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第1招 批量输入求和公式 如图1，有多个项目要汇总数据，如何批量将需要求和的单元格输入公式呢？如果一行行输入公式，当需要求和的行数很多时，效率就比较低了，这里介绍快捷键【alt+=】批量输入求和公式。
图1 操作方法：先选中要求和的第一个区域，按住ctrl键，再选中其他要求和的区域，按【alt+=】就可以实现。 如果要求和的数据没有空值，如图2：
图2 全部选中数据，按F5快捷键，定位条件选择空值，这样可以快速选中要求和的单元格，再按【alt+=】。 第2招 删除重复项 删除重复项可以选择一个或多个包含重复值的列，例如，如果把部门和姓名打勾，则只要这2个字段内容完全相同就视为重复项，如果全选，则每个字段都要相同才视为重复项。如图3：
图3 第3招 筛选不重复的记录 当工作表有重复记录，需要筛选出不重复的记录，只要把选择不重复的记录打勾即可。如图4：
图4 第4招 怎样将表格首行和首列同时固定不动 如果把表格首行固定，点击菜单视图→冻结窗格→冻结首行，如果把表格首列固定，点击菜单视图→冻结窗格→冻结首列，如果首行和首列同时固定，点击菜单视图→冻结窗格→冻结拆分窗格。如图5。
图5 第5招 怎样在多张工作表录入相同的数据——创建工作组 一个工作簿有多张工作表，需要在多张工作表相同区域输入相同的数据，或者删除数据，如果一张张工作表操作，很费时间，我们可以把这些工作表创建一个工作组，在其中一个工作表做某个操作，在其他工作表也做同样的操作。怎样创建工作组呢？如果多个工作表是连续在一起的，选中第一张工作表，按Shift键，再用鼠标选中其他工作表，这些工作表就成了一个工作组。如果工作表不是连续的，选中其中一张工作表，按Ctrl键，再用鼠标选中其他工作表。比如，工作簿有sheet1,sheet2,sheet3,想在3张工作表同样的单元格区域输入相同的数据，用鼠标左键选中sheet1, 按Shift键，再选中sheet2和sheet3,在工作簿名称旁边看到字样。如果要撤销工作组，操作方法同创建工作组一样。大家记住，Excel有个特点，怎么来就怎么回去。 第6招 怎样快速输入几十万相同数据 以20万行为例，要在空白工作表中批量输入20万行相同的数据，先在名称框输入单元格地址A1:A200000,如图6，按Enter键，在任意单元格输入数据，再按【Ctrl + Enter】，就可以批量填充A1到A200000为相同的数据。
图6 如果工作表中A列有数据，需要在B列输入同样行数的相同数据，只需在B1单元格输入数据，点击单元格右下角的黑色+双击就可以。 第7招 利用数据验证防止重复录入相同的内容 比如，要在A列输入数据，为了防止数据重复录入，可以用数据验证定义，如图7：
图7 这样，如果数据重复录入了就会提示图8错误：
图8 第8招 将单元格数字变成条形图 用数据条可以清晰看到数据的大小，不需要通过制作图表就能看出来，如图9：
图9 如果只想显示数据条，不显示数字，在编辑格式规则时在“仅显示数据条”前面方框内打勾，如图10。
图10 第9招 文本与数字的相互转换 工作中可能经常出现这样的情况，从网页导出来的数据是文本格式，只能计数，不能做求和等运算，需要转换为数字格式才可以。如果只是一个单元格文本转换为数字，只需删掉单元格数据前面的单引号，如果是一列或多列文本数据转换为数字格式，最简单的方法用【Ctrl + Shift +向下键↓】，再用【Ctrl + Shift +向右键→】选中需要转换为数字格式的数据区域，点击下拉框转换为数字。如图11：
图11 文本转换为数字还有一种常用的方法，就是把文本数据乘以1,除以1或者+0，-0，如图12,A列和B列是文本数据，随意选择一个空白单元格，按【Ctrl+C】，再选中要转换的文本数据区域，点击“选择性粘帖”，运算选择“加”。
图12 两种方法哪种方法更快呢？小编对不同数据量的文本数据尝试变为数字格式，发现如果数据量小，比如一千个以内的单元格，两种方法耗时差不多，如果数据量大，比如一万以上，后一种方法更快。 反过来，数字格式要转换为文本格式，如果只有一个单元格，在数据前面加单引号，记住，一定是英文状态下的单引号。如果要把一列数据由数字格式转换为文本格式，用分列功能实现，前两步选择默认的选择项，第三步把默认的“常规”改为“文本”。如图13到图15。
图13
图14
图15 点击“完成”即可。 第10招 隐藏数据更好的方法——创建组 使用分级显示可以快速显示摘要行或摘要列，或者显示每组的明细数据。可创建行的分级显示、列的分级显示或者行和列的分级显示。通过单击代表分级显示级别的加号、减号和数字 1、2、3 或 4，可以显示或隐藏明细数据。创建组及分级显示功能可以实现数据的隐藏或显示，比隐藏功能要好用。当对行或列做了隐藏，有时候又需要打开明细数据，还要取消隐藏，而创建组及分级显示只要点击数字1、2、3、4就可以显示。 注意：创建组之前要先排序。排序后选中要创建组的行或列，点击“数据”菜单下的“创建组”，选中行或列，点击“确认”即可创建组。图16是做了组及分级显示，点击左边的2可以看到明细数据，点击1可以看到汇总数据。
图16 点击当个月份上面的+可以看到明细数据。如图17：
图17 关注我，让你少走弯路。 欢迎excel爱好者加入我的知识星球——Excel解惑释疑，sunny姐为你解决Excel、SQL、Tableau难题。 视频号：sunny姐教你学excel 欢迎中医爱好者加入我的知识星球——美骐中医调养堂，sunny姐为你分享中医知识，为你的健康保驾护航。 作者聂美骐，原名聂春霞，微信号sunnynie,爱好针灸、易经，2001年-2005年在江西移动工作，2005年2月-2024年2月在鹅厂工作19年，兼职腾讯内部Excel课程讲师，2015年4月出版图书《Excel高手捷径：一招鲜，吃遍天》，同年12月在台湾出版繁体字版。2017年5月出版第二版《Excel职场手册：260招菜鸟变达人》。Excel交流QQ群：806295411，欢迎各位粉丝加入群交流。微信交流群已经满200人，如果需要入群请先加我的个人微信。 |
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