实务：事业单位会计报销基础工作存在的问题及对策

齐雁虹 靳 蕊

（作者单位：1.中国水产科学研究院营口增殖实验站；2.中国水产科学研究院）

财务管理制度是科研事业单位整个内控制度体系中的重点，会计基础工作是财务管理的基础，发生支出事项时是否按标准审核各类凭据的真实性、合法性，是否存在使用虚假票据套取资金的情形，在流程制定上不够规范，在关键节点上存在漏洞，就无法规避业务风险。因此，科研事业单位应进一步提高对会计基础工作报销环节的重视，不断完善应对措施，充分发挥内控的积极作用，推动科研事业高效、有序发展。

一、会计报销基础工作中存在的问题

在明确了单位各个业务范围和业务的各个环节后，进一步对单位经济活动中面临的各种风险进行分析。日常工作中，财务人员审核业务实质性要件，包括但不限于下面这些问题。

（一）费用报销单填写不规范的问题

（1）费用报销单或差旅费报销单上签字不齐全，如部门负责人没有签字或财务负责人没有签字。

（2）大写金额无数字部分没有用零或ⓧ补齐。

（3）报销单上字迹有涂改和勾抹。

（4）项目填写不完整，报销部门、报销日期、附件张数有漏填的。

（二）费用报销单粘贴不规范的问题

（1）票据粘贴杂乱无章，如票据不分类，不按时间排序依次粘贴到粘贴单上等。

（2）票据使用订书机装订。

（3）火车票上日期、票价重要信息，被胶水粘住，无法查看。

（三）报销原始单据的问题

发票是单位开支相关实质性要件，是单位不断完善内部控制制度的重要组成部分，同时也是所得税法判断是否准予税前扣除的重要依据，《关于加强企业所得税管理的意见》第二条第三项规定：加强发票核实工作，不符合规定的发票不得作为税前扣除凭据，是证明支出是否与取得收入有关，是否合理的重要条件。

（1）取得发票上没有加盖销售方发票章。

（2）取得发票上没有加盖销售方财务章。

（3）取得发票上没填付款方单位全称。

（4）报销的手撕非机打车票连号或同一号段报销。

（5）报销的手撕非机打车票上没有国税监制章；或虽有国税监制章，但是没有防伪识别码或水印。

（四）报销业务单据附件的问题

新规下，支出业务费用报销不能光附一张发票，光靠一张发票并不足以支撑业务的真实合理性，如果光靠一张发票入账无论是在内部控制管理上还是在税务管理上都存在漏洞和风险。附件与发票之间应具有较强的逻辑性和关联性，财务人员在审核报销单时根据这些现有的附件判断这笔采购业务是否真实发生、有无存在舞弊的风险。

（1）购置实物资产附件，如购买原材料、机器设备、办公用品、低值易耗品等，是否有入库单、入库单签章，审批手续是否齐全，是否有采购合同，是否有质量验收合格证明，发票日期和发票金额是否与采购合同对应，是否有从第三方开票，是否舍近求远采购。

（2）租赁业务附件是否有行政办公部门审核确认手续，是否有可行性报告、是否有公开招租的公示、是否有租赁合同，发票日期金额是否与租赁合同吻合。

（3）业务招待费附件，是否有公务接待函，是否有接待清单，是否有经办人签字，是否有部门负责人、单位负责人审核签批。

（4）差旅费附件是否有差旅费审批单，差旅费报销单内容是否填写齐全，所附的车票是否为去出差地的车票。住宿、交通费发票是否为出差地的发票，人员和人员名单是否与出差审批单的人员人数相吻合，是否有刷公务卡小票，机票验真单等。

（5）会议费附件是否有会议通知、会议议题、参会人员名单、签到表等资料。

（6）劳务费附件是否有考勤记录，招聘合同是否扣缴了工作薪金的个人所得税，银行卡是否与本人信息相吻合。

（7）运费附件是否有运费报销单，起运地和运达地是否与运费报销单相吻合，是否由起运地和运达地以外的车辆运输，运输价格是否波动较大。

（8）油费附件是否有单位负责人同意加油审批单、报销的加油费是否为本单位加油卡加油，加油明细是否为本单位车辆车号。

（9）水电费附件发票上的字码是否与水表、电表的字码相符，是否与本单位的经济活动相吻合，是否有水电费分配表。

二、会计报销基础工作中的应对策略

（一）大力宣传，提高职工对会计基础工作的认识

内部控制需要单位从上到下全员参与，内控控制制度建设需要在单位内部大力开展宣讲工作，邀请专业人士开展内控制度培训，讲全讲透内部控制相关理论和具体流程的实施，使单位全体职员包括领导班子成员都了解内部控制的基本要求，推进内控体系基础工作的有效执行。

（二）规范完善制度、流程，划分责任

内控建设需要梳理各类经济活动业务流程、明确业务环节、系统分析经济活动风险、确定风险点、选择分析应当策略、建立健全内部管理制度和控制措施，并督促相关人员制定相关报销制度、业务流程，明确划分责任，经办人对发票及附件的完整、真实负责，部门负责人对业务的真实性负责，单位领导对专业性政策负责，财务对经费支出是否符合财务政策负责。

