纯干货‖日常生活中如何提高工作效率

在日常生活中如何提高自己的工作效率？

职场铁律：没有功劳，就不会有苦劳，没有任何一个职场老板会因为你每天加班就给你升职加薪。领导只看两个字——“结果”，员工只论两个字——“价值”。除此之外，一切免谈。

高价值的基础是高效率，价值就是效率×时间，同样的时间，效率高的人，自然价值高。

那如何提高工作效率呢？

这篇就分享几个我个人亲身实践过的、有用且能快速见效的方法，希望对大家有所帮助！分为以下4个要点：

• 如何快速进入工作状态
• 如何提升执行效率
• 如何做好时间管理
• 如何争取更多的资源

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01 如何快速进入工作状态

打工人每天面临的第一个挑战就是——来到工位之后如何快速进入工作状态，分享4个实用小技巧：

（1）给大脑一个开工信号

如果大脑没有做好工作的准备就开始处理工作的事情，自然就“没有工作状态”了，最好是有个每天都不变且不复杂的“开工仪式”，比如：

• 一分钟的拉伸+清洗一下水杯+倒一杯水，然后开工；
• 先处理几件琐事，热热身：比如处理几封邮件，打印一些资料等等；
• ❗热身时间不能太长，10分钟就可以了。

（2）做好今日计划清单

列出今日待办事项，你的注意力自然就会转移到工作上。具体做法是：

• 把今天打算做的事情写到纸上或者电脑上或者日历上，形式不限；
• 标记出最重要的3件事 预估下可能发生的调整，看看自己的日程表，是不是其他事情会占用时间，比如会议、面试等；
• 如果有就尽量少安排计划，避免事情做不完很有挫败感，职场远离挫败感也很重要。

（3）做好任务拆解

别一工作就想着先解决要事，这是你进入不了工作状态的罪魁祸首！想搞定复杂的事情，脑子还没适应工作呢，又不知道怎么下手，更无法进入工作状态了。

所以要做好任务分解，方法很简单，问自己一个问题：这件事情的下一步行动是什么？

比如做项目汇报PPT，下一步行动是什么？ 构思PPT框架，再下一步呢？ 跟领导沟通确认，再下一步呢？ 找个合适的模板，再下一步呢？ 制作PPT，这样一来就把项目汇报PPT这件事儿分解成了若干个步骤。

每次把注意力集中在“下一步”，工作推进的效率就会变得更高。

（4）去给领导汇报工作

这是一个非常好用的大招：每天来公司第一时间就是去给领导汇报工作。

简单点就是写周报，把你昨天做的事情给记录下来，包括你的分析和总结；

或者直接找领导进行工作汇报，老板的一句指示或者鞭策都会成为你工作的动力。当然，把工作汇报做好，也帮助你得到老板的赏识！

具体关于如何做好工作汇报可以看这篇>>工作汇报这么做，升职加薪指日可待！教你怎么把30分工作写成90分

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02 如何提高执行效率

把“无序”变成“有序”，把“正确的经验”变成“固定步骤”，把“机械化”的事情变成“自动化”，你就能让成功可复制。

（1）把无序变成有序——划分任务优先级

办公室工作很忙，大事、小事、杂事缠身，但工作时间是有限的。艾森豪威尔矩阵可协助我们找到当下最需要做的事情。

• 重要性【重要vs.不重要 】
• 紧迫性【紧急vs.不紧急】

根据这两个维度把事情划分出4个象限：

• 第一象限：紧急且重要——优先处理；
• 第二象限：重要非不紧急——未雨绸缪，做好安排；
• 第三象限：紧急非重要——尽量减少，委派给别人处理或请别人帮忙；
• 第四象限：非紧急非重要——避免发生，直接删了就是。

这个矩阵应该这么用：

1. 确定任务：先把能想到的所有任务都写下来，这时候不需要管重不重要。
2. 找到紧急且重要的事情：“U”—紧急任务，“I”—重要任务。
3. 把每项任务插入到相应象限并采取相应行动。

我们从上面的分析也可以看出，提高工作效率，关键在于第二象限，因为第二象限没有及时安排就会变成第一象限。

所以把更多时间和精力花在第二象限的活动上，这对你本人和你的工作很有意义。

（2）把正确的经验变成固定步骤——SOP

所谓SOP，即标准作业程序。听着有点晦涩，简单来说就是：流程化+标准化。

• 流程化：

所谓流程化，就是明确整个实施步骤，像清单一样把要点列出来：

第一步……

第二步……

第三步……

• 标准化：

所谓标准化，就是要把每一个过程都设定明确的交付标准，每一步要达到什么标准才算完成，交付时间最晚是多久......尽量用量化的数字明确。

然后，每次都按这个固定流程来执行操作，必须严格执行，像计算机程序一样。

根据这个流程，你就可以明确每一个阶段应该做什么，就算出现什么意外情况，也会在可控的范围之内，不至于遇到一点问题就手忙脚乱，最后回顾一天，发现什么都没做。

（3）把机械化变自动化

一个简单的信息收集，用Excel一个个收集再整合，可能得一个早上，更有甚者还在用纸质表收集，一天都不一定能完成。这样是不可能高效的。

所以机械化变自动化，是提高工作效率的最好捷径。

比如我们公司，2000+人，无论是部门内的，还是跨部门的、甚至是跨产品线的信息收集类工作，都是用在线表单完成的。

设计好需要收集的信息表单，直接导出二维码或者链接，成员点击链接或扫码即可在线填写：

填写的信息后台会自动汇总，形成一个类似于Excel的在线表格，实时更新：

再比如搭配自带流程引擎，可直接实现线上审批流转：

成员一键发起申请，系统自动提醒相关负责人审批，一层层往下流转，这不比拿着签字单跑断腿来的高效?

还能搭配仪表盘，制作图表、数据看板等，多维度分析、展示，以数据指导下一步行动：

这里仅仅是以我们公司为例，大家选择什么工具都不重要，按照自己的需求选择最合适的工具即可。

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03 如何做好时间管理

时间管理有很多技巧，具体可以提炼出以下4个要点：

1. 跟踪时间，设置约束
2. 少量多餐，工作切割
3. 先难后易，要事优先
4. 根据精力情况开展工作

1、跟踪时间，设置约束

时间跟踪要有详有略，善于分类，不需要把它变成流水账式的记录，也不能太过于简略。

• 哪些需要详细记录：跟工作有关的所有任务都需详细记载，每一项工作任务。
• 哪些可以简略记录：工作外的时间，比如休息、吃饭、带薪拉屎等等。
• 如何分类：将每天的时间分为工作和非工作，非工作时间简略拆分（休闲、自我提升、运动...）、工作时间详细拆分（本职、协同、会议、临时...）

2、少量多餐，工作切割

将任务管理与日历结合起来，把一天的时间分成“一块块”，然后给不同的时间块分配要关注的任务，就像这样：

参考工具：桌面日历

3、先难后易，要事优先

和前面说的划分优先级一样，利用艾森豪威尔矩阵，这里就不多加赘述了。

4、根据精力情况开展工作

找出自己什么时候最有效率，然后给这些时间段安排深度工作，精力不足的时候，去做一些低价值的，对精力要求不高的任务。

比如：

如果早上的工作效率最高的话，这段时间就该安排最关键的工作。

午餐过后精力可能会涣散，这时候正好用来清理一下桌子，看看邮件，或者更新一下表格。