【审核】如何撰写“不符合项报告”

撰写不符合项报告是SQE的基本功。这项基本功打不好，写出的不符合项报告将会误导供应商。本文分享了一些不符合项编写的要点，希望有所帮助！

不符合项报告编写应满足的基本要点

所谓的不符合项就是指那些违背审核准则的事实和证据。所谓的审核准则在审核中一般包括法律法规要求、认证标准要求和组织质量管理体系要求。不符合项报告包括对不符合项事实的描述、不符合理由的陈述和不符合项性质的判定三部分内容。

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不符合项事实内容描述的基本要求可归纳为四条：以客观事实为依据、以审核准则为准绳、通过审核组内沟通，提出有深度的问题、得到受审核方的确认。

所谓的“以客观事实为依据”，就是不符合事实必须是SQE亲眼看到的、当事人亲口陈述的，以及SQE稽查受供应商的文件和记录时查到的。这与司法机关“办案子”有点类似。SQE应把不符合项报告必须办成“铁案”，经得起供应商的质询。

所谓的“以审核准则为准绳”，就是必须按照法律法规要求、合同要求、认证标准要求和组织质量管理体系文件要求，检查体系实施过程的符合性，而不能想当然。

所谓的“提出有深度的问题”，可以从两个方面去理解。一个方面是对一些偶然发生的文件签字不全、记录编号断续、必要的标识漏写等问题，虽然是不符合项，但是或不具有普遍性，或总体上也不影响体系运行和产品质量，当面给受SQE提出，让他们纠正就行了，不必开具不符合项报告。另一方面是要求您应针对表象的问题，进行适当的追溯，看看问题产生的直接（初步）原因或普遍性。比如：你在机加车间某零件箱上发现没有产品标识，那就要查这只箱子里只有一种零件呢？还是有很多零件？生产现场是只有这一箱子零件呢？还是有很多箱子的零件。如果有很多零件，就必须进行产品标识，不然就没法分清楚到底是什么零件。有时候，为了确定是一般不符合项，还是严重不符合项，还应在其他审核场所进行检查。如果，多处审核场所都存在零件没有标识的问题，性质就变成严重不符合项了。

所谓的“得到受审核方的确认”，表面上好理解。但在事实过程中就存在一些问题。表现在：SQE开出了不符合项报告，或者是供应商不认可；或者是供应商虽然在报告上签字了，但心里却觉得委屈。要做好这件事，最简单的方法就是在审核现场发现不符合项后，应当即给受审核方的陪同人和当事人说清楚。必要时，也可给人家时间，让人家拿出否定这个不符合项的证据。如果他们拿不出否定的证据，就能做到使受审核方心服口服。

特别提醒SQE，在与受审供应商核查、交谈和沟通的过程中一定要保持平和谦逊的态度，不要让供应商觉得你是在仗势欺人，也就是要在审核过程中自始至终地创造一个良好的审核气氛。说实话，我是企业出身的，最烦那些高傲无理、自以为是的审核员。我们每个审核员都要记住：自己的产品是什么？是服务！连这个都不懂，就不好说你能成为一名口碑良好的SQE。

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不符合项事实描述中，除了以上的基本要求之外，还要在讲究文字描述问题。文字描述的基本要求一般也可归纳成4条。

第一：文字描述必须是确凿的事实，经过受审核方确认，不会引起争议。要做到这一点，除了满足前面讲的基本要求之外，还应关注审核记录问题，一定要在审核现场及时形成记录。

第二：文字记录的事实必须有可追溯性。要达到这个目标，就应在不符合事实描述中关注五个关键词，可称之为“五何”，即：何时、何地、何岗位、何样本、何种情况。

举个例子：，XXX每次开具的不符合项报告，都会写“生产现场混乱“，或者”生产现场零件没有标识”这种话。我问：那个岗位混乱。他说：都混乱。哪里的零件没有标识？他说都没有标识。这样搞得我很郁闷，他开的不符合项报告，我既不好改动，也没法签字。

第三：语言应简洁、清楚、问题突出。

第四：事实的描述必须与不符合理由（所对照的审核准则，以下简称“对标”）相呼应。要做到这一点，一是SQE必须十分熟悉审核标准的要求，以其昏昏，焉能使人昭昭。