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编者按：为进一步巩固2022年主题论文征集活动成果，加强学术交流，“中国档案学会企业档案学术委员会”将对一等奖获奖论文进行展示。本次登载的是江苏核电有限公司查凤华、余新锋撰写的《电力企业科研档案分级管理研究》。 摘要：科研档案是科研管理重要成果，凝聚科研人员智慧和心血。本文对电力企业科研档案管理现状，提出建立科研项目立卷责任制、以合同制度提高归档质量、以信息手段提升管理水平改进措施。为了推进科研档案分级管理，提出完善科研档案管理工作机制、建立档案验收“一票否决制”、设置科研文件分级审批手续、建立科研文件分级归档清单、构建档案与科研人员双向交流、注意科研档案知识产权保护等，促进科研档案助力成果转化和市场推广。 关键词：科研项目；档案管理；分级 《中华人民共和国档案法实施办法》第十五条规定“根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理” [1]。《科学技术研究档案管理规定》第五条规定“科研项目结题验收时，各单位应当按照分类分级管理的原则，按照有关规定对科研档案的完整性、准确性、系统性进行审查或验收”。科研档案包含具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物[2]。科研档案既有原始数据、标本、样本，又有技术专利、成果报告、经验教训，承载科研人员智慧和心血。电力企业每年形成科研档案数量众多、载体多样，实现科研档案分级管理，不仅保护科研人员智力成果，更是档案人员的责任与使命。 1.科研档案管理现状 为了了解电力企业科研档案管理现状，通过文献研究、问卷调查、访谈等方式了解电力企业科研档案管理情况，经综合分析，主要存在以下三个方面典型问题。 1.1 科研人员归档意识淡薄 在实施科研活动过程中，科研人员重视科研项目立项和验收鉴定结果[3]，轻视科研项目过程文件和结项成果文件收集归档。部分科研人员认为，科研文件个人保存，使用起来更方便，或担心项目创意被其他人员窃取，不愿归档移交科研文件，导致科研人员归档意识薄弱[4]。究其原因，科研项目归档工作未纳入课题负责人考核指标，科研项目验收对科研档案及时归档未有明确的硬性规定。 1.2 归档缺乏及时性和完整性 不同的科研项目形成文件范围不尽相同，电力企业存在科研人员主动交什么，档案人员被动收什么的现象。档案人员未能参与科研项目管理，对科研项目何时立项、中止或结项，缺乏深入了解，导致科研项目存在文件收集不及时和归档不完整现象。究其原因，主要是档案人员和科研人员缺乏双向沟通，双方责任边界不够清晰。 1.3 科研档案管理方式落后 科研项目立项通过后，项目进展情况缺乏合适工具和系统进行跟踪管理，科研项目产生的文件缺乏统一的系统平台集中管理和便捷利用。各个科研项目立项、结项、归档，需要人工逐项跟踪。对已归档的科研档案，文件之间缺乏清晰的逻辑关系，科研档案开发利用方式较为落后。究其原因，电力企业对科研档案管理重视不够，对科研档案管理投入不够。 2.提升科研档案质量改进措施 2.1 建立科研项目立卷责任制 科研项目档案主要由课题联络人、课题负责人和项目经理把关审查，负责科研文件日常收集和归档工作，作为科研文件立卷责任人，肩负定期汇报科研项目进展、过程文件收集和结项验收等，最了解科研项目各阶段形成的文件，符合“谁产生，谁组卷”原则，既要负责结项科研文件组卷，对于中途中止而未验收的项目，也需要在课题批准中止后2个月内将文件整理移交档案部门集中保管。对于由多个单位合作完成的科研项目，明确牵头单位负责立卷归档，协作单位保存与本单位承担任务有价值的文件材料，将相关文件提交牵头单位归档。 2.2 以合同制度提高归档质量 部分重大和重点科研项目，电力企业需要引入外部力量开展科学研究。