|
办公设备管理制度 1 总则 1.1 目的：为规范办公设备设施的管理，保障生产和办公活动的正常进行，降低成本，杜绝浪费， 特制定本制度。 1.2 适用范围： 1.2.1本制度适用于公司各部门。 1.2.2本制度对办公设备设施的采购、验收、使用和管理等进行了规定。 2 办公设备设施分类 2.1 办公用具：办公桌、椅、橱、柜等； 2.2 文件处理设备：电脑、移动硬盘、扫描仪、复印机、打印机等； 2.3 培训用具：投影仪、白板等； 2.4 空气调节设备:空调、风扇等； 2.5 通讯设施:电话机、传真机、对讲机等； 2.6 视听设备: 摄影机、相机、音箱、功放、DVD、VCD、电视机等； 2.7 接待饮水用具：饮水机、茶具、开水壶、烧水壶、茶水桶等； 2.8 厨房用具：冰箱、消毒柜等； 2.9 其他设备设施：与办公有关的其他设备设施。 3 办公设备设施管理的职责 3.1 行政部负责办公设备设施的归口管理。负责办公设备设施规划、选型、组织安装调试、统一 调配、使用、维修、盘点、报废和更新的全过程实行综合管理。 3.2 采购部负责按要求进行办公设备设施的采购。 3.3 生产部负责协助实施办公设备设施的安装和维修。 3.4 使用部门负责办公设备设施的分级管理，负责办公设备设施的正确使用和日常维护保养，延 长办公设备设施使用寿命，保证办公设备设施的正常运行。 3.5 财务部负责对办公设备设施的采购、发放和管理进行监督、检查和审计。 4 办公设备设施的购置 4.1 行政部应广泛收集办公设备设施的发展资讯以及市场信息，并收集使用单位对有关办公设备设施的使用意见，为新办公设备设施的购置提供建议。 4.2 各部门需要新增办公设备设施应填写《办公设备设施购置申请单》，送行政部审查、主管副 总审核、常务副总或总经理批准。 4.3 对于新办公设备设施的购置，行政部应提出办公设备设施的先进性、可靠性和维修性等要求， 并对大型、关键办公设备设施进行经济技术可行性分析，把好选型和安装验收质量关，为搞好办公设备设施的后期管理奠定基础。 4.4 选购的大型、关键办公设备设施应备有齐全的安装、使用、润滑、维修等技术资料和必要的 维修配件、易损件。 4.5 办公设备设施到货后，由采购部组织行政部、使用部门、供方派员共同参加开箱验收，并认 真做好开箱记录，按照装箱单核对主办公设备设施、附件、工具、备件和技术资料，办理入库和安装手续。 4.6 办公设备设施安装调试完毕，要按说明书及有关规定进行性能检查、调试，属于固定资产的 要办理固定资产移交手续。 4.7 验收后采购部应负责组织填写《办公设备设施验收报告单》一式三份，采购部、行政部、使 用部门各留一份。 4.8 验收后行政部将相关资料收集、整理、存档。 5 办公设备设施的台帐和档案管理 5.1 办公设备设施的台帐管理 5.1.1 财务部对对公司的所有属于固定资产的办公设备设施按照规定建立固定资产台帐，并进行监 督和管理。 5.1.2 行政部对公司的所有办公设备设施按照规定逐台进行统一编号，建立《办公设备设施台帐》 和卡片，填写《办公设备设施档案资料卡》，做到随机附件和资料齐全。 5.1.3 各使用部门要建立本部门办公设备设施台账。 5.2 办公设备设施的档案管理 5.2.1 行政部行政助理，负责为列入固定资产的大型办公设备设施建立技术档案和状态档案。 5.2.2 办公设备设施的技术档案是指办公设备设施的安装、零部件、自制办公设备设施、特种办公 设备设施、使用说明书、图纸等技术资料。 5.2.3 状态档案是指办公设备设施的分布、购进和安装日期、使用年限、维修记录、调拨记录等资 料。 5.2.4 办公设备设施档案资料发生变更时，应根据实际情况，及时更新档案资料。 6 办公设备设施的使用与保养 6.1 使用人员在独立使用办公设备设施前，必须对其进行办公设备设施的结构、性能、技术规范、 维护基础知识和安全操作规程的培训。 6.2 各部门要指定专人负责公用办公设备设施的管理。 6.3 操作人员要严格执行办公设备设施的操作规程，严禁办公设备设施超负荷、超范围和带故障 运转。 6.4 使用部门负责指定专人进行办公设备设施的日常维护保养，行政部负责依据办公设备设施的 特点和使用情况进行定期维护。 6.5 使用部门、行政部要定期或不定期对办公设备设施的使用和保养情况进行检查。 6.6 对于使用部门不正当使用和维护的行为，行政部有权提出整改要求和处罚建议，对由此而造 成的办公设备设施的损坏，经行政部进行责任认定，由相关责任人承担赔偿责任。 6.6.1 对纯属人为原因导致办公设备设施损坏的，如责任人清楚，视情况由责任人赔偿修理费用的 70%-100%；造成报废或丢失的，视情况由责任人赔偿原值的70%-100%。如责任人不清的，由该部门负责人承担赔偿额的50%，保管人承担50%。 