GTD时间管理: 核心、步骤、要点与实践

我笑看风云变幻 2023-06-08 发布于辽宁

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Zekun Fan

GTD可以说是大名鼎鼎的时间管理方法了。我曾经认真学习他的整个体系方法，然后付诸实践，结果适得其反，而后回到正轨。以下是正文：

0. Why - GTD的核心思路和适用范围

GTD的中文书名是“尽管去做：无压工作的艺术”，一针见血地指出了核心是无压。

它的所有方法都围绕着把所有事情都从大脑中弄出来并体系化地管理，让人专注于眼前的工作，完全信任外部体系的事务管理。

因此，GTD的方法最适用以下情况：

事务繁杂，容易忘记和混淆
害怕忘记任务而反复回想，浪费时间造成压力
杂务纷扰，重要的事常来不及做

同时，它不适用于以下情况：

工作有规律或事情少，维护代价大于收益
没有压力就没有动力，无压怎么工作？

理想状况下的GTD工作应该是，把所有耗时的新任务都加入系统，工作时从系统选任务，心无旁骛地完成任务，再选新任务如此循环。

1. What - GTD的5个环节

GTD的内容可以概括为5个环节：搜集，处理，组织，反馈，实践。

搜集：把所有会操心的事物集中到一个篮子里，清空大脑。

篮子里的东西不仅是待办事项，还可以是想法，例如：某某最近过的怎么样，想健身。总之是所有会去想的事情，因此内容自然乱七八糟无条理可言，目的是清空大脑消灭压力。

处理：一项项处理篮子的条目，不可行的删除/孵化/归档(此处不展开，可参考原著)，可行的落实具体“下一步行动”，清空篮子。

实际上是将想法转化为任务的过程，也是把非结构化数据(篮子的杂物)转化为结构化数据("下一步行动"，Task，本文中以任务指代)的过程，这一步完成后得到了任务集合。

组织：将任务系统地组织在不同的列表中，使得根据场景查阅对应列表即可获得最优先或最高效的任务。

这一步的目的是建立任务的索引，提高查询和执行效率。按什么规则来分列表是重点。书中采用的比如路上要做的事、要发的邮件，从计算机的角度讲就是两个原则：局部性(Locality)和批处理(Batch Processing)。前者把与当前场景(典型的场景是地点)相关的任务聚合，后者把同类的任务聚合，都可以提高执行效率。

反馈：至少每周对列表做一次清理维护。

某种程度上是一种垃圾回收机制，保持系统的资源消耗在可控范围内。

实践：按照系统的提示，查阅相关列表，有条理地完成任务。

操作系统本身不做任何事，它只负责让其他事变得更简单。

这五个环节是GTD方法的核心，书中任何实现细节都以这五个环节为指导，反过来说任何系统只要能达到这些环节的效果，都可以被称作GTD系统。

2. How - 细节决定成败

正如开头所述，初次尝试GTD的结果并不理想，因为我犯了这些错误(按严重排序)：

在实践时没有按照系统的提示行动，而且由于大脑清空毫无压力，陷入“尽管去玩：无压娱乐的艺术”的无限拖延症。
一部分任务并没有进入系统，仍然放在大脑中。习惯外部管理后，存放在大脑中的任务容易产生已经存在于系统中的幻觉，然后被忘却造成错失重要任务。
没有把想法细分到“下一步行动”的程度，导致任务可行性不强且难以管理进度。
列表组织复杂度超过需求，导致很多列表只有一两项任务，代价大、收益低。
没有按周做反馈，导致系统存在大量过时垃圾。

反过来讲这些也就是我实践的心得：严格执行任务，除了立刻做的任务全都进入系统，明确“下一步行动”，按需求定制列表组织，及时反馈。

3. How Ex- 我的简化GTD体系

David Allen在书中，针对事务繁忙的商务人士，构建了完整GTD体系，具有一定复杂度。对于一般人比如我而言，完全可以借助他的理念和5个环节，构建出更适合自己的简化系统。

这里以我的系统为例，谈谈体系的构建，仅供参考，描述稍显机械刻板见谅。

我使用了两个跨平台软件：日历（Google Calendar），奇妙清单（Wunderlist），当然一本带日历的笔记本+一支笔其实也没问题。

>搜集&处理：我更喜欢想到一件事就直接加入体系。如果说书中原体系利用的是批处理，那我利用的就是局部性。想到一件事，就立刻决定它的相关任务，然后进入组织环节。

>组织：高效率的组织是系统运作的关键。我所采用的组织形式如下——

在四个维度上对任务进行分类：

地点：只会在某地点执行的任务。对每个常见地点（例如：家、学校、超市），将任务按照地点归类。(修订于 2018/12/07：作者在书中建议采用地点的方式对任务进行分类，实际操作中发现的确优于大部分其它形式。)
时间限制：必须在某个时间段执行，必须在某时刻前完成，需要在某时刻后执行，无时限。
日历用来管理所有时间段任务，比如听音乐会或上课这种周期性定时任务。用奇妙清单的日期与提醒功能管理时刻前和时刻后任务。
重要度：必须做或很想做(重要)，可不做或不想做(不重要)，用奇妙清单的星标来标记重要任务。
耗时：以15分钟为界，分为耗时短和耗时长。耗时短的任务尽量直接做完或者丢弃，降低系统复杂度。