谈谈公文“函”(全文)

函即信件，准确地说是处理公务的信件，是党政机关、企事业单位、人民团体在公务活动中经常使用的文书。然而，对它的使用却不尽如人意，人们在使用范围上常出现把握不准、写作缺乏规范性的现象。这不仅不利于公务往来中正确地行文，也有损法定文书的严肃性。在此，笔者就“函”的适用范围及规范写作方面的问题作如下说明：

一、关于适用范围

《国家行政机关公文处理办法》明确指出：函是适用于不相隶属的机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准的公文。这里有一个关键词，就是“不相隶属的机关”。什么是“不相隶属的机关”？ 这个问题从字面上解释似乎很容易，即没有隶属关系的机关，或指没有行政上的直接上下级关系的机关，也可以理解为没有行政上指挥与被指挥、服从与被服从关系的机关。这也就是说，函适用于行政上没有隶属关系、没有直接的上下级关系、没有指挥与被指挥关系、服从与被服从关系的机关之间。但是在函的实际使用过程中，不少人却不能做到如此清楚。我们经常会在一些公务交往活动中看到类似的公文标题，如：

1.XX学校给XX钢铁公司的，商量学生实习事宜的《关于商洽安排毕业生实习的请示》；

2.XX研究所向市工商局呈送的《关于申请办理营业执照的请示》；

3.市工商局答复XX研究所《关于同意申办营业执照的批复》；

4.XX乡人民政府给县财政局的《关于解决修路所需费用的请示》。

这些公文标题都出现了文种使用不当的错误。探究它们出错的原因，主要有几方面：

（一）对“函”的适用范围认识不清

这是造成文种错误的主要原因。

解读《国家行政机关公文处理办法》关于函的适用范围的规定，具体而言，可从以下几个方面去理解：

1.适用于平行机关或不相隶属的机关之间公务联系往来。

2.适用于向无隶属关系的业务主管部门询问或请求批准有关事项。

3.适用于业务主管部门答复审批无隶属关系的机关的请求。

4.“函”适用于机关单位对个人事务的联系之用。如答复群众来信等。

另外，在实际工作中，函有时也可以用于有隶属关系的上下级机关之间，如：上级机关向下级机关询问有关情况，可以用“函”；又如：上级机关向下级机关催办有关事宜，要求下级呈报有关报表或材料时，也可以用“函”。

（二）“函”与“请示”间的差异认识不清

在函的使用中，最易混淆的文种就是“请示”。请示是向上级机关请求指示批准的文书。“函”与“请示”的差异在于：机关与机关之间是否存在隶属关系。这是判断行文时用“函”还是“请示”行文的唯一标准。人们在这一点上是否清楚也将决定文种使用的对与错。

在这里，不论是XX学校与XX钢铁公司之间，还是XX研究所与市工商局之间，或XX乡人民政府与县财政局之间，它们都属于不相隶属的机关之间的关系，因此它们之间进行工作上联络，都是应该用“函”行文的。

在判断能否用函行文的问题上，请批函的使用也是很容易让人产生混乱的地方。

“请批函”是指向没有隶属关系的业务主管部门请求批准时使用的函。尽管请批函与请示都可用以请求批准，但请批函与请示的差异在于，它是向没有隶属关系的业务主管部门请求批准，如标题2、3中“市工商局”这里就是与“研究所”没有隶属关系的、掌管“营业执照办理”工作的“业务主管部门”，“市工商局”与“研究所”之间属平行关系，因此当一方向另一方请求批准或作答时，都只能用请批函而不能用请示。

当然，在请批函的使用上，也不排除一些人对文种使用还存在某些世俗的观念，他们认为：当遇到类似有求于相关部门帮助的事项需要行文时，特别是需要得到一些权威职能部门的支持与认可时，使用“请示”一定比“函”更能表现出对对方的尊重、礼貌与客气，更能达到希望的目的。因而经常会对明知该用“函”行文的地方也用请示了。这里需要指出的是：在公文文种的使用上，不存在尊重与否、客气礼貌与否的问题，而只有文种用对或用错的情形，这需要我们特别注意。

二、关于“函”的写作

（一）“函”的写作结构

1.标题? ?

