承包人如何办理变更、签证、工程洽商、工作联系单

此生至爱520 2023-02-21 发布于四川

展开全文

相信工程行业的从业人员对施工资料并不陌生，但对经常接触到的工程签证、工程变更、工作联系单、洽商记录、工程量确认单等资料，大多数的从业人员仍存在一定误区，经常会将这资料混淆。由此，笔者列举了部分案例用以说明这些资料的用途，从这些资料概念、资料用途、资料目的等方面进行了梳理，以供大家参考使用。

一、工程变更

工程变更通常是指在建设工程合同实施过程中，当合同约定的条件改变时，为保证工程顺利实施，工程建设主体参与方对原合同条件的修改与补充，相应调整合同约定价格和合同工期的一种方式。虽然是调整了合同中约定价格或者工期，但工程变更原则上是属于合同范围内的修改和补充。
针对上述所说的调整合同价格和工期的方式，现阶段的工程项目中，经常以设计变更、工期变更、材料变更等形式出现，但不论何种类型的变更，我们通常都简称变更。
我们对变更达成的条件进行分析，结合菲迪克施工合同条件的相关约定，得出如下结论：
1. 合同中任何工作的工作量改变，有可能导致施工条件变化，进而达到变更的发生，但工程量的改变并不一定必然导致变更。这种情况需要结合实际的工程进行分析，若合同约定中的工程量变化不能达到变更条件的，原则不按照变更处理。
2. 工程资料或者其他特性上的改变时也会导致变更的发生。施工合同约定的材料规格标准是按照施工图纸或者建设单位要求来制定的，在工程实施过程中，若出现市场供应的材料规格、型号不能达到设计要求或者与建设单位的预期效果有差距时，建设单位要求提升材料标准或者改变规格型号，导致材料发生变化，进而影响工程造价或者施工工艺，从而发生变更。
3. 工程部位的标高、基线、位置、尺寸发生改变，导致变更发生。通常工程项目的各项工作的费用确定是根据图纸中标明的位置、尺寸进行的综合分析而确定的，若在实施过程中，发生了变化，也将产生费用的变更。
4. 工程实施的顺序或者实际安排的改变，导致变更发生。一般情况下，主要是针对建设单位及其雇佣单位的原因（例如移交图纸、付款延迟、材料供货、工程手续等）引起的施工工效降低或者施工暂停，造成承包单位工期、方案的调整，引起变更。
5. 取消合同中约定的工作，交由第三方完成，导致变更发生。一般情况下，项目合同的实施过程中，建设单位根据资金的筹措和计划的情况，根据项目的功能需求，会对一些非主体工程进行增减，例如绿化、道路等，从而导致项目费用发生变更。
6. 项目建设过程中，市场中的材料、设备、人工等价格的风险预测出现了偏差，导致合同中约定的价格发生变化，最终发生变更。
但是，在现阶段工程项目的实践中，通常关注重点并非变更发生与否，而是变更行为发生后，变更的结果是否对工期、费用产生影响，而变更常常与合同条件的约定有密不可分的关系，例如合同中对于变更条款的约定“合同履行期间，工程量变化幅度在清单工程量10%以内的，综合单价不予调整”，那么在实际的施工过程中，即使工程量发生了变化，但是并不一定导致费用发生变化。例如合同中约定“设计变更金额超过5000元的，予以认可结算，变更金额5000元及5000元以下的，由承包人让利实施”那么在实际的施工过程中，即便发生了变更，但是费用不能达到合同约定条件，依然不发生费用的变化。
综合上述，我们不难发现，工程的实施过程中，发生变更的条件下限是比较低的，发生变更的概率是很高的，但是发生了变更的行为并不一定导致费用或者工期或者质量发生变化。而多数的从业人员对于变更的理解与变更结果联系在了一起，常常认为变更没有产生费用，没有影响工期，便忽略了变更，认为变更不存在，这个观点是有失偏颇的。笔者认为，变更是工程行为发生的方式，而最终的结果需要由其他的资料进行呈现，比如工程量确认单，界面交接确认表，工程签证单等经常用以确认变更结果。

