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融合模式下的工程总承包采购管理要点

 高登项目管理 2023-04-28 发布于湖北


就采购本身而言,工程总承包项目的采购模式只有两种,一种是集中采购,一种是分散采购。对应这两种采购模式,工程总承包项目的采购管理可分为两个层次,一层是公司采购管理;一层是项目采购管理。事实上,在大多数工程总承包企业的采购管理中,就一般工程总承包项目来看,这两种模式并非单独存在,而是融合使用。

      这种融合采购模式往往需要对采购分级,规模大、金额大、管理过程复杂的由公司采购部门集中采购;规模小、金额小、具有地方特性的、项目紧急需要的由各项目部分散采购。

01
公司集中采购

1、多项目大批量材料的联合采购

基于成本优化的考虑。工程总承包企业在某区域内承包的多个项目上所需的一些同类材料可由公司采购部门集中采购。公司采购部门汇总各个项目部的采购计划,进行大批量的联合采购。大批量联合采购直接面对材料的供应厂商,工程总承包企业和供应商达成长期供货协议,根据整个项目的需求和供应计划,进行供货。

这样既可以保证采购材料的质量,又可以降低采购成本。由于和供应厂商建立了长期供货关系,所以采购的批量比较大和稳定,能够获得更多的折扣,进而节约材料的采购成本。

通过统一采购流程,实现规范化、标准化和细分化,利于提高采购人员专业化水平。但由于各个项目位置高度分散,材料计划数据收集困难,报送手段有限等问题,对材料集中采购管理模式提出了很高的要求。

 2、成套设备集中采购

基于风险管控的需要。工程总承包项目所需的成套设备一般由公司采购部门集中采购,这是由成套设备采购的以下特点决定的:
  • 成套设备一般金额相对较大,往往需要走招投标流程。

  • 成套设备设计、供货与运输周期长,合同履约的潜在风险大。

  •  成套设备的供货品种繁多,设备的系统性与成套性要求高。

  • 成套设备专业性强,对管理与专业人员素质要求高。

  • 成套设备供货环节多,信息保障突出。

  • 成套设备技术性能与质量水平,必须符合合同技术条款的要求。

02
项目部分散采购

1、在工程总承包项目采购中,对于一些地方性建设材料,应该采取就近采购的原则,由项目部负责采购,这样首先可以快速响应项目需求,减少采购程序,保证施工的正常进行。

2、在项目上出现的一些紧急采购,也同样由项目部负责进行采购,以及时满足紧急需求,保证项目整体进度。

3、项目部只是负责采购过程的具体工作,采购资金的审批、支付权还是保留在公司采购部门,项目部负责进行相应的核算上报。

融合采购模式下,工程总承包企业需做到以下几个关键点:

1、建立合格供应商合格清单和信誉等级。并进行一年一次的动态评定;更好地进行设备材料采购价格、交货进度、质量的控制。

2、规范采购和现场管理程序。实现内外多部门的参与,有效的形成制约机制,选用信誉等级高、质量好的产品。面对买方市场,评价并建立重点监造设备项和催交清单项,有效控制质量和进度。

3、严格执行采购验收。及时开展现场验收、缺陷反馈及处理,确保开箱合格率、设备到货及时率,降低返厂率,保障安装合格率。

4、采取多个工程总承包项目集中采购的方式。降低设备材料采购价格、催交催运,监造的管理成本,提高采购效率。

5、建立设备合同、市场风险预测和对策体系。

6、发挥设计优势和长期合作的供应链。及时调整设计、采购、供货计划,规避工程总承包项目建设期间的市场涨价等市场风险,保证设备材料供应.确立设备供货厂商的售后服务程序和清单,提前沟通和安排,保证设备安装、缺陷处理、试运行服务。

综上,这种融合采购模式可以加强设备材料采购前期的询价、标书的编制、厂家的资质审查、招评标等大量的组织工作,增强采购能力,节约采购费用,保证设备材料的质量,并有利于施工组织,降低管理成本。

站在工程整体的立场上看,统筹供需可以使采购管理工作贯穿于工程总承包项目管理的各个阶段,克服分散管理中多层次采购、多渠道供料的低效状态,同时实现了施工管理与采购管理职能的分离,充分发挥各专业部门的作用,为工程带来更大的经济效益。

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