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说真的，现在的时间那么宝贵，如果公司还开一些没有任何成效的会议，搞什么文山会海，啰啰嗦嗦讲一大串PPT，整整半天也没有形成任何结论，任何决策也没有做出来，那简直就是浪费时间，绝对让人受不了，这种会议，开来又有何意义呢？ 我最近看到一篇文章，说的是亚马逊的创始人贝佐斯总结了一套方法，可以更好在会议上作出高效决策，他们在开会前，要充分准备会议资料，要让所有参会人员在进入会议室之前都有一定的共识，在会议中，要在尽量短的时间内，做出表态，这样子就可以大大缩短做出有效决策的时间！那会前资料要怎么准备，才能帮助参会人尽快了解会议信息，具体有以下三步：  第一步，列出关键信息，呈现整体框架 先用文档写下关键信息，把最重要的部分、还没有形成共识，以及需要讨论的部分呈现出来，篇幅最好控制在一到两页Word的长度。一定不能太啰嗦，太多文字，大家都看不下去，各个部门的老大，平时都忙的要死，谁也没有耐心看几十页的资料，所以，千万不要长篇大论或者事无巨细，只提炼关键信息即可，目的是先给参会人员一个“信息全景”，确保他们对这件事的整体框架有了解。这篇文章底部，附上了一个亚马逊的会议资料模板，您可以参详一下。 你也许会担心，你的那个项目比较复杂，一两页纸可能说不完，那怎么办呢？请看第二步！ 第二步，把详细资料作为补充附件列示出来 当然了，如果是特别大的项目，又特别复杂，那在开讨论会之前，肯定要跟不同的部门提前做一些沟通，尽量整理一些详细的资料给别人，比如行业研究报告、合作伙伴的背景资料、运营数据、财务分析等等，这些都可以归到“附录”里，当参会人员在阅读全景信息时，如果想对某一项信息做更深层次的了解，可以翻看附录。 同样的，如果你平时用的是电子化的协作软件，那就可以把详细信息用链接的方式贴进文档里。 第三步：无论是最关键的信息全景，还是详细附件，在写的时候还需要遵循“先说结论，多用短句”的标准。 结论先行，先让别人知道你的主要思想。如有必须，你还可以用“加粗”“高亮”的形式把重要的句、词凸显出来。然后再把相关的论据、分析、推导过程补充在后面，确保资料的完整性。语句务必简短，别人读起来也轻松些。如果是线下会议，就干脆直接打印资料，发给每个人，这样子，大家一边阅读资料，一边还可以做记录。 总结一下，开讨论会，一定要在会前形成基本共识，会议上仅仅是完成最后一步，那就是在所有人面前作出决策。所以，会前资料的准备，不是把跟讨论主题相关的文件一股脑儿地发出去，而是要对资料做分层加工，从全景到详情，为参会人提供讨论基础和决策依据，这样才能让会议更加高效。  |
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