二、工程签证

工程签证一般是指，承发包双方在合同执行过程中，涉及合同价款之外的责任事件所做的签批证明，其实，工程签证也可以理解为对支付各种费用、设计变更、顺延工期、造价调整、赔偿损失等所达成的双方意思表示一致的补充协议。
通常签证发生的种类分为经济类签证、工期类签证。一般情况下，签证的发生往往伴随着变更，但值得注意的是，签证不一定有变更通知的下发，签证也可以单独出现，变更是事件发生状态，而签证往往是变更结果的呈现，变更发起后，是否需要办理成签证，可根据建设单位的管理方式、管理办法进行确认。比如，合同约定承包方承建项目主体工程，但施工过程中，建设单位根据项目需求，在室外增加300*200尺寸砖砌排水沟一条，并由承包人实施，该工作内容本质上对于合同来说是变更，但是，现场的管理人员根据甲方口头意见办理成了签证，也是可行的，也不需要签发变更通知单。
所以，由此引出了工程签证单办理过程中一些基本原则和要求，笔者也总结如下：
1. 基本要求：签证事由详尽描述。签证发生时可以是甲方或监理的书面通知，也可以是口头通知，但是签证中必须描述清楚发生该类签证的事情起因和理由，一般情况是非承包人原因导致发生的事件，方可作为签证事由描述。
2. 处理原则：现场跟踪。签证发生后，通常是由现场的各方代表对签证的实施内容进行复核和监督。
3. 及时处理；签证的签批一般情况下是与实施工作同步进行的，尽量做到一事一签，切忌做回忆录式签证。
4. 授权适当；签证发生后，作为建设单位应当明确签证签批权限，明确签证形式，避免管理混乱导致最终的签证争议。
在目前的工程实践中，承发包双方在合同执行阶段发生签证的，通常发包方为了减少签证阶段出现的认价风险，一般情况只在签证单中签认具体的工作内容，而不签认费用，针对此类情况，笔者建议签证发生后，在签证单的填写中，不仅列明工程量的计算方式和明细、还要加附计算简图、现场尺量照片、签证实施工期、对其他工作的影响范围等内容。必要时，可附加施工工艺做法，若签证内容过于复杂的、涉及非承包人专业范畴的，可连同技术核定单一同报送建设单位签批，或者要求建设单位出具变更文件。
例如，某项目中，建设单位巡查项目时，发现项目的后门入口处没有设计门卫室，便口头要求在项目门口增加简易值班房，而承包人合同范围中并无该项内容，承包人便接受该口头通知，14天完成值班房主体砌筑及装修，最终整体项目半年后竣工交付，值班房地基下沉、墙体却开裂，变成危房，需要拆除。结算办理时，建设单位以值班房质量不合格为由，拒绝该签证费用的结算。此类情况在工程项目的实际实施过程中，时有发生。针对此项目案例，笔者建议：若签证的内容涉及到承包人非专业方向领域时，承包人有权拒绝，可以向发包人提出合理化建议，上述案例中，承包人完全可以提出由设计单位出具相应合格图纸的建议，然后照图施工；或者自行设计的设计图纸以技术核定单形式报送监理和设计审批，通过专业的技术审核来避免签证的技术风险。大可不必为了迎合建设单位的意见而承担不必要的风险。

三、工程量确认单

工程量确认单一般是用来确认工程量，而且确认的工程量往往不是设计图纸工程量，比如，地面开槽、建设单位使用零星人工工日、隐蔽的土方回填等等工程量，在现阶段的项目实践中，签证单为避免签批的价格风险不可控，往往只签认了工程量，因此容易与工程量确认单混淆。在此，笔者强调的一点是，签证单可以签工程量和工程价，但是工程量确认单仅仅用于确认工程量。
工程量确认单多数情况用以确认隐蔽的工程量，而图纸中已明确的梁、柱等混凝土构件均有尺寸表示的，无需办理工程量确认单。例如，某项目中，建设单位对成本管控严格，合同中约定的非图纸工程量均按实结算，建设单位要求现场的各工序实施前，均需报送方案审批，项目中开挖了管沟，便上报了开挖方案，管沟开挖时，现场没有预留足够工作面，管沟开挖成形后浇筑垫层埋设管道，此时的土方开挖的工程量便需要办理工程量确认单进行现场确认，而不能以常规的造价结算办法参照定额规则去计算了。

