 1.事事列清单: 高效管理的自控工具 如何更有效地通过自控实现心智高效率?“列清单”可能是一个有效的方法与策略。在西奥多·提姆教授看来，将自己要做的事情写下来真的很重要。 沙里尔·桑伯格，在 32 岁那年成为 Google副总裁，39 岁成为脸书营运长。这位杰出的管理者管理着 7000 多人的公司，但却可以五点半就下班，原因之一是，她会在每个会议前列出会议清单，清单上只保留讨论点与行动决策两类重点，然后逐一讨论。每一点产生结论后，她便划掉一条。这样一来，别人开 1个小时的会议，她 10 分钟就能结束。 美国石油大王洛克菲勒也极善用清单的力量。他曾因公司效率低下而求教于一位管理顾问:“是否有办法将我们公司的效率提升 5%? 这位开价 10 万美元的顾问只提供了一个建议:“每一位员工每天早上先用15分钟，将一天中的事情按重要程度排列，然后，再设个紧急性排列将最重要、最紧急的前6件事情做完，就 OK 了。”结果，这张简单的待办事项清单，使洛克菲勒的公司提升了 5% 的效率。 西奥多·提姆教授是近年来沃顿大受欢迎的效率学家，他认为，写清单可以带来诸多好处:“它可以让你头脑清晰，不用再耗费心思去想回家的路上要买牛奶这一类的琐碎事情，更不用你检查支付账单，也不需要再想着几点钟才应该给客户回电话。清单的存在，就是要将这些从你的脑子里面全部清除出去因此，将它们写下来，然后按优先顺序排好，依次完成，这是最好的提升效率的方法。” 这种提升效率的办法同样可以提升你的自控力，西奥多教授指出，根据神经学研究结果，绝大多数人在脑子里一次性只能记忆四件事情，但是，我们一天要做的事情可不止四件。 列清单可以让你的思维跳脱出去，你不需要再去想自己必须要做什么，因为它们已经全部写下来放在你的面前了，因此，你也不会再注意力不集中一至少，你不会再那么心不在焉。这就可以让你专心致志地处理手头上正在进行的事务，不管你是在看书还是在准备发言。 只需要简单地将一些事务写下来，额外使用几分钟好好地规划你的一天这会让你更加安心地完成目标，而不需要浪费时间去苦思冥想接下来要做的最重要的事情是什么。这就是列清单的核心原因所在:一步一步来，从一项任务到另一项任务，不需要浪费时间，它将让你成为最具有效率的那部分人。  不过，西奥多教授指出:“很多人其实早已学会了列清单，但他们的清单只是简单的事情罗列一一可清单并不是随便列就好，重点在于，要有策略、使用正确的方法去列。”以下是西奥多教授建议的几种列清单方法。  一、六类清单，让你更有效率 如果你想要让自己更有效率，那么，你一定要懂得如何去列清单。 1、明确且目标导向的每日工作清单 “每日待办清单”上只能列上你有时间与资源去完成的事项，至于那些远大的目标，你需要将它们拆解成可以执行的小任务 此外，列清单的时机也很重要: 西奥多教授习惯在下班以前列清单，他的清单上清楚地写着该打哪些电话，该寄哪些邮件。这样，当他隔天上班时，就如同已经将导航系统开机了一样，随时都可以上路。 他的个人习惯是将那些需要更多自控力、专注力的任务，如写论文，排在天的开始，而其他如写电子邮件、打电话一类零碎的小事则放在清单的最下方。这些琐碎的任务通常在午餐后或者比较疲劳的时候才去做，这样，自己便不会被突如其来的事情所干扰而打断一天中最重要的任务。 2、外包任务清单 有些事情虽然不会占用你太多时间，但亲力亲为却会呈现出“付出与回报不对等”的尴尬局面。对此类任务，可以外包的就外包，可以委派的就委派它将帮助你省下许多未来的时间 3、梦想与长期目标清单 将你的长期目标与梦想都写下来吧!不管梦想多大，看起来有多么不可认成。有心理学家研究指出，光是“写下来”这一动作，便可以让你的梦想增加33% 的实现可能。 当然，将长期目标清单写下来以后，不要忘记定期检视、修改 4、赞成/反对的理由清单 当你准备开始一段新的合作关系，或是进入某一新的商业领域时，为自己制作一份赞同/反对的理由清单吧!它可以帮助你厘清思绪一一不过，清单中的“赞成”多于“反对”，也并不代表着你就一定要全盘接受新计划。 使用这份清单最好的办法是，写下来以后先搁着。待思绪沉淀几天以后再将这份清单看一下:它可以帮助你做出更正确的决定 5、专案管理清单 与他人合作一个专案时，为自己做一份有执行细节、任务指派的专案清单吧!通过网络技术，使这一清单实现与其他成员的同步，这样，每一位专案小组的成员都可以清楚地知道专案的进度，自己与他人负责的工作内容专案管理清单能够避免大量的电子邮件往来，让所有专案内容清清楚楚地集中在一起。 6、讨论重点清单 如果你即将参加一场重要的会议，那么，你一定需要这个清单:记录下你想要讨论的事项，就不会遗漏了重点。在会议召开以前，将这张清单放在桌子上，随时想到什么，就让自己记上去 当你能够按着上述方法来列清单时，你的生活将会拥有更多自控机会 二、建立起一个值得信任的清单系统 列出清单并不意味着你就一定能高效地去执行一一除非你完全地信任这一清单系统。西奥多教授认为，只有围绕自己建立起一个值得信任的系统，我们才能够将自己的压力真正地放下 假如你不信任汽车的车况，在开车时，你就会担心，它会不会在路上抛错? 油量仪表盘是不是有问题?如此一来，你便会失去快速驾驶汽车的勇气。同样的道理，如果你总是在担心“是不是有什么事情没有写到清单上?”“清单上的待办事项好像没办法下手?”那么，你的清单便没有丝毫的执行力 下面，是几个让自己的清单更值得信任的建议。 1、随时进行完整的收集 是否可以三秒内进入收集状态，是西奥多教授衡量时间管理工具的关键指标，除此以外，就是养成收集的习惯。“在有空的时候收集杂事相对比较容易比如说，正在无聊地等地铁，或者散步的时候。” 不过，在忙碌状态中收集杂事的习惯就不那么好养成了，此时，最好的办法就是在自己的手边随时准备好记录工具，在想到时，就将它们填进去。 2、将任务分解到行动，直到看到做事的路径为止 现在，看一眼自己的清单: 是否对于每一个待办事项都可以清晰地看到实现它的路径? 比如，“了解航空公司是如何统筹各项工作安排的”这项任务，便是一个无法看到实现路径的待办事项，我们要先对它进行分解: （1）联系专业人士，咨询航空公司统筹工作安排的方法 ( 这是整件工作的关键点 )； （2）在网络上搜索相关信息，并限制时间为 30 分钟，以避免陷入网络黑洞中去； （3）在社交软件上发布消息，看是否可以从人际网中得到相关信息。 分析到这一步，任务才算真正地转变成了行动找到关键点，提高清单的品质 遇到难以行动的任务时，第一个要做的就是要找到它的关键点，而不是冥思苦想。  “找到关键点”的意思并不仅仅是“谁最适合来做这件事情”，同时还有“如果想让这个行动更有品质，谁可以帮助我”的意思。有了这些信息，你的行动便会变得更有品质。 |
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