在签订合同时，明确文件档案管理要求，包括文件归档范围、文件格式、文件编码规则、文件数量、载体、档案归属及流向等。利用科研立项与验收会等手段加强科研文件控制、规范科研文件提交要求。将科研文件是否完整提交，与科研项目能否通过验收进行挂钩，作为科研项目合同支付及项目关闭的前提条件。档案人员定期跟踪每年立项、结项、中止项目，对科研项目归档做到心中有数。另外，为了规范科研档案管理，档案部门制定文件编制与递交要求、文件归档范围及要求等制度文件，规范科研项目文件产生、接收、分发、归档、利用、销毁等过程。科研管理归口部门制定科技创新项目管理、对外学术论文管理、科技成果及转化管理、知识产权管理、科研平台管理等制度文件，规范科研项目过程控制，界定科研项目归档责任，为科研档案规范管理提供制度依据。 2.3 以信息手段提升管理水平 为了动态掌握每个科研项目工作进展，电力企业通过建立科研项目跟踪平台，要求课题联络人定期更新项目进展，确保每个科研项目呈现最新工作进展。档案人员通过定期查看科研项目跟踪平台，及时了解科研项目进展。对于即将结项的科研项目，提前准备验收文件，通过查看科研项目跟踪平台，以科研项目编号以及签订的合同编号为纽带，核对科研项目文件提交情况。比如，以合同号或合同名称为查询项，检索该项目签订的合同，根据合同规定的文件清单范围，验证文件是否提交完毕。为了推进科研档案归档的及时性，档案人员每年与科研管理部门协商，梳理已结项和中止科研项目清单，列入年度归档计划，逐项纳入任务跟踪系统，通过任务分配，将具体科研项目分配给课题联络人，设定归档期限，在既定期限未提交归档文件，纳入课题立项部门绩效考核，使科研档案及时归档移交变成刚性要求。 3.实施科研档案分级管理思路 3.1 完善科研档案管理工作机制 科研档案管理采取“四同步”管理措施，将科研档案管理列入有关部门和人员的职责并予以考核，不仅让科研管理部门重视科研档案管理，促进科研人员在科研过程中提升档案归档意识，确保科研档案工作与计划管理、课题管理和成果管理紧密结合，项目结项验收时，要求对科研归档文件清单把关确认，通过事前、事中、事后把关文件质量。要求档案人员参加科研管理例会，及时了解和掌握科研项目进展现状，熟悉科研项目管理流程，为科研文件归档和科研档案开发利用奠定基础。另外，档案人员联合科研管理部门编制科研成果汇编，收集科研项目基本情况、获得荣誉、论文、专利、软著、标准等信息，让科研档案助力科技成果转化和市场推广，发挥档案人员主动作用。 3.2 建立档案验收“一票否决制” 科研项目验收结论分为通过、暂缓、不通过。能否通过验收，一般从科研项目任务完成情况、经费使用和科研文件提交综合判断。电力企业科研项目档案验收具有“一票否决制”，保障了科研档案及时收集归档。凡具有下列情况之一的项目，不得通过验收：1）主要任务指标没有达到；2）项目预定目标未能实现或无科学性或实用价值；3）重大科研项目无论文发表；4）提供的技术资料和有关文件不真实；4）擅自修改批复内容、计划和项目目标的；5）科研经费使用弄虚作假或挪作他用，经费使用严重违规。有的单位将“重大科研项目论文发表情况”作为否决项，将论文作为指标之一，促进科研人员积极撰写论文和成果推广。为了确保归档文件准确性，科研项目结项汇报包括成果交付和文件归档情况。按照“四参加”要求，档案人员参与科研项目验收，重点审查文件提交是否符合要求，并关注重大科研项目是否有论文、专利、计算机软件著作权、技术标准等，通过档案验收把关归档质量。 3.3 设置科研文件分级审批手续 按照科研项目覆盖范围不同，可以分为公司级、领域部门级，由不同级别人员进行审定，公司级科研项目要求单位第一负责人审定，主要由重大、重点科研项目构成。领域部门级科研项目由申请部门主管领导审定，主要由一般科研项目构成，部分为重点科研项目。对于国家部委、上级单位下达一般科研任务，也有纳入重点管控范围，加强科研任务督办和成果审批。