四、工作联系单

工作联系单通常用于发承包双方日常工作联系的书面记录。工程项目的施工过程，严格意义上说，都是在建设单位的授权和允许的情况下进行的，只是近年来，一些技术力量比较薄弱的建设单位进入市场以后，将大部分的管理权限和授权行为默许的交由施工单位处理，一定程度上，多数的从业人员会错误的认为，施工单位的合同行为是根据组织设计进行施工，无需接受建设单位监督，弱化了接受监管的流程。而事实上，施工单位的所有项目工作都应当是在建设单位或者建设单位的授权单位监督和管理下进行的。所以，工作联系单在强化管理和流程制度上，对于发承包双方都有比较重要的意义。
笔者以某项目为例，说明联系单的重要性。某项目中，建设单位的现场管理人员经常以口头意见要求施工单位开展工作，该项目施工单位的项目管理比较严谨，每次接到口头指令，都以邮件形式给建设单位和监理单位转发了相应的工作联系单，联系单中均注明了某年某月某日，现场管理人员现场巡查工地，发出口头指令，要求增加某某工作。施工完成后都以签证形式报送至监理，但建设单位均以各种理由搪塞拒绝签证，最终结算时，签证的累计金额约100余万元，建设单位以未签字为由拒绝支付，最终施工单位申请仲裁，仲裁结果为建设单位必须支付该部分签证费用。
该案例充分说明了工作联系单在项目实施过程中的重要，联系单在一定程度上表达了当事人对某一事件发生或即将发生时的一种预警和提醒，联系单送达的当事人应当理性对待，并做出及时回应，在项目实施的中各环节中，笔者建议切忌口头通知和口头响应，尽量采用书面的工作联系单作为项目工作中信息交换、传递的手段，这不仅是对项目管理监督程序的重视，更是各参建单位对信息维护的保障。

五、工程洽商记录

工程洽商记录一般情况下，是指工程项目的参建多方对同一事项达成一致意见后做出书面记录，其信息内容的宽广度往往比变更或者签证的大得多。通常可以作为合同文件的补充部分。
目前的工程实践中，却很少用到工程洽商记录，因为目前的建筑市场上的不论是施工技术还是设计水平或者建设单位的管理水平，都有了极大程度的提升，大家对项目中所发生的附加事件或额外工作，都基本能达成一致，并且能对工作的内容及流程做出详细拆解，极大缓解了建设单位的管理协调压力，多数情况下，工作联系单或者签证便可以达到目的。只有少数的复杂项目涉及到的参建单位较多，协调难度极大，穿插交互工作极多时，建设单位或者监理单位会启动洽商程序，组织各单位对需要协调的事件进行共同商议，平衡了各方权益后，得出一致结论，各方签字确认，形成洽商记录。
笔者同样以既往项目举例说明这一情况，洽商记录截图如下：

上述项目的建设中，建设单位实行强甲方管理，即甲方管理处于强势地位，对项目全程管控，弱化监理单位及其他协助单位的管理，本案例中项目参建的分包单位超过10余家，建设单位将各专业设计拆分招标，各服务类单位拆分招标，专业施工单位拆分招标，设计单位分别是结构设计、建筑设计、景观设计、暖通设计、智能化设计、精装设计、幕墙设计，施工单位分别是桩基施工、土方施工、总包施工、幕墙施工、绿化施工、安装专业施工、电梯采购施工等等；咨询单位分别是造价咨询、设计咨询、项目管理咨询、监理咨询、财务咨询；外加自身管理团队、督查管理团队，整个项目的各单位工作面交叉频繁、工作交接频繁，在项目推进过程中，不可能通过几个简单的签证或者变更达到各方利益平衡的目的，几乎针对关键工作的决策均需要通过商务洽商的形式进行会议讨论解决，所以，这也是工程洽商在平时大多数接触到的项目中很少能够用的原因。

