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工作排程如何伤害我的工作效率？挑出待办清单隐藏的5个坏习惯。 列出了一长串To-Do List，但是里面很多都无法真的做到，这应该是大多数人的家常便饭。不过，「无法做到」还只是小事，今天无法做到就明天做，一直无法做到那也顶多就是不做而已。 可是，更多时候，一份隐藏问题的「待办清单」不仅仅只是做不到而已，还会反过来伤害我们的工作效率，甚至即使做到了，还是一样会让原本可以正常执行的工作产生麻烦。 待办清单可以说是一种任务收集和工作排程， 「排程」则是最容易做到的时间管理步骤，大家都喜欢「排程」，因为「排程」很轻松又充满想像空间，但是，正是因为这样的轻忽，让排程后的那份清单充满陷阱，随时等着我们踏入，然后从此陷入混乱的地洞中。 今天这篇文章，要从我自己的「惨痛经验」出发，我也很早就学会用「待办清单」的工作排程工具，但只知排程，却不知要非常明确的避免下面这些坏习惯，导致我的To-Do List 无用，甚至还拖慢了整个工作速度、影响了工作的品质。 1.坏习惯一：挑战不可能任务 「拖延」其实不是问题，拖延是人之常情，但如果在工作排程时犯了下面这个坏习惯，就会强化我们的拖延、引诱我们拖延，甚至让拖延一发不可收拾。 这个坏习惯就是不自量力，在一个短时间内想要排上所有任务，希望自己可以一鼓作气一次把所有事情做完。但是，在一天之内排上10件待办任务后，看起来爽快，可是每个任务都需要一个小时来执行，一天怎么有办法有那么多专注工作时间？ 挑战不可能任务的结果，通常就是真的不可能达成，而这就会引发一个可怕的后果：有可能我们答应了别人一个截止时间、交件时间，别人也预排好了他们的工作时间，结果我这方一个延宕，不只是我后续要赶工，影响的可能是整个团队，甚至是最终专案的进度。 与其挑战不可能任务，不如在工作排程时养成安排充足工作时间的习惯。不要觉得自己要比别人早做好，更重要的是一开始承诺一个自己真的办得到的时间，而这也让我们不仅做得快还要做得好，有充足时间才能兼顾效率所需要的「速度」和「品质」。 2.坏习惯二：不断的叠加与累积任务 当我们习惯在工作排程时挑战不可能任务，那么我们每天就很容易留下「未完成」任务，接着我们一定会想要继续挑战不可能任务，于是每次都觉得：我明天一定可以做完，而这就陷入了一个恶性循环，不知道自己到底什么时候可以完成整个专案。 工作排程另外一个可能伤害工作效率的陷阱，就在于我们把排程当作「加法」，而没有思考「减法」的可能性。把任务照单全收、把步骤全数列上、把未完成加到新工作清单上，然后觉得自己完成工作排程了，其实刚好相反。 这样一来只会让工作排程造成我们的压力不断加大、工作品质下降。 工作排程的第一步不是把任务写上去，而是如何「把任务删掉」，去掉那些不重要的任务、改善那些绕路的步骤，让自己的流程可以比别人更快。 工作效率的关键其实常常是：「因为我做比较少的事情」，而不是我做事情的速度比较快。 3.坏习惯三： 太多的时间提醒 这个坏习惯特别容易发生在数位工具上，因为写在数位工具的待办清单常常都附加了「闹钟提醒」的功能，然后我们就很容易疯了一样的想要把所有任务都加上时间提醒，但正是因为这样做，而让我们的工作效率大大降低。
排出这样紧凑且不可能达到的行程也就算了，但是如果加上闹钟就更糟糕。第一个麻烦是因为做不到，但是时间已经排上去，于是我们必须不断回头调整时间，这就让我们没做什么工作却花了大把时光来调整排程，是工作效率上最大的浪费。 第二个麻烦是有可能正在做另外一个任务，然后闹钟弹出了一个不相干的提醒，打断了我们正在工作的节奏。 其实不是非要在某个时间做不可的任务，在工作排程时不用加上时间提醒，顶多确认是不是要今天完成即可，然后今天找空档去完成。 4.坏习惯四：没有重要性差别对待的清单 前面的坏习惯都还好，但接下来两个坏习惯，会让我们误以为自己很懂得工作排程、很努力也很忙，但到了最后的工作结果，却更加不尽如人意。 坏习惯二里提到，工作排程应该要考虑「减法」，如果说工作排程没有「差别性对待」的话，那么我们很有可能觉得自己有效率，但一切都是「瞎忙」。 这是工作排程一个甜美的陷阱，我们可能排上了许多小任务，其中大多都很简单，我们当然也习惯先挑简单的做，于是感觉自己拼命的勾选、划掉了好多任务，感觉自己做了很多事情，但为什么最后还是无法准时完成产品？ 工作排程首先不是时间的排程，而是「重要性」的排程，要优先把最重要的事情处理完，而不是把更多事情处理完，这里是一个非常关键的区别，注意到这样的区别，才能让工作排程不要反而伤害工作效率。 5.坏习惯五：缺乏目标导向的任务清单 另外一个可能让辛苦的工作排程结果变成一场瞎忙的重要原因，就是没有在工作排程前先确定自己的目标有哪些？我们不仅要知道今天必须完成的任务里哪些比较重要，更要知道这些重要任务是为了达成哪个最终目标而做的。 不要因为善于工作排程，反而把自己变成了准时执行任务的机器，如果只是依序完成每天的重要、紧急任务，这样可能只是准时完成专案，却无法提升专案的品质。 一个更好的工作排程方式，应该是随时专注最终目标的提升，我安排这个任务是不是会让最终目标更好？还是更坏？还是没有影响？这样的任务清单会更有帮助。 小结： 工作排程不必然带来工作效率，不好的工作排程可能让效率大大降低，但更危险的是：隐藏陷阱的工作排程，也就是那些没有确定重要性、没有根据目标导向的工作排程，会让自己在很有效率的错觉中，一步步走向结果崩坏的陷阱。 |
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