【原】【企业档案管理】实操二：科技档案整理

企业档案管理

作者//归旭辉

守一方净土

耘一席档田

播一纸微经

享一线乐源

企业档案整理实操

第二部分 科技档案整理

二、科技档案

科技档案又称科学技术档案，是指在自然科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、计算机材料、照片、影片、录像、录像带等科技文件材料。

不管是工业生产技术档案，或是基本建设档案，还是设备档案、自然科学研究档案，它们有一个共同的重要特点：成套性。因此这类档案的组成一般相对复杂，更适合以卷为单位整理归档，当然也不排除以件为单位整理归档。

下面的演示以基建档案（项目工程档案）为例。

1、科技档案组卷/件

例1：合同档案组件

合同往往作为专门档案进行整理保管，其构成相对比较明晰，适合以件为单位整理归档。

合同档案组件内容与排序：

① 合同封皮（可无）；

② 合同审批流程；

③ 合同原件；

④ 合同附件。 

例2：招投标档案组卷

招投标程序相对复杂，与之密切相关的程序性文件，均需归档保存，因此更适用于以卷为单位整理归档。

招投标档案组卷内容与排序：

① 案卷封皮；

② 卷内文件目录；

③ 卷内文件（按目录顺序排列）；

④ 卷内文件备考表（单卷成盒的情况下用）。

（图02-1）

科技档案组卷/件注意事项：

① 根据文件形成规律，按照事先设定好的分类方案进行组卷/件。

② 遵循一定的规则和先后次序排列组卷/件。

③ 卷/件内容既完整，又不冗余，该入卷/件的不能少，不该入卷/件的要去除。   

2、科技档案编页

科技档案页码标注同文书档案。特别注意事项：

① 件/卷档案的页码，从件/卷文件首页至末页，中间不断号；

 ②单页文件只编有正文的一页，双页文件正反均编页码；

③ 文件空白页、目录、自制封皮、卷中文件隔页、备考表不用标注页码。

（图02-2）

3、科技档案盖归档章

科技档案盖归档章、档号章或标注档号，其位置和方法同文书档案。

其中图纸档案，因使用过程中不同的人有不同的折叠方式，容易找不到原标注的档号或盖档号章/归档章的位置，建议统一标注在图纸右下角，也就是图纸有图号位置的下角。

（图02-3）

4、科技档案目录编制

科技档案的目录分为案卷目录和卷内目录。

其中案卷目录相当于该类别案卷档案总目录，基本内容：档号、题名、编制单位、编制日期、页数、期限、备注，等。

卷内目录为组成每一卷档案的内部档案目录，基本内容为：序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页次、备注，等。

（图02-4）

5、科技档案装订、裝盒、盒脊

科技档案装订、裝盒、盒脊的整理方法与文书档案大同小异。其中差异之处在于：

装订：科技档案一般以卷为单位装订，较厚，不锈钢订书钉（易装不易拆）、钢针线装（针不易扎透）、缝纫机线装等均不适宜于这类档案的装订，推荐使用三孔一线装订法，拆装灵活、安全耐久。

裝盒：较厚的科技档案，一卷即满一盒，甚至一盒也装不下，那就将该案卷分开装订，档号相同，分为第一卷、第二卷，等。

盒脊：科技档案（如工程档案）盒脊内容一般包含档号、工程名称、类别、主题、专业、册数、公司名称等信息。但同一企业内为保持一致，可与文书档案盒脊格式相同。

（图02-5）

6、图纸折叠

蓝图：

① 工具：A4模板、塑料直尺。

② 方法要点：1）图纸右下角图标露出；2）模板放图纸左下角；3）图纸与模板对齐、拉直、抚平，注意力度。

③ 效果：手风琴式。

④ 优点：最大面积保护图纸；收放自如、便于利用；A4大小，便于统一规格存放。

底图：

① 底图柜存放

适用于档案馆、设计院、托管单位等有专门存放条件的单位。

优势：专门、专业，最大限度保护底图。

2、纸盒卷放或报纸包放

适用于企业少量零星自存备用。

注意事项：卷底图时最好带上一次性橡胶手套，以免指纹或汗渍等污损底图；卷时注意力度，避免折损图纸。

（图02-6）

以上是本次课程分享的内容。主要是针对企业有专/兼职档案管理员，档案整理消化在日常，而不批量进行或外包的情况，灵活、易操作，且以较小的成本和代价换取较理想的整理归档效果。

最好的方法就在我们自己手上，做多了，方法自然就有了！

2022年8月20日于郑州

作者简介： 归旭辉，企业档案人，出品【我的小小档案经】系列篇。 业余爱好诗歌与随笔，有《狼》、《菊花》、《故乡》等作品发表。系列篇【成长笔记】、【彩云档絮】创作中。 脚踏实地，仰望星空！点滴墨痕，留住时光！