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蓝字 卓琦质量：专注质量，深耕质量，提高质量 现在职场邮件利用率非常高，成为正式的沟通协调渠道之一。在通过邮件展现自己的同时，也会暴露你的思路短板和缺点，还可能成为别有心机者秋后算账的证据。这种情况，就成为很多人存在“看到邮件有发给我（被尊重）的兴奋”、“想回又有各种顾虑”等矛盾心理。 初级版：  完整呈现真实情况，不对人、只论事 1、并不是所有发给你的邮件，你都必须回复。有些邮件是告诉你事件进展，让你对最新情况有个充分了解。这类情况，尽量不要回、以免邮件多的人分散精力。但推荐在适当的时候线下进行简单讨论、以证明你在关注工作进展。 2、对于一些布置任务的邮件，一定要让发起人明白：我已收到、并理解了，会按要求完成，并及时回复、以让人觉得我们是靠谱的。 3、对于和你相关的事，你的回复可能对事情的推动有影响的，一定要快速、完整、真实的呈现所有你知道的情况。如：事情发生时，我们一共有多少人在现场、分别负责什么岗位（操作）。经过对人员了解和记录核实，有（没有）与文件、之前不一致的情况（详见附表），对于此事，从我们角度看，建议对哪几个方面进行分析。 提高版： 清晰表达工作流程，有想法、无结论 事情的紧急程度、信息的传递准确性和及时性、各个部门间合作的衔接合理性，都对事情的推动有很大影响（日常工作中，突发情况是常态）。不报怨、善于思考，特别是执行层面的想法，对于工作的助益是非常有用的。 1、 就我这边情况看，从接到任务的那时起，我们已经合理分配了哪些人，其中谁还是有经验的，也感谢谁和谁在这个期间就哪个事情的帮助和提醒。 2、 但正常情况下，我们都是在谁完成后多少时间，会开始。这次因为什么情况，延长了多少时间，也让我们在正常操作时对哪几个点加以了注意，这样也不可避免出现了时间的延长。 3、 我们建议下次什么信息，可以在什么阶段提前告诉我们，我们可以同步先消化、内部先商量起来，把风险降到更低。 管理版： 有效分析事情原因，有理由、提建议 跟紧领导的思维，还是对自己有很大帮助的。分析原因有一个基本的原则，跳出自己的思维局限、用一个系统的角度来看待问题本身。 1、 不随便排斥，特别是一开始从心里就否定领导的批评。因为大领导越关心，越会更公平、越会有更多资源解决问题。 2、 试着从不同角度看问题本身。从大领导的大目标中，找到问题和本部门的角色定位。从相关部门的顾虑和问题中，找到影响问题和本部门的可能原因。 3、 这个问题的发生，在哪些地方与整个项目的结果有什么影响。我们计划借鉴谁和谁的建议，在这几个地方做一下优化。如果在执行过程中有哪些影响和风险，我会及时和大家汇报。考虑到这样做一定存在或多或少的风险，我们也建议得到哪些部门的帮助和支持。 规划版： 剖析底层必然原因，敢判断、有方法 得到领导的重视和赏识，让自己在解决问题时更自信、进而有更多的机会练习解决问题的能力。 经过各个部门的努力，我复盘了这件事情发生后，大家的努力、这三个月（生产了20批）的情况。 1、 当初大家一起怀疑这个原因后，采取的应急措施、以及后续优化后的预防措施，确实在这段时间没有重现。 2、 我也试着将这种情况和几位老大以及操作人员进行了交流，可能哪几个产品也存在类似情况，接下来我们可以试着举一反三，以期将这个原因的风险从公司层面降到最低。 3、 这段时间我们也有些思考，比如某些信息早一天分享给上下游相关部门、将最终的目标及时共享，会让整条线上的部门工作更有的放矢。 邮件小贴示： 1、 不要长篇大论，突出重点，自己练习一下，如何让收件人在30秒内能明白和理解你的主要观点。 2、 不要堆成一块，要会分段，让不同的人在不同的章节中找自己关心的点。 3、 可执行，可量化，有时间观念、有质量意识、有任务紧迫感，要贯穿邮件和完成任务的时时刻刻。 4、 从讨论事情的角度看，你的理由是否充分，你的建议是否可执行，你的回复是否有章法。从保护自己的角度看，提供证据是否有漏洞，还是要防止别人抓住你的“错”和“漏洞”。当然，从发展的角度看，不要纠结细节，别人的批评、自己的漏洞，只要自己慢慢改掉，就是个人的进步。 5、 始终记得，没必要为了回邮件而回邮件，要有你的目的、要有你的规划。 6、 同时，不要错过任何一个收到的邮件。哪些邮件你看着就舒服，跟着学习和练习。哪些人是做事的，打交道就不要顾虑，有想法就提。哪些人容易挖坑、哪些人会排雷，从中好好评味。  “卓琦”团队致力于从事质量改进、传递质量兴趣。我们致力于建立一个解决问题的平台，让每个人既能发挥自身特长、又可相互学习。我们以“专注质量，深耕质量，提高质量”为宗旨；用科学指导质量，让习惯灌输日常，使兴趣创造思维。让质量回归质量！加入我们，一起合作，一起面对；传播正能量，持续改进你、我、他！ 关注公众号 加入群聊  |
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