实的变更，就仔细看被审核方所提供的变更的编号，中间不要断号的。如果有断号，那么断号的变更就是被审核方不期望审核方看到的内容。这也是审核的技巧之一。不管是自检还是外部审核，要注意抽样的策略，确保所抽取的样品尽可能的具有代表性。
《药品生产质量管理规范（2010年修订）》第二百四十一条，明确要求“应当建立操作规程，规定原辅料、包装材料、质量标准、检验方法、操作规程、厂房、设施、设备、仪器、生产工艺和计算机软件变更的申请、评估、审核、批准和实施。质量管理部门应当指定专人负责变更控制”。药品生产企业必须制定《变更管理》相关文件。如果药品生产企业没有制定《变更管理》文件，就是不符合项（审核发现）。如果药品生产企业制定的《变更管理》文件，其内容没有包括“原辅料、包装材料、质量标准、检验方法、操作规程、厂房、设施、设备、仪器、生产工艺和计算机软件变更的申请、评估、审核、批准和实施”或者内容不全，就是不符合项（审核发现）。审核时，需要审核《变更管理》是否对变更进行了分类管理。药品生产质量管理规范（2010年修订）》第二百四十二条，明确要求“……企业可以根据变更的性质、范围、对产品质量潜在影响的程度将变更分类（如主要、次要变更）……”。如果药品生产企业的《变更管理文件》，没有规定的变更分类，就是不符合项（审核发现）。这也是审核的技巧之一。首先要确定审核准则。如果以《药品生产质量管理规范（2010年修订）》为审核准则，就可以审核企业管理体系的符合性。 审核时，随机抽取3～5份变更记录进行审核。审核时，一定要确定好抽样方案。保证抽样的合理性和具有随机性，并且保证所抽取的样品具有代表性。药品生产质量管理规范（2010年修订）》的第二百四十六条，明确要求“质量管理部门应当保存所有变更的文件和记录”。第二百四十三条，明确要求“……变更实施应当有相应的完整记录”。药品生产企业的变更，都应当有相关的记录。药品生产质量管理规范（2010年修订）》的第二百四十三条，明确要求“与产品质量有关的变更由申请部门提出后，应当经评估、制定实施计划并明确实施职责，最终由质量管理部门审核批准”。药品生产企业是否对每个变更都进行了评估，并且根据评估结果，制定实施计划并明确实施职责，最终由质量管理部门审核批准。 第二百四十条，明确要求“……需要经药品监督管理部门批准的变更应当在得到批准后方可实施”。如果变更需要经药品监督管理部门批准的变更应当在得到批准后方可实施，就先申请，批准后再实施；如果变更需要向药品监督管理部门备案的需要备案；如果变更需要向药品监督管理部门报告的进行报告。 对于变更的审核，也是审核的重点和难点。目前，对于这一块，是企业的弱项之一。首先、相关人员对变更管理认识不足。曾经就遇到工程和项目经理，认为新建车间与质量部没有关系。其次，缺少培训，很多人对如何进行变更管理不了解。比如，变更需要进行风险评估，但评估什么，如何评估，很多人不清楚。同时，评估后，需要制定实施计划并明确实施职责，但具体做什么，如何做，很多人也不清楚。即使很多质量负责人也不清楚，变更管理需要评估什么，评估后具体做什么，如何做，也不清楚。特别是什么变更需要经药品监督管理部门批准才能实施；什么变更需要向药品监督管理部门备案；什么变更需要向药品监督管理部门报告。再次，一旦发生变更，与相关方的沟通该如何进行，很多管理人员不清楚。上文提到的药品监督管理部门只是相关方的一种，重要的变更，需要与环境保护部门沟通、与客户沟通……。最后，经评估，一旦发生变更，需要新建或者修改相关文件的，需要及时新建或者修订。经培训后，予以实施。 背景 不管是内部审核（自检），还是外部审核（监督检查、认证审核、供应商审核），偏差（不符合）都是审核的重点之一。本文就如何审核偏差，提供审核思路，仅供参考。 正文 不管是内部审核（自检），还是外部审核（监督检查、认证审核、供应商审核），确认与验证时，需要被审核方提供《偏差台账》。