（1）完整的标题：由发文机关+（关于）事由+文种组成。

如“某单位+关于（某事）给某单位的+函”。介词“关于”之后可使用“商洽、商请、请求等词表明用途。

（2）省去发文机关。

（3）如果是“复函”，则需要在标题上标明“复函”字样，如：“关于……的复函”。

2.主送机关

即公文的受文机关。就“函”来说，一般是一个主送单位的情况较多，要求写明受文单位的全称或规范简称。但有时也有出现多个主送单位的情况，如国家环保总局《关于开展中东部地区生态功能区划的函》，其中涉及的主送单位就包括19个省、自治区、直辖市政府办公厅，这就要求写得明确、具体，一定要逐一点明，不可遗漏，切忌使用不明确的概括性语言。如果用笼统的概括性语言，比如写成“中东部各省市区人民政府办公厅”，则会使某些省市地区在概念范围上产生疑惑，模糊不清。所以“函”的主送单位如果交代不清楚，让人把握不准，就会给工作带来不便，甚至造成严重后果。

3.正文

（1）开头：

主要交函的背景、缘由。

若是复函，则需要引用来函的标题名称、发函字号，如：贵单位《关于……的函》（xx函字【xxxx】x号）收悉。”作为复函的缘由。然后再用“现将有关……的问题说明（函复）如下：”作为过渡。

（2）事项：

写明需要函告的相关事项。

（3）结尾语：

一般用惯用的结语完成。如：“特此函告”、“专此函达”、“特此函复”等。

4.成文时间、印章

不可缺少的部分，需要按成文时间规范的书写方式与要求完成。印章要盖得端正清晰、骑年压月。

（二）函的写作要求

函的写作就其结构而言，并不十分复杂，而要真正很好地完成一份函的写作，却并非一蹴而就的事。这里以下面这篇函为例，谈谈函的写作要求。

公 函

育才中学：

随着全球经济一体化，我国经济体制改革和企业改革不断深入，企业会计工作及其相关经济理论、方法和技能也不断地发生着变化，企业会计人员专业技术水平和职业素质决定着企业会计管理工作的质量和水平，加强企业会计人员教育培训工作具有重要意义。为提高会计专业技术水平和职业道德素质，进而改善企业财务管理水平，我区财政局将于近期举办一期企业会计人员培训班。然而不巧的是，本可以作为授课地点的局多功能报告厅正在重新装修，因而培训场地受限。考虑到你校资源丰厚，府高厅阔，特致函你校，务必帮我们解决燃眉之急。特告。

以上区区小事，本不值惊扰你们，但实为无奈。可否？请尽快答复。

此致

敬礼 ！

（印）

二XX年X月X日

本篇公文存在的问题主要表现在以下几个方面：

1.标题写作不规范。如前所述，函的标题规范写作应由发文机关+（关于）事由+文种组成或事由+文种，仅用“公函”显然不妥。

2.正文开头部分陈述过于啰嗦，应直接从致函的原因、目的谈起，开门见山。这样能让文章更精炼，针对性更强。

3.函告的事项交代不清。文中并没有交代清楚致函的目的，仅用“解燃眉之急”过于笼统、含混。若是想“借教学场地”，对这一请求又有何具体要求呢？何时用？场地的大小、数量如何？场地的环境、设施有无要求？这些都是对方不得而知的。

4.用语语气欠妥。如果将这篇函的内容进行分类，它应属于一份商洽函。而这里我们似乎很难找到语气中商洽的成分。取而代之的，多是一些不容商量，甚至是十分强硬、命令的口吻，如：“务必…”、“可否？请尽快答复”等。

5.结尾不规范。一般不用类似“此致敬礼”一般书信的祝颂语做结尾语。

公函写作在内容表述上我们应注意：

1.开头不绕圈子，不讲空话，不必客套。

公文函的开头应力求开门见山，不要“下笔千言，离题万里”，也不必像私人书信那样，开头过多地客套、寒暄，而应尽快直奔主题。

2.因由要清楚，中心明确。

函告的原因、目的、事项一定要交代清楚明白，不能空洞无物。

3.内容单一，一函一事。

4.用语得体，讲究礼貌。

“函”是公文中行文方向最单一的一个平行文，因此函的写作一定要注意用语把握分寸，无论是向平行机关，还是向不相隶属的级别高的或低的机关行文，都要注意语气平和有礼，既不要仗势压人、强人所难，也不必奉迎恭维，不要原则。

5.“复函”的写作还应注意行文的针对性要强，答复要明确，把握好“复函”的时效。

参考文献：

[1]夏京春，郗仲平.新编应用文写作教程[M].北京：首都经济贸易大学出版社，2007.

[2]杨梅，樊文中.泛议“函”的使用与写作[J].应用写作，2004，（01）.

（刘琍 武汉商业服务学院 430056）

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