对科研项目分级审批，有利于单位主要领导重点审查重大及重点科研项目成果，关注科技创新，提升科研项目质量。 3.4 建立科研文件分级归档清单 电力企业科研项目按照重要程度可分为重大、重点和一般科研项目，按照不同等级科研项目，建立科研档案分级管理清单，见表1，档案人员接收科研档案时，对照打勾文件类型确定最小文件归档范围，对照列举其他文件类型，与科研人员共同核实该项目是否产生相关文件。其中，一般科研项目至少包含立项申报书、实施计划、项目经费决算、项目总结报告、验收通知、项目验收报告。对于中止项目，包括立项申报书、中止决议文件、中止前已形成的文件。归档中止科研项目档案，为项目重启或开展类似科研提供参考借鉴。重大及重点科研项目，需要与其他单位合作，双方签订合同时，可对照表1，列举本项目交付的文件清单，作为核实科研项目档案归档完整性的依据。若涉及文件类别较多，按不同阶段、门类梳理，以某电力企业长周期换料科研项目为例，除了最小归档范围以外，还产生如下文件：项目论证报告、工艺参数报告、项目安全审评记录、专题会议和记录、论文、科技成果、专利、培训教材、人才培养、照片视频等。在文件归档环节，项目联络人根据审查通过的归档文件清单，向档案人员核实移交归档文件。 表1：科研档案分级管理清单  3.5 构建档案与科研人员双向交流 加强科研档案管理的横向组织，档案部门、科研管理部门和科研项目牵头部门要建立定期双向信息交流，档案人员不能坐等科研项目文件的接收，被动“收什么、存什么；存什么，用什么。”档案人员要积极关注每年科研项目立项情况，参加立项审查会，通过各个申报项目陈述，重点关注重大和重点科研项目立项情况，是否签订外委合同，跟踪科研项目合同签订时，是否将文档标准条款纳入合同文本中。项目结项时，参加科研项目验收会，会前了解项目应提交、已提交文件情况，对文件提交规范性做到心中有数，既发挥档案人员“四参加”重要作用，又让科研档案验收“一票否决制”落到实处。 3.6 注意科研档案知识产权保护 科研项目成果饱含科研人员智慧结晶，理应受到知识产权保护，尤其是项目研究报告、专利、软著、标准等，凝聚了科研人员多年的智慧与心血，通过科研成果鉴定、评审、表彰，让科研人员得到正向激励，促进科技创新良性发展。若不注意知识产权保护，让无关人员窃取成果获得不当利益，挫伤科研人员工作积极性和单位正当利益。在科研项目外审环节，可通过现场审评、签订保密承诺书、及时回收文件，减少文件泄密风险。科研相关人员掌握知识产权和保密要求，根据不同文件类型确定文件密级，将科研文件分为绝密、机密、秘密、核心商密、普通商密、内控、非密等，涉及国家秘密、核心商密文件，严格执行国家保密要求和知悉范围，按照不同分级保护措施对科研档案进行分级管理，重点确定专利、软著、标准、研究报告定密级别和知悉范围，从源头上做好科研档案知识产权保护。 4.结语 科研档案管理是现代科研工作的基础，通过分级分类管理，将立卷责任制、合同、制度、信息等手段规范科研档案管理。从科研项目成果输出、经费执行、科研档案归档利用、收益和效果、成果转化与推广等不同维度，综合评估科研项目绩效，发挥科研人员和档案人员主动性，共同提升科研档案管理水平，提升电力企业科技创新软实力。 参考文献 [1]中华人民共和国档案法实施办法[N].中国档案报.2017-05-15(003). [2]科学技术研究档案管理规定[N].中国档案报.2020-10-29(002). [3]关宏玉,刘洋,安小米.我国科研文件档案管理模式特点、问题与建议:典型案例研究[J].北京档案. 2011(7): 29-31. [4]唐怡风.医院科研档案管理现状及对策[J].档案与建设.2012(3):75-76. 责编/白雪毅 审核/郑洁 监制/王莉 |
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