六、经济类资料的流程

前面也叙述了常用的几类经济资料，但在具体的项目操作中，大家对上述资料的办理流程还是各持己见。目前，笔者结合既往的项目经验，针对各类资料的办理流程及条件，总结了一些方法分享给大家。
1. 首先，我们对工程项目的各方行为要有一个客观、深刻的认识，即项目的各参与方在工程项目实施过程中，都是需要接受建设单位监督和管理的，虽然各参建方都有各自领域内的专业技术优势和管理优势，但不能因此恃能厌事，我行我素，依仗自身优势，试图不讲程序、不问缘由，贸然开展工作，试图以发生的事实结果来掩盖过程中的缺陷，这种行为是笔者不提倡的。即使建设单位不清楚、不了解的工程技术或者专业工作，相应的参建方也应当向建设单位阐明来龙去脉，然后再按照既定流程开展工作。
2. 关于此类资料办理的流程，笔者总结了比较简单的方法以供大家参考，资料流程办理按照“先指令，后回复，再实施，后上报，再确认。”的原则办理。施工单位应当明确的前提即是上文中提到的“所有项目工作均应当受到建设单位的监督和管理”，所以，不论是签证还是变更或者是洽商，都要做到没有指令不准备，没有回复不动手。
3. 签证工作的流程
通常签证发生，区分两种情形，一种情形，发包人或者监理单位口头通知或者下发书面文件要求增加或减少工作内容的联系单或者函件或者通知单等，承包人依据指令内容实施；第二种情形，发包人没有下发指令，由承包人发现问题，提出合理建议，发包人同意后，开始实施。
（1）针对第一种情形，发包人下发指令单--承包人联系单做出回复--实施双方确认的内容--过程中主动发起监理旁站要求--实施完成7天内上报签证单--48小时内发包人对签证单进行核实。
承包人采用联系单作为回复首先是对发包人工作的支持与尊重，其次，是出于专业角度对指令单中不完善的技术工艺做出回应，确保后续工作正常开展，例如，发包人要求增加档案室隔断窗一道。该指令中未明确规格和材质，施工单位联系单回复“考虑档案室的私密性，按照贵司要求在隔墙上拟开窗1道，尺寸1800*900，采用60系列断桥铝合金上悬窗，玻璃采用6 12A 6镀膜中空玻璃”。该签证的流程处理堪称教科书级回复。其回复不仅避免了因为发包人指令不清晰而导致的投资费用增加，造成管理审计的风险，其次，在结算时，避免了用料不明确造成费用审减的风险。
在签证工作实施的过程中，承包人应当主动要求监理或者发包人到场监督，而不是抱有侥幸心理，认为不监督不旁站可以偷工减料，虚增工程量，然而这样的操作往往适得其反。承包人主动申请了监督，不仅代表着尊重发包人和监理人的工作，也让相应的隐蔽工程的验收和计量更有依据。例如，某项目中，发包人要求增加开挖地下水池一个，施工单位接到指令后，未编制任何方案便开始施工，独断的认为签证是创造效益的手段，在水池基坑土方开挖过程中便故意不通知监理和发包人，自行开挖、浇筑。最终上报签证中有41m³混凝土换填软弱土层的签证内容。施工单位试图以发生的事实隐蔽为由，让发包人签字确认，并在后续结算对接中，提供了现场土方开挖照片，混凝土换填照片。发包人针对该问题，做出回应：①作为成熟经验的承包人，施工前没有相应方案报批，最基本的工程建设流程都不清楚，违反施工操作流程，在基础埋深、持力层均不明确的情况下进行开挖；②开挖过程中发现软弱土层，仅为单方面判断，便自行换填，此过程未通知监理人或我方人员，土层是否需要换填应当由监理人或设计批准，而不是擅自隐蔽，贵司将土方换填为混凝土，视为是贵司的让利行为。③换填方量中的土方换填范围并没有相应的尺量记录，仅凭照片资料无法证明现场换填方量的真实与准确，且土方换填事实已被隐蔽，换填缺乏相关证据，工程量不予认可。
最终该项目换填签证未被认可。上述案例中，施工单位应当在接到指令后编制方案报审，并在开挖前通知监理和相关单位进行旁站监督，至于监理单位能不能来或者愿不愿意来是监理的工作范畴，但是，通知是施工单位出于对工作双方最基本的尊重。而不是作为隐瞒施工过程的错误工具。这一点，望各位施工从业人员谨记。
（2）针对第二种情形，承包人发出联系单--监理或者发包人做出回复同意后--实施双方确认的内容--过程中主动发起监理旁站要求--实施完成7天内上报签证单--48小时内发包人对签证单进行核实。
大家不难看出，第二种签证情形只是发起流程与第一种略有区别，但通常第二种情形是项目实施过程中经常发生的类型，因为项目实施的过程中，或多或少都存在无法预见的工况和风险，虽然有图纸或者技术支持，但发包人和发包人所聘请的技术团队无法预见所有问题和风险，承包人作为项目现场的主要实施人，对现场的各类工况的了解和熟悉肯定是多于发包人的，所以在对现场发生的工况与预期不一致时所采取的一些方案或措施，便形成了签证。
通常发现问题的第一时间，承包人应当书面形式，以工作联系单形式将现场需要增加或者改变的情况描述清楚，征得发包人同意后，方可进行具体工作的实施，切忌先行后闻，一旦施工完毕，但缺少相应的流程和过程资料，结算时的风险增加。
例如，施工单位施工总平图内容时，发现项目花台之间的夹角较小，不满足车辆转弯半径要求，发出工作联系函“我标段东南边两车道交叉处，形成死夹角，不利于车辆转弯，我方将夹角绿化后可能产生交通隐患。我方建议将东南边两车道交叉处形成的夹角，按车行道要求形成弧线弯道路面硬化，做法为：开挖清理场地，素土夯实，200厚级配砾石垫层，200厚C25砼路面，路面随浆压光找平拉丝，面积为16m*10m。”发包人未作出回复，承包人以7天不回复视为同意为由，擅自修改实施，完工后报送签证，最终签证被驳回。
该签证被驳回的原因其实很简单，就是发包人回复不及时，且没有同意签证的做法。但是本案例中，施工单位的联系单是存在问题的，联系单仅说明了车道按图纸做法可能存在隐患，而没有表明该项内容是否会影响到承包人的工期，也没有表明该项内容是否对后续工作产生了影响，更没有明确发包人在什么时间内回复会对承包人造成影响，这仅仅是表明了承包人的建议，可以认为该内容可改可不改，不会对其他工作造成影响，所以发包人不回复并非直接达成了签证行为的确认。
就目前国内现行的大多数审核工作或者审查工作而言，都不是跟踪审查，讲究资料的严谨、逻辑合理，往往项目中的琐事繁杂，各类往来文件繁多，事后回忆基本是不可能实现的，只能通过即时资料的签发来体现和还原当时的施工工况，不论是签证资料还是工程联系单的文字描述，语言的措辞组织和前后逻辑的映衬，应该由专业的资料人员完成。
写在最后，签证工作内容的发生往往伴随的交叉工作较多，各工种界面交叉、各专业界面交叉，所以，在签证事项的签认过程中，不仅对主要工作的工程量进行确认，也要对干扰和影响的其他工作一并进行签认，另外，还需注意，签证拍照的误区，大多数从业人员认为，签证只要有施工现场的照片就能证明签证发生的事实，笔者在此纠正这种错误观念，照片是需要的，但是不是简单的远景近景，人工机械一堆现场实物的拍照留底，这样的照片只能反应现场工作的实施，但不能作为签证能够被确认的直接证明。签证不仅要有书面文件的确认作为签证发生的依据。如果需要照片支撑的材料，一定是现场的尺量照片，或者用于记录工程量的照片。
4. 变更的流程
通常变更的发生，也分两种情形，第一种，由承包人发起建议，发包人同意后，下发变更指令；第二种，由发包人直接发起，承包人做出回应，原则上，认为不能执行的，说明理由，认为可以执行的，按照变更指令执行。