第二百五十一条明确要求“质量管理部门应当负责偏差的分类，保存偏差调查、处理的文件和记录”。 如果有了《偏差台账》，就可简单明了的知道被审核方发生了哪些偏差。《偏差台账》，因为要定期更新。如果不是不告知审核（提前通知的审核）可能看到的是真实的《偏差台账》；如果是告知审核（提前通知的审核），可能看到的，不是真实的《偏差台账》。企业为了给审核方留下好印象，会对《偏差台账》进行适当的美化。如果要看到真实的偏差，就仔细看被审核方所提供的偏差的编号，中间不要断号的。如果有断号，那么断号的偏差就是被审核方不期望审核方看到的内容。 《药品生产质量管理规范（2010年修订）》第二百四十八条，明确要求“企业应当建立偏差处理的操作规程，规定偏差的报告、记录、调查、处理以及所采取的纠正措施，并有相应的记录”。药品生产企业必须制定《偏差（管理）处理》相关文件。如果药品生产企业没有制定《偏差（管理）处理》文件，就是不符合项（审核发现）；如果药品生产企业制定的《偏差（管理）处理》文件，其内容没有包括“偏差的报告、记录、调查、处理以及所采取的纠正措施，并有相应的记录”或者内容不全，就是不符合项（审核发现）。 审核时，需要审核《偏差（管理）处理》规定了哪些偏差种类。药品生产质量管理规范（2010年修订）》第二百五十条明确要求“任何偏离生产工艺、物料平衡限度、质量标准、检验方法、操作规程等的情况均应当有记录，并立即报告主管人员及质量管理部门”。第二百四十七条，明确要求“各部门负责人应当确保所有人员正确执行生产工艺、质量标准、检验方法和操作规程，防止偏差的产生”。如果药品生产企业的《偏差（管理）处理》文件，规定的偏差种类，没有涵盖偏离生产工艺、物料平衡限度、质量标准、检验方法、操作规程等，或者内容不全，就是不符合项（审核发现）。 审核时，需要审核《偏差（管理）处理》是否对偏差进行了分类管理。药品生产质量管理规范（2010年修订）》第二百四十九条，明确要求“企业可以根据偏差的性质、范围、对产品质量潜在影响的程度将偏差分类（如重大、次要偏差）”。如果药品生产企业的《偏差（管理）处理》文件，没有规定的偏差分类，就是不符合项（审核发现）。 审核时，随机抽取3～5份偏差调查、处理的记录进行审核。药品生产质量管理规范（2010年修订）》第二百五十一条明确要求“质量管理部门应当负责偏差的分类，保存偏差调查、处理的文件和记录”。药品生产企业是否对每个偏差都进行了评估，并且根据评估结果采取了相应的措施。第二百四十九条，明确要求“任何偏差都应当评估其对产品质量的潜在影响。对重大偏差的评估还应当考虑是否需要对产品进行额外的检验以及对产品有效期的影响，必要时，应当对涉及重大偏差的产品进行稳定性考察”。第二百五十条明确要求“……，重大偏差应当由质量管理部门会同其他部门进行彻底调查，并有调查报告。偏差调查报告应当由质量管理部门的指定人员审核并签字。企业还应当采取预防措施有效防止类似偏差的再次发生”。如果发生了重大偏差，质量管理部门会同其他部门进行彻底调查，并有调查报告。偏差调查报告应当由质量管理部门的指定人员审核并签字。企业还应当采取预防措施有效防止类似偏差的再次发生。对重大偏差的评估还应当考虑是否需要对产品进行额外的检验以及对产品有效期的影响，必要时，应当对涉及重大偏差的产品进行稳定性考察。 总结 对于偏差的审核，是审核的重点和难点。目前，对于这一块，是企业的弱项之一。究其原因，很多。 首先、相关人员对偏差管理认识不足。 第一、很多监管人员、审核人员和高层管理人员都寄希望于企业质量管理人员。药品生产质量管理规范（2010年修订）》第二百五十一条，明确要求“质量管理部门应当负责偏差的分类，保存偏差调查、处理的文件和记录”，这只是简单的文件和记录管理（文控）工作，相关审核人员和高层管理发现偏差没做好，就是质量管理部门的责任。第二百五十条，明确要求“任何偏离生产工艺、物料平衡限度、质量标准、检验方法、操作规程等的情况均应当有记录，并立即报告主管人员及质量管理部门”，药品生产企业有没有对基层管理者和一线操作人员进行相关的培训。