（三）加强业务支出的审核、审批控制

各项业务支出应经过规定的审批程序，单位应明确支出的内部审批权限、程序、责任和相关控制措施。审批人应在授权范围内审批，不得越权审批。重大经济业务要领导班子集体决策，并形成会议纪要。财务部门在办理资金支付前，全面审核各类单据，重点审核单据来源是否合法，内容是否真实、完整，使用是否准确，是否符合预算，审批手续是否齐全，是否符合国库集中支付、政府采购、公务卡结算等国家有关政策规定。

第一，明确各项经济业务的开支范围和开支标准，对支出的经济事项明细进行界定。开支标准包括外部标准和内部标准。外部标准是国家或地方性法规制度规定的标准，如人员工资标准、差旅费报销标准等，单位必须按标准遵照执行。内部标准是单位在国家允许的范围内，根据单位实际制定的标准，如接待费标准、食堂补助标准等。

第二，票据要与实际业务吻合，这是费用报销中最基本的常识知识，如采购一批物料，按理应该取得商品购销发票，但最后到财务报销时使用的是接受服务的发票，二者不一致，自然不允许报销。

第三，费用报销单或差旅费报销单上报销人、财务负责人、部门负责人均要签字；小写金额与大写金额保持一致；小写金额与人民币符号不得有空格，不得连笔，正确写法为￥100.00，错误写法为￥ 100；大写金额无数字部分用零或ⓧ补齐；报销单上不得涂改，如有错误，需要重新填写；摘要填写完整，报销部门、报销时间、报销项目、附件张数填写完整；报销过程中涉及专票报销的，在填写报销单时将专票上的不含税价和税金分成两行填写，这样方便财务后期的账务处理。

第四，报销单粘贴要规范。票据先分类，再按时间排序，依次粘贴到粘贴单上；小张的票据需要均匀粘贴，不能厚薄不均，确保单据平整；要用胶水粘贴附件；票据上的金额、日期等重要信息不得被胶水粘贴住，要保证票据信息可见可查。

第五，取得的发票类别符合税法要求。《国家税务总局关于进一步加强普通发票管理工作的通知》第八条第二项规定：在日常检查中发现纳税人使用不符合规定发票特别是没有填开付款方全称的发票，不得允许纳税人用于税前扣除、抵扣税款、出口退税和财务报销。发票的真伪在国家税务总局全国增值税发票查验平台进行查验。如果查验结果存在不符合的内容，及时反馈给相应的经办人员。发票上要盖有销售方发票专用章，并且与销售方名称一致，否则不得报销；出差日期和行程不同，报销的手撕非机打车票不得连号或同一号段报销；手撕非机打车票要印有国税监制章，并且有防伪识别码或水印。

第六，提供有力支撑费用发生真实性的附件。支出凭证应附反映支出明细内容的原始单据，超出规定标准的支出事项应由经办人员说明原因并附审批依据，确保与经济业务事项相符。如购置货物，除了拿货钱清的小额业务，应提供由仓库保管及负责人签章的入库单、机打的购货清单明细、采购合同、质量验收合格证明，使用公务卡的还要提供签字的刷卡小票，重大的资金支付还要提供领导班子研究决定会议纪要等附件；业务招待费应提供公务接待函，有经办人、部门负责人、单位负责人签批的公务接待清单，大额的还要提供点菜流水清单等附件；差旅费要提供事前审批的差旅费审批单、出差地的车票、机票、住宿费、交通费的发票、在公务行上打印的行程验真单、公务卡刷卡小票等附件；会议费要提供会议预算计划、会议通知、会议议题、参会人员名单、签到表、酒店客房及就餐流水等附件；劳务费要提供考勤记录、招聘合同、工作内容、人员信息等附件；运费要提供双方签订的运输合同、运输行程单等附件；油费要提供事前申请加油的加油审批单、加油主卡的卡号及签字的刷卡小票等附件；水、电费要提供各部门及项目负责人签字确认的水电费分配表。

（四）加强财务人员与业务经办人员之间的沟通

首先，创造沟通的机会，可以采取多种形式让业务经办人员与财务人员在一个比较休闲、轻松的环境中相互提问，互相聊天，既能让双方增进了解，也能化解一些矛盾。

其次，定期让财务人员参与科研、业务部门活动，培养财务人员对科研人员的重视和服务心态，了解业务活动内容，增强服务的意识，更好地为科研服务。

最后，让新进科研、业务部门人员到财务部门短期挂职，学习基本财务知识，熟悉会计基础工作，理解财务报账的不容易。

（五）建立、完善财务助理制度

一方面，根据《关于进一步完善中央财政科研项目资金管理等政策的若干意见》建立健全科研助理管理办法，明确对财务助理的相关待遇，完善对财务助理的监督和管理。

另一方面，财务助理可以由科研项目组单独设置也可以是兼职。可以一个人负责一个项目组的报账工作也可以负责多个项目组的报账工作。

三、结语

科研事业单位为满足现代管理发展的基本要求，提高财务管理的高度，防止腐败的滋生，就要不断在内控体系中的每个业务层面查找、梳理、评估存在的问题和风险隐患，分析形成问题的原因，不断健全完善内部控制制度，制定有效的应对措施，预防和控制经济业务中的风险，使制度执行更加有效，更好地实现科研事业单位的控制目标，为科研事业高效、有序、稳定发展提供保障。