（1）第一种情况跟签证类似，也是由承包人发现了问题后，形成变更建议，以工作联系单形式送达发包人，发包人会根据项目的实际情况决定是否需要变更。在此，同样需要特别注意的情形就是，如果仅仅是一份建议的联系单，发包人可以做出回复也可以不做出回复，不回复也不构成默认建议的行为，如果不仅仅是建议，而是建议内容已在函件中表明了变更与否对后续工作的影响，并且评估变更工作确认的回复时间。发包人应当做出回复，若超时不回复，由此造成的工期或者费用损失，承包人不予承担。
例如，某项目，两个建筑单体中间预留10cm施工缝，而施工过程中，施工单位发现两栋建筑二层处的边框梁相互重叠，现场施工员便以口头通知方式告知监理，随后项目部发出联系单，写明该问题，“9月6日，我司现场测量人员根据施工图纸现场放样后，发现A栋A轴/2轴，标高4.6m处KL2边线与B栋F轴/15轴，标高4.4m处KL14相重叠，现场无法进行钢筋绑扎和混凝土浇筑，我司建议调整该位置两条梁边线，均向栋号内各平移150mm，该做法是否可行？另外该楼层的钢筋绑扎以及混凝土浇筑工作均在我司施工进度关键线路上，为避免出现工期延误，望及时回复为盼。”该项目的监理单位回复意见“处理结果以设计修改为准”。结果，设计单位因为发包人新增功能需求，迟迟不能出具调整意见，导致该项目3条轴线范围内结构混凝土无法按期浇筑，只能预留二次浇筑，最终发包人支付二次浇筑混凝土发生额外费用增加以及工期延期。该项目的变更建议一定程度上已经超出建议范畴了，而更多的是在向发包人阐明图纸错误，希望发包人尽快回复解决。因为发包人原因导致的项目费用增加和工期延期，应当由发包人承担。
（2）第二种情况的变更，通常由发包人或设计或监理直接发出变更指令，承包人在收到指令后，若发现变更超出自身水平的，或者以现有条件无法达到变更实施条件的，应当以书面形式及时提出不能执行的理由，若可以实施的，同样也建议书面说明变更指示对费用和工期的影响。特别是一些特殊设备、器具、工艺的变更，更应当书面尽早确认，而不要等到结算时，才进行所谓的变更组价，届时已失去了谈判的主动权，对结算不利。
（3）关于变更的办理，很多的从业人员认为变更有变更通知单即可在结算时办理，而无需签认额外的资料，对于这一观点，笔者也提出了自己的看法，变更其实和签证在某种程度上，都可以理解为对原合同内容的补充，所以，变更发生后造成的结果，应当也需要进行确认，即便是最常见的设计变更，也不一定能按照图纸计算出相关的费用。这主要区别于要变更的内容是否已经实施，若还未开始实施，设计变更比较方便操作，变更对应内容的做法和材料即可，若已经开始实施，设计变更便已经不是单纯的变更了，更多的是现场的拆除、返工、对穿插工作的影响等内容，还有可能涉及到签证的办理。
例如，某项目，外墙喷涂涂料已按图纸实施完成20%，但发包方觉得外墙涂料不够气派，经设计建议可以更换为干挂石材，更具质感，由此，发出变更通知，更改一层室外墙面为干挂石材。一层以上墙面更改为真石漆，施工单位发出工作联系单，内容如下：