一旦发生偏差，需要报告给质量管理管理部门。第二百四十七条，明确要求“各部门负责人应当确保所有人员正确执行生产工艺、质量标准、检验方法和操作规程，防止偏差的产生”。防止偏差产生的责任是各部门负责人，并非质量管理人员。第二百五十条，明确要求“企业还应当采取预防措施有效防止类似偏差的再次发生”，采取预防措施是企业的责任，也就是最高管理者以及各级管理者的责任，并不只是质量管理部门的责任。质量管理部门实际上要做的就是建立偏差处理的操作规程、评估偏差对产品质量的潜在影响、会同其他部门对重大偏差进行彻底调查，并编写调查报告、对偏差调查报告审核并签字、保存偏差调查、处理的文件和记录。 第二、很多监管人员、审核人员都寄希望于通过偏差看到根本原因。80%偏差发生的原因都是管理问题造成的。企业管理团队内部进行原因分析时，可能会考虑到管理问题。提供给客户或者其他人员，绝对会规避管理问题。即使基层管理者想写管理问题，中层管理者和高层管理者会同意吗？ 第三、很多监管人员、审核人员都寄希望于通过偏差管理，能永久解决问题。正如上面提到的，偏差的根本原因，在管理层的权力面前，进行了偏离或者扭曲。将影响偏差发生得根本原因的重大影响因素忽略，选择次要因素进行纠正和预防，其结果是偏差将继续存在。 第四、偏差考核的方向和重点，整错了。偏差考核的方向和重点，本应该是各部门负责人，但是很多监管人员、审核人员却将偏差考核放在质量管理部门或者QA部门。 第五、偏差管理就是罚钱。偏差管理本来应该是发现问题，解决问题，持续改进公司管理水平。但是，一些管理水平低下的企业，却将偏差管理当成了罚钱。曾经见过，有的企业就是让过程监控人员，每天在车间走动，发现不符合就开罚单。更有意思的是，给过程监控人员规定每天要罚多少钱。如果没有罚款量不足，就扣过程监控人员的工资。这种管理模式，就好比医院给医生规定，每天要挣多少钱一样。过程监控人员每天都期望车间能出现错误，自己好完成罚款任务，就比如医生每天想着看多少病人，卖出去多少药一样。 供应商审计-如何审核仓库 背景 不管是内部审核（自检），还是外部审核（监督检查、认证审核、供应商审核），仓库都是审核的重点之一，但是您会审核仓库吗吗？如果不会，本文提供了审核思路，仅供参考。 正文 不管是内部审核（自检），还是外部审核（监督检查、认证审核、供应商审核），审核仓库时，需要被审核方提供《仓库布局图》，特别是外部审核时，一定要向被审核方索取仓库布局图。如果有了仓库布局图，就可简单明了的知道仓库的分布情况：原料仓库、辅料仓库、化学品仓库、包装材料仓库、中间品仓库和成品仓库，以及各仓库的入口和出口，以及人流和物流走向，还包括各仓库的不同区域划分（待检区、合格品区、不合格品区）。如果您是被审核方，可参考这部分策划和绘制本组织的《仓库布局图》。 不管是内部审核（自检），还是外部审核（监督检查、认证审核、供应商审核），审核仓库时，需要被审核方提供《仓库管理制度》，特别是外部审核时，一定要向被审核方索取《仓库管理制度》，这是您审核的准则之一。如果有了《仓库管理制度》，就可知道仓库是按照“先进先出的原则”还是按照“先到期先出的原则”对仓库进行管理；仓库是否对每种物料和产品规定了存放条件和保存期限；仓库是否对每种物料和产品的温湿度监控作出了要求（比如冷冻、冷藏等）；仓库是否每种物料和产品规定了复验期……。 现场审核时，按照《仓库布局图》和《仓库管理制度》展开审核。首先，确定审核路线。这由审核人员和被审核人员共同确定，但审核人员主导。其次，审核过程，采用由远及近的方式进行。先对需要审核的仓库，整体进行审核，仓库的外表面是否完整或者破烂不堪；仓库的标识（比如原料仓库）是否清晰完整；仓库的虫害控制设施是否存在并完整；仓库的门禁是否得到妥善管理……。