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如何实现高效会议？ 虽然今天已经是2023年，但关于会议这个话题依然是高频词，因为无论什么类型的工作都必不可少的一部分内容，而且随着业务量的增加，会议貌似变得越来越多。 虽然，现在有了飞书、腾讯视频会议等在线会议平台，但这只是改变了开会的地点和环境，并没有改变低效、无聊会议的基因。 那么如何实现高效会议？ 把握5大原则和10个要点—— 5大原则 1.明确会议主题，解决问题 会议的最终目的是用来解决问题的，要么达成共识，要么制定决策，要么制定措施，这是会议这个流程的输出，是会议组织者或相关方对会议的最终需求，因此会议必须要有一个很明确的主题，而且所有围绕这个主题的资料要提前准备，没有准备的会议就不要开，这是一个非常明确的要求。 2.明确会议主持人 开会谁来做主持人？一般来说解决问题的负责人来做主持人，解决问题的负责人也是这个会议流程的Owner，因为只有他才会想尽办法让这个会议有结果。 3.明确会议4个时间 会议要有明确的流程节点，即会议关键时间，是保证会议高效的重要手段。这包括4个时间： ①. 开始和结束的时间。 ②. 发言的时间。 ③. 与会者决议达成共识的时间。 ④. 行动方案确认的时间。 很多时候，大家开工作会议只会出一个决定。这样远远不够，一定要把行动方案也确定下来，就是做什么不做什么。 还有一个特别需要大家注意的，就是一个有效的会议建议不要超过30分钟，最长就是40分钟。 4.开会的核心是谈行动方案 开会的目的是要解决具体问题。因此，开会的核心主要是谈行动方案，不是谈观点，也不是谈问题。 5.会议要得出结论 会议开完了，一定要下结论。如果议而不决，甚至经常无法把会议进行下去，经常跑题，经常争论并坚持各自的见解，恐怕就无法进行有效的决策了。 我建议大家调整成这个样子：日常会议开完，大家都清楚要做什么，然后就去做了。 10大要点 1.提前会议通知。 会议一定要提前通知，方式可以是电话、文字、短信、邮件等方式。会议通知要明确时间、地点、人员、主持人、议题、议程、注意事项等要求。 2.确定会议议题。 会议就是为了解决问题，所以一定要明确会议的议题。大家都不知道开什么会，到了会议室再开始思考，这样的会议绝对没有效果。 3.明确会议议程。 议程，就是会议的流程。谁来汇报、谁来发言、谁来总结都要明确下来。职责明确、流程清楚，大家就不是“听会”，而是“议会”，会议效率会大大提升。 4.准备会议资料。 会议之前，一定要将与会议议题有关的背景资料准备好，并发放到有关与会人员。一般与会议通知一起下发。这样，会议才能有的放矢、保证效果。 5.准备情况确认。 为保证会议效率，会议组织人员要提前对会议室装备、与会人员进行确认，确保人员按时出席、设备运转正常。如有异常，及时向领导汇报。 6.申明会议纪律。 我在国企的时候，有一次生产副总主持会议，一个车间主任迟到，副总马上让他出去罚站十分钟。会议纪律非常重要，这是高效会议的最基本要求。 7.掌握会议节奏。 会议为什么开不好？主要是主持人掌握不好会议节奏，让会议偏离了主题。要在明确会议时长，限定发言时间，提醒围绕主题，解决观点冲突等方面下文章。 8.形成会议决议。 会议的“癌症”就是议而不决。这是会议主持人需要特别注意的。应根据讨论的结果，最后拍板形成会议决议。明确问题解决的责任、时间和方法。 9.整理会议纪要。 会议一定要形成会议纪要，并最晚于会议结束后第二天，经领导审核无误后下发相关参会人员。会议纪要是会议决议事项跟踪检查的依据。 10.决议事项跟踪。 为确保会议决定事项落到实处，领导应指定专人（比如秘书）进行跟踪、检查和验证。周期性的会议（如周例会），应通报跟踪结果。 高效会议的实现需要牢牢把握五大原则和10大要点，具体落实在明确的会议召开流程和流程工作标准上（会议通知、会议议程、会议准备流程和清单、会议纪律、会议纪要、会议决议事项督办等），通过严格执行规范的会议流程工作标准，保证会议高效，次次高效。 |
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来自： blackhappy > 《职场》