该变更实施完成后，施工单位上报工程量确认单如下

通过上面的案例，可以看出，工程量收方记录并没有将所有的工程量进行收方确认，也就是说，施工单位认为在变更单中的内容真石漆、干挂石材、石材龙骨等工程量可以按照图纸计算得到的便没有办理工程量确认单，而拆除、恢复等需要现场实量得到的数据，均办理了现场工程量确认。
通常变更发生后，笔者建议将变更的结果和变更所带来的影响，采用工程量确认单的形式，办理相关工程量确认。

5. 工程联系单的流程
目前的工程项目中，工程联系单的多数情况主要是应用在发承包双方发起工作联系的情形下，在所有的签证、变更发生前起到告知对方的作用，所以，通常在签证、变更发生前一般都会伴有工作联系单。
例如，某项目中，发包人巡查工地过程中，发现施工项目部的局部土体裸露，有扬尘，妨碍现场巡查，遂现场发出指示，要求施工单位对裸露土体进行整改，施工单位收到口头指令后，发起工作联系单，“现接到贵司口头通知要求对项目部会议室西侧裸露土体进行降尘处理，我项目部上报如下两种方案进行降尘，1.采用100厚C15混凝土整体覆盖，压浆抹光；2.撒播种植黑麦，形成绿地，栽种牡丹、月季及部分青松进行绿化；上述方案望贵司及时给予批复为盼。”随后发包人同意按照绿化方案实施，该部分施工内容最终也按照签证流程办理。本案例中，施工单位并没有根据指令马上开展工作，而是发出联系单，待建设单位确认后，才开始进行后续的工作开展。这样的程序做法既不失给予对方的尊重，也维护了自身的权益。