进入仓库后，检查入口的虫害控制设施是否存在并完整，以及可以有效控制虫鼠害；仓库的不同区域划分（待检区、合格品区、不合格品区）标识清楚；仓库的卫生管理是否整洁；抬头检查屋顶是否符合相关的要求；低头检查地面是否符合相关的要求；沿着仓库走一圈，看看仓库是否符合离墙离地的要求，仓库四周的卫生情况，以及是否有虫鼠害活动的痕迹。最后，选择审核重点进行审核。 对于仓库管理人员的审核。需要审核管理仓库人员的培训记录及其档案、健康情况（健康证）以及仓库管理人员的着装（对于特定产品是有要求的）。 对于设施设备的审核。首先，需要审核仓库的设计是否合理；其次，需要审核设备配备是否满足要求。比如对于有温度和湿度控制要求的，是否提供了空调和除湿机等设备，并且能够满足要求。最后，需要审核仓库的相关记录，比如温湿度监控记录、空调和除湿机维护保养记录以及维修记录等。 对于物料和产品的审核。首先，需要审核标签是否符合相关要求，特别是供应商审核时，一定要注意成品的标签（曾经见过，供应商现场审核时，发现供应商准备提供给自己公司的包装袋标识不符合特定标准要求）；其次，需要审核物料和产品的标识情况。这是审核的重点和难点，也是最容易出现问题的地方。第一、标识牌的名称和数量与实际是否相符，这也是考核仓库管理人员工作的内容之一。有的企业，标识牌挂在那里，就没有这么更换过，一旦被检查就发现物料和产品与标识牌，名称对不上，数量对不上……。次之，检查物料和产品的防护。再次，任意选择几批不同的物料，审核《合格供应商名单》，确认是否都是来自合格供应商。最后，如果可能的话，选择一批物料或成品，进行简单的追溯。 对于方法的审核。仓库管理所涉及的方法，就是“先进先出”或“先到期先出”。对于这个审核，一定要具备一定经验才行。 对于环境的审核。就是审核仓库的环境是否满足相关的要求。对于需要冷冻的，看冷冻库是否能达到冷冻要求；对于需要冷藏的，看冷藏库是否能达到冷藏要求；需要照明的，看照明是否符合相关要求；需要通风的，看通风是否符合相关的要求（包括虫害控制要求）。 对于测量和监控的审核。就是审核是否策划的频率进行测量和监控，比如多久监测一次温度和湿度，并要查看相关的记录；多久检查虫鼠害设施；物料到货完整性验收检查记录、发货时运输工具检查记录……。 总结 对于仓库的审核，需要根据目的，搜集相关的法律法规和标准要求，制定合理的审核方案以及审核计划，相关的检查表，并按照策划进行审核。对于仓库审核常见的问题有：没有《仓库布局图》、仓库标识不全、仓库没有划分出特定的区域（不合格品区域）；物料仓库没有《合格供应商名单》；仓库虫鼠害控制设施不全；出货运输工具检查记录不全…… 本文对仓库的审核，还是从“人、机、料、法、环和测”六方面展开，目的在于告诉初学者，审核时，需要从这几方面策划、实施和检查和处置。 供应商审计-如何审核化验室 经常被朋友问道“如何审核化验室？”。对于没有从事过检验工作的朋友来说，化验室审计太难了。特别是一些刚开始从事供应商审计工作的朋友来说，审计化验室，真是老虎吃天，无处下爪子。今天，我就简单教大家一招，那就是一张COA，吃遍天下“化验室”。
作为客户，希望供应商可以及时、足量、持续、稳定提供符合标准要求的物料。对于供应商提供的物料，作为客户需要对其提供的COA（分析证书或者检验报告）进行确认，看其是否符合双方签订的产品质量规格书的要求。此外，通过化验室进货检验，来验证供应商提供的产品是否满足采购标准要求。供应商COA是供应商对其提供的产品质量最简单的体现与保证。审核供应商时，利用好COA，就可一招吃遍天下“化验室”。请注意，这里我用了“确认”和“验证”。确认，就是做正确的事；验证，就是在正确的做事。大家仔细思考两者的差异。 供应商提供的COA，肯定会有产品批号（或者生产日期）。进行供应商审计时，选择一批物料的COA。首先，看整个COA得出结论时的依据。不同公司，不同产品得出结论的依据不同。