6.6.2 因保管不当造成办公设备设施遗失的，由保管人赔偿原值的80%-100%赔偿或责令自行增购 并不得报支费用。 7 办公设备设施的维修 7.1 办公设备设施发生故障，使用部门不能解决时，应立即填写《办公设备设施报修单》，通知 行政部组织有关人员进行排除，并填好维修记录。 7.2 在接到办公设备设施报修以后，行政部应根据办公设备设施的故障程度和原因，组织维修人 员进行修理。 7.3 维修人员在维修完毕后，应通知使用单位的员工进行验收，并在报修单上签字，对维修用时 和维修材料进行确认。 7.4 对于紧急情况，使用部门可电话或口头通知行政部，行政部及时安排维修。但使用部门应及 时补办报修及验收手续。 7.5 对于公司现有技术力量无法完成的办公设备设施报修，应由行政部填写《办公设备设施委外 修理申请单》，报常务副总经理审批后。《办公设备设施委外修理申请单》应详细注明维修办公设备设施的名称、故障原因、外协厂家和预计费用。 7.6 在维修完成以后，使用部门和行政部应当对办公设备设施进行检查验收。 7.7 对于经常发生故障的部位，行政部应组织使用部门认真分析，制订改善维修措施，尽量从根 本上消除故障以及发生原因。 8 办公设备设施的移交、闲置及报废处理 8.1 办公设备设施的移交 8.1.1 员工岗位变动或离职时，应及时将个人领用的办公设备设施移交给接手人或退还行政部。 8.1.2 各部门负责人岗位变动或离职时，应及时将部门共用的办公设备设施移交给接手人或退还行 政部。 8.1.3 部门负责人移交时由行政部监交，一般员工移交时由部门人监交，移交人、接手人、监交人 如实记录并填写《办公设备设施移交单》一式三份，三方签字后各留一份。 8.2 办公设备设施的调拨 8.2.1 办公设备设施的调拨必须由行政部统一安排，各部门不得私自调拨。 8.2.2 各部门如需办公设备设施的调拨，应由移入部门经理填写《办公设备设施调拨单》，交行政 助理审查，行政部经理审批。 8.2.3 行政部组织调拨双方进行办公设备设施交接，调拨出的办公设备设施必须随带原有辅机、附 件和技术文件。 8.2.4 属于固定资产的办公设备设施的调拨应报财务部备案。 8.3 闲置办公设备设施的处理 8.3.1 办公设备设施闲置在半年以上的应进行封存管理，办公设备设施的封存和启封时必须由使用 部门、行政部共同进行。 8.3.2 封存要有明显的标识。 8.3.3 办公设备设施封存前要进行一次全面的维护，并采取防尘、防锈和防潮措施。 8.3.4 所有封存办公设备设施都要达到完好办公设备设施的要求，并列入办公设备设施检查范围。 8.3.5 对风扇等季节性强的办公设备设施，可由各部门做好清洁维持后交仓库暂存，由仓库统一集 中保管。双方办好入仓和领用手续。 8.3.6 对于长期不用、连续停用一年以上的闲置办公设备设施，由使用部门填写《闲置办公设备设 施处理申请单》，报行政部积极组织外调、出租或转让，以提高办公设备设施的利用率。 8.4 办公设备设施的报废 8.4.1 办公设备设施报损、报废条件： a) 因意外事故或灾害，造成主要部件、主要结构严重损坏而无法使用的办公设备设施。 b) 制造质量低劣，达不到使用要求的办公设备设施。 c) 使用不当造成损坏、无修复价值的办公设备设施。 d) 机器陈旧，技术性能不能满足使用要求，且无法改造的办公设备设施。 e) 耗能高，严重污染环境的办公设备设施。 f) 超过使用年限、已无使用价值的办公设备设施。 8.4.2 报损、报废办公设备设施的处理方法： a) 按现有价值整件或整机出售。 b) 拆卸、转让可利用的零部件。 c) 不能利用的部件按废料处理。 8.4.3 报废申请由使用部门提出，使用部门填写《办公设备设施报废申请单》，行政部进行审查， 必要时组织相关专家进行审查，财务部门进行价值评估，主管副总经理审查、常务副总经理或总经理批准。 8.4.4 报废申请经批准后使用部门由使用部门交行政部进行台帐及档案调整，属于固定资产的办公 设备设施还须由申请部门转财务部门进行固定资产减损处理。 9 办公设备设施的盘点 9.1 公司办公设备设施实行定期盘点，一般为每年六月和十二月。 9.2 办公设备设施的盘点由行政部会同财务部、使用部门共同进行。 9.3 办公设备设施盘点的依据为财务部固定资产台帐、行政部办公设备设施台帐、办公设备设施 卡片、领用记录、调拨记录、报废记录等。 9.4 办公设备设施盘点时应实事求是，如实记录盘点情况，严禁弄虚作假。 9.5 盘点结束后行政部应及时如实编制盘点报告，说明盘点盈亏原因及处理意见，报告主管副总 经理审核、常务副总经理或总经理审批。 10 附则 10.1 本制度由行政部制定，并负责解释和组织实施。 10.2 本制度报总经理批准后施行，修改时亦同。 10.3 本制度实施后，凡既有的类似规定自行终止，与本制度相抵触的，以本制度准。 10.4 本制度自颁布之日起施行。
|
|
|
