高效会议的八个基本动作（8）

高效会议是指能够帮助团队解决实际问题，达成共识，输出结果以推进后续工作的效能高、效率高的会议。会议负责人要想打造高效会议，首先必须掌握高效会议的8个基本动作。

八、会议后跟踪决议的执行情况

我们在开会中，很多时候会出现“有决议，无执行”、“有执行，无跟踪”的情况，这样很容易因各种原因导致会议决议无法有效执行。所以，会后跟踪决议的执行情况也是高效会议的基本要素之一。

如何跟踪决议的执行情况呢？

(1)建立跟踪制度

为了确保与会人员在会后，能够有效地执行会议上分配的工作任务，促进会议中形成的决议落地，会议负责人应当建立完善的跟踪制度。一个完善的跟踪制度应当涵盖以下3 个方面的内容：

一是明确跟踪的事项。明确跟踪事项是指会议负责人应明确跟踪哪些内容。通常情况下，会议决议形成后，会议负责人会将决议分解成具体的工作任务，落实到每一位与会人员身上。这个具体任务包括明确的工作内容、工作职责、工作日期等。这些内容就是会议负责人应检查、跟踪并落实的跟踪事项。

二是明确跟踪的节点及相关要求。明确跟踪节点及相关要求是指会议负责人应设定一个明确的跟踪节点，以跟踪、落实与会人员的工作进度。跟踪节点应视会议的性质、决议的内容、执行日期等因素而定。例如，当执行的任务分为前、中、后3 个阶段时，那么就可以将每个阶段的结束时间设置为节点。当然，也可以按照日期设置节点，如每周、每半个月或每月。

三是制定奖惩制度。奖惩是提升执行力的一种有效方式，所以相关负责人也可以采取制定奖惩制度这种方式，加强对与会人员的监督，提升与会人员执行会议决议的能力。对执行效果好的部门、个人进行鼓励，对执行效果较差的部门、个人给予惩罚。但在实施奖惩制度的时候应注意的是，奖惩的目的都是实现有效监督，提升与会人员的执行力，而不是打击与会人员的自信心，所有奖惩都要有度，尤其是惩罚，一定不能过度。例如，可以处罚与会人员整理办公室文件。

(2)持续跟踪并及时反馈

一些会议负责人对待跟踪这项工作的态度是，想起来的时候便询问一下与会人员的执行情况，或者等到出现问题时才进行跟踪。这种“心血来潮”或出现问题不得不跟跟踪的态度，只会让跟踪沦为形式主义，无法促进与会人员认真执行会议决议。跟踪的目的是促进与会人员将会议决议落实到底，所以跟踪这项工作任务必须持续进行，直到会议决议落实为止。

在持续跟踪的过程中，会议负责人要做的事情是，根据相关标准、要求对已经完成的事项进行确认。如果在这个过程中发现任何问题应及时反馈给与会人员，并要督促与会人员及时整改或者提供帮助，以提升执行效率。反馈是双向的，会议负责人也应要求与会人员在执行任务的过程中遇到任何问题都及时反馈，避免耽误会议决议的执行效率。

此外，会议负责人还要定期对会议决议的执行情况进行总结并公布。这样做，一来可以给与会人员适当增加压力，二来可以让他们根据执行情况调整自己的工作进度。这2 个方面都可以有效提升与会人员的执行力。

没有跟踪就难以及时发现会议决议执行过程中出现的一些问题，导致决议的执行在关键时刻功亏一篑。所以，在决议形成之后，会议负责人应认真、仔细做好决议执行的跟踪工作。