比如，有的产品依据Ch.P（中华人民共和国药典），有的依据Ch.P和USP/NF（美国药典），有的依据Ch.P、USP/NF和JP（日本药典），有的依据Ch.P、USP/NF和BP（英国药典）。如果得出结论的依据与双方确认的规格书要求不一致，就是一条审核发现。其次，看COA上检验项目与双方确认的规格书项目是否一致。如果不一致，就是一条审核发现。比如，双方确认的规格书，需要检测30项，COA上只有28项。或者双方确认的规格书，需要检测通过40目筛网的比例，实际上检测的是通过30目筛网的比例。……最后，逐条查看每个项目检验所依据的方法是否与双方确认的规格书所规定的一样。如果不一样，又是一条审核发现。比如，COA中规定的A项目检测依据为USP/NF，实际上为Ch.P，或者GB。……  依据COA中的项目，逐项审计所涉及的相关信息。比如，A项目检验依据为JP，需要查看这个项目SIP（标准检验规程）或者SOP和JP。首先，查看JP是不是现行版本；其次，查看SIP所引用的JP是不是现行有效版本；最后，查看SIP的表述和JP是否一致。如果不一致，化验室如何处理标准和文件之间的偏差。简而言之，标准的溯源性。 如果没有偏差，继续开展审计。首先、查看SIP文件控制信息。SIP文件是否是现行版本，并且得到良好的保护？其次、依据COA所提供的批号和SIP文件，进行审计。第一、查看这批产品该项目检验所涉及到的检验人员、审核人员和批准人员的资格证书和培训记录，确认这些人员是否符合相关要求。必要时，抽查这些人员的健康证和简历。如果涉及到外部检验，需要查看外部检验机构资质和逐项查看外检报告。第二、查看这批产品该项目检验所涉及到的仪器和设备。这些设备的标识、使用记录、校准和检定记录、必要时维修记录。确认仪器和设备是否满足检验要求。比如精度，量程……。对于精密仪器，查看其图谱，特别是数据完整性。第三、查看这批产品该项目检验所用药品、试剂、培养基和菌种。从请购单、采购验收入库记录、领用记录、配制和使用记录、销毁和废弃物处理记录。必要时，查看采购发票。特别是该品产品的样品。从取样、样品保存、样品分发、样品检验、留样。第四、查看这批产品该项目检验所涉及的方法。上文已经反复提高检验方法，药典标准、SIP或者SOP。这里只强调一点，就是SIP或者SOP所规定的方法与原始记录上所规定的方法是否一致。第五、查看这批产品检验所涉及到的环境。对于感官检验，特别是气味检验，是否有专门的感官检验室。对于理化检验，环境温度和湿度是否满足要求；对于微生物检验，查看环境灭菌设施和记录，环境监控记录，以及检样时的空白记录。第六、查看这批产品该项目检验所涉及到的检测过程。按照SIP，查看该项目检验的原始记录。上面已经交错着，将检验过程记录都看了。这里只是特别强调一点，要特别注意检验过程的精密度要求。如果检验过程的数据不能满足相关项目的精密度要求，则这项检验无效。最后，按照上面的方法，将COA上规定的所有检验项目都查看一遍。这里特别强调一点，为了节约审核时间，要合理安排时间和进度。特别是策划好审核方法，避免来回审计，除非是有审核发现，供应商有证据需要再次确认时，才开展来回审计。 尽管，我说一张COA，吃遍天下“化验室”，但仍有一些审计项目，COA上是不能包含的。第一、化验室有毒有害物品管理。第二、OOS管理。第三、应急管理。比如，公司突然停电、停水、遇到其他突发事件。第四、产品留样管理、第五、产品持续性稳定考察。第六、文件和记录保存管理。第七、外来人员管理。第八、进入化验室，更衣程序。第九、化验室安全管理，特别是消防管理。第十，化验室废弃物管理。 上面的化验室审计，所讲的是微小化验室。对于大型化验室，或者已经通过认证的微小化验室，他们会有自己的一套管理体系。即化验室有自己的手册、程序文件、SOP和记录。对化验室审计，要靠经验的积累，逐渐形成自己的一套方法。 作者发表的论文
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