今天继续讲一讲职场汇报，你知道注意力曲线吗？我也是最近才学到这个概念，为什么很多时候领导听咱的汇报没耐心？不要觉得他这是故意针对你，也不是你讲的事不重要，真正的原因是你用一个表述者思维，而领导用的是一个听者思维，这两种逻辑之间有着巨大的差异。我们在平常给老板汇报工作的时候，我们习惯了按照自己思考的顺序，甚至是按照事情发生的时间顺序去汇报的。可这种方式，听的人却很不自在。 我们来举例说明:比如在职场中，一个下属找领导汇报工作。 “领导，有个事跟您说一下，上个星期我们的一个客户跟我们说了一个什么事，后来这个事又有什么样的发展，然后我又跟其他部门的兄弟说了什么，他也给了一些想法，最后我们讨论了什么什么。你看呀，这个下属就是按照事情的发生逻辑，包含了具体的来龙去脉，各种细节，条理清晰给领导梳理了一遍，领导听上去的感觉就是一个字:“乱”，自己也被搞得云里雾里，实在搞不懂下属想说什么。你想想呀，如果你是领导，听到这种工作汇报，你烦不烦？这种工作汇报，能不让领导分心吗？ 所以，做汇报的人应该按照对面听众听的逻辑来汇报，那你可能就要问了，到底什么是听的逻辑？ 心理学家研究发现，我们讲话的时候，坐在你对面的听众会有一条“记忆力曲线”，也叫“注意力曲线”。这条曲线就像大写的字母“U”，如下图: 这个曲线的横轴是说的人讲话的时间，纵轴是听的人的记忆程度。观察这个图，我们可以得到结论，在一场讲话里，听众只会对你讲的内容的两个地方记忆比较深刻：一个是开头，另外一个是结尾。所以，在一场工作汇报里，这两个地方你必须先说到位。
比如说你给大家讲ppt，刚开始的时候，大家的注意力还算可以集中，但是坚持不了多久，接下来就容易走神了。一看到你快讲完了，大家又把注意力投给你了，这是人之常情，绝大多数人都是这样的，如果你的汇报中又没有什么亮点，那大家的注意力就更容易涣散。所以为了让你的汇报效果最大化，我们首先要抓住的就是汇报的开头和结尾。
好，那我们来看看，什么样的汇报一开始就能有效抓住别人的注意力。还是导入一个场景来举例说明:一个中层干部在领导层会议上讲PPT，假如他还是站在自己的思考角度，用一种很传统的老方法来做报告，你来评估一下。“各位领导，非常荣幸有机会在这里介绍一下我们团队最近在做的一个新项目。其实，我们已经在几个月前就开始考虑了，当时内部也出现了很多不同意见，大家的想法总是不一致，经过多次讨论，现在我们想试试这个新的解决方案。我们的主要目的是想解决的是库存管理的问题，但是目前这个方案，我们又多少有点拿不准。但是我们还是希望试一试，万一成功了，还是可以节省下不少运营成本的，但是具体能节省多少我们也没个谱。你看，如果是这种汇报方式，领导听得云里雾里的，没听几句肯定就烦了，可是中层干部的本意是想按照事情原本的发展，一五一十地跟领导讲清楚来龙去脉，甚至包括各种细节，他的目的是想把主动权交给领导。多数领导听到这种汇报，肯定没有耐心，百分之百会不耐烦地说：“你到底想说啥？能不能直接说重点呀？说快一点呀！”这些中层干部看到领导不耐烦，一下子就会慌了神，然后就火急火燎地去捡重点说，结果就是越说越错，越说越没有底气，结果就惹得领导越来越气！那这个中层干部究竟犯了什么错呢？错就错在他不应该一股脑地想把信息全部抛出来，这样子没有逻辑、没有重点的陈述，只会让听者受累。这种汇报工作，不能简单地按照来龙去脉去组织语言，而一定要站在听者的角度去考虑，尽量考虑到对方真切感受！汇报开头的原则是什么？聚焦注意，开门见山。要想做一个比较好的工作汇报，记住一个公式。汇报开场=与你有关+结构预告+点破情绪。第一句一上来就应该先说“与你有关”，可以这么说： “领导，我想汇报一下我们XY的项目策划情况，这个项目是为了解决我们长期以来面临的库存管理问题，同时还有望节省30%的运营成本。” 这句话是强调跟对方的利害关系，只有这样才能引起他的重视。“下面我会用10分钟，从三个方面来介绍。第一，项目背景和目标；第二，实施策略；第三，预期风险和应对预案。其中第二部分实施策略，包含了不少创新动作，所以特别想请您给把把关，指导指导。”结构预告，是在管理他的预期，在接下来的多长的时间内，你预计一共要讲几个部分，哪个部分最重要，需要他的注意有哪些。 “当然，在我的介绍中，如果有任何没表达清楚的地方，请您随时打断我，我也希望能借此机会能多跟您交流学习。”这句话的主要的目的是要消除各种可能存在的阻抗情绪或者隐藏想法，让领导用接纳认同的情绪跟着你往下听。你看，这三句话很简单，但是每句话都说到点子上了。用这种汇报工作的方式，领导能不认真听吗？而且就这么几句话，成功抓住了领导的注意力。好！汇报的开头说完了，那还有一个很重要的汇报结尾怎么说？回想一下，一般你现场汇报结束后都会怎么说？最常见的其实有这么两种：第一种，表感谢。“今天我讲的就是这些了，感谢大家的聆听，PPT的最后一页整四个大字感谢聆听！”第二种，表决心。“我的汇报结束了，接下来我会继续努力，奋发向上。”这种结尾其实是没有什么水平，只是代表了我们的汇报发言结束了。但是汇报的目的根本没有达到，汇报的目的是什么？不是单纯地说问题，汇报几个情况而已，也不是只给出解决方案，更为重要的是我们要争取领导的支持，也是为了能更好地推进工作，该要争取资源的，还是要主动争取，该请领导决策请领导决策。那该怎么说比较好呢？如何才能妥当体面地告诉领导：“我需要你什么样的支持”。
举个例子。假如你是销售型公司的项目经理，你根据市场情况，做了一个比较详细的销售计划，汇报完工作之后，你该怎么说呢？假如你说：“以上这个就是我们的销售计划，大家讨论讨论吧”。那你这是在引导大家来纠错呀，大家都不知道是否要讨论好。难道硬要找出你的销售计划中一些不合理的地方吗？所以你反而会引起大家的尴尬。你需要导向行动。也就是你需要领导来确认你的行动计划。比如你就可以这么说：“好，方案就是这样，最后我建议采取以下行动计划：首先，为了做好前期的市场调研，我需要增派2个业务人员，预计在一个月内可以对市场上的潜在客户做一个摸底，根据每个客户的情况，我们大概可以计算出年底的一个销量。也就是说一个月后，我们可以列出具体的实施计划。在这里也想听听领导的意见。”你看，同样都是反馈讨论，但是这样说完，就是在导向领导的行动。不会让接下来的讨论偏离主题，而且领导一旦同意，你就可以立马落实了。同时，如果领导觉得这个计划还有待商榷，他也能给你相应的具体的意见建议，也能让你对接下来的工作有实际的推动作用。关于汇报的开场和结尾，真的很重要，你一定要领悟透。
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