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高效会议是指能够帮助团队解决实际问题，达成共识，输出结果以推进后续工作的效能高、效率高的会议。会议负责人要想打造高效会议，首先必须掌握高效会议的8个基本动作。 七、回顾会议目标并形成决议 心理学有一个著名的遗忘规律曲线，称为“艾宾浩斯遗忘曲线”，如下：
艾宾浩斯遗忘曲线是著名心理学家赫尔曼·艾宾浩斯(HermannEbbinghaus)研究发现的，是指人们遗忘的进程遵循先快后慢的规律。从曲线图中我们可以发现：遗忘速度最快的区段是 20 分钟、1个小时，分别记住的内容是58.2%、44.2%。 按照艾宾浩斯遗忘曲线理论分析，如果是一场持续 1个小时的会议，那么在会议即将结束的时候，与会人员就只能记住44.2%的内容，这个时候或许他们已经忘记了会议最初的目标。在这个情况下将很难形成有效决议。如果会议持续的时间更长，那么更加难以形成有效决议。所以，讨论结束后不能立即总结并产生决议，而是要带领与会人员回顾会议目标及核心内容后再形成决议。 为了便于会议结束后更好地回顾目标，会议中应做好以下3 项工作： (1)会议目标必须明确具体地公示 为了确保会议最终产出有效决议，在会议刚开始的时候，除了要以口头形式告知与会人员有关会议的目标外，还应将目标展示在与会人员可以看见的地方，如白板或 PPT上。目标展示出来的主要作用是能够让与会人员时刻围绕目标展开讨论，确保会议不会偏离目标，也能有效避免遗忘，便于后期进行回顾。 此外，为了避免遗忘，描述会议目标的时候一定要简明扼要突出核心，切忌笼统模糊，例如使用“差不多”、“基本上”、“大致通过”等模糊字眼。 (2)会议中时刻提醒会议目标 将目标展示出来并不意味着与会人员一定能时刻谨记会议目标，因为会议议程中通常有很多环节，每个环节都有一定的内容，与会人员很难在接收这些内容的同时还能谨记会议目标。因此，为了加强与会人员对会议目标的记忆，会议负责人在会议中还应时刻提醒与会人员，会议的目标是什么。 一般情况下，会议负责人可以在以下3 个时刻提醒与会人员会议目标。 一是会议开始的时候：在会议开始时，会议负责人就应着重强调会议目标，并要求与会人员在整个会议的进行中都围绕此目标展开思考、发言、讨论。 二是会议进入讨论环节的时候：当会议进入讨论环节的时候，会议负责人应强调会议目标，要求与会人员不要偏离目标。 三是会议中遇到问题的时候：当会议中出现一些问题，导致会议无法推进的时候，会议负责人可以再次强调会议目标，让与会人员快速调整方向。 具体要在什么时刻提醒与会人员会议目标应根据会议的具体议程而定。 (3)决议产生之前再次回顾会议目标 决议产生之前，因为与会人员已经接收了大量信息，但这些信息可能已经被遗忘了一部分，而且很难在同一时间就从部分信息中整理出关键信息并形成决议。所以，在决议产生之前，会议负责人应当带领与会人员再次回顾会议目标，帮助与会人员理清思路，以形成有效决议。 回顾会议目标的时候应点明会议目标并回顾核心内容，由此加深与会人员对整个会议目标的印象。在所有重点内容梳理完毕之后，将与会人员提出的观点按重要程度进行排列，最后再根据会议目标形成最后的会议决议。 |
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