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办公室，字面意思分析至少包括两个，即：办公事和办事的公室。办公室上传下达、内外沟通、左右缓冲、全局通观，既是空间概念也是时间概念，总体上是个立体概念。 办公室主任有两种。一个实干型，一个奉承型。（不谈结合型）办公室主任是一个单位最难做、最综合、最复杂的工作岗位，大管家、秘书长，会议、发文、机关管理、框架运行、监督执行等等。是和领导接触频率最多的部门，是直接落实领导交办任务的单位，同时又要和平行部门或下级部门、外事单位进行沟通协调，综合信息，里里外外，全程全时没有松懈。 最饱满的岗位一般都容易出现两种倾向：实干和奉承。当然，有些不是办公室主任的领导可能更是奉承型。笔者亲身感悟办公室主任，在不同的单位也有着不一样的作用，不一样的职责。比如说，家族企业，他自己没有用得上的，只能外聘，这时候公司会把办公室的职责分解到其它部门，比如说，把关系自己切身利益的人事任免、物资采购划到自己直接管理。这种情况下，办公室职责就简单得多。这种架构会直接导致机会主义者产生，不凭真功夫，且看站队站的对不对。还比如说，医疗机构的办公室职责单一很多，因为医疗机构是业务性单位，医务科是它的“参谋部”。还有其它情况，大都是业务性很强的单位，办公室作用可以下调。 办公室事无巨细，综合实施。比如说，1.会议材料，酝酿、思考、动笔、成稿、核查、送审、修改，一套流程走下来，发际线又提高了点。2.公务接待，准备、座牌、布置、标准、交流材料、迎检手册、注意事项、联系人、到达时间、后勤保障等等，均需提前摸清搞透，碰上不靠谱的领导，一两句话让你自己去揣摩，去猜。3.机关运行。办公室一般情况下作为大管家作用存在，即使机关平行部门，在管理上不是平行的，而是垂直的（有可能有人不赞同），对机关业务培训、独立担当、道德品质、礼节礼仪、执行监督、廉洁奉公等情况都需要予以规范指导、检查考核。4.外出考察。计算路程公里数，排出出发时间点，计算途中休息的服务区，考虑抵达时的接站人，不一而足，细而又细，里程和时间的计算来不得半点马虎，费神费时。如果碰上不靠谱的驾驶员走错路口，全盘推倒重来，令人苦不堪言。5.临时性紧急任务。加班加点在一些办公室是常态，有些领导也乐于看到办公室作为职能部门加班加点。但这里面效率是一个问题，如何解决加不加班问题后面再讲。 如何当好办公室主任？是门学问，是种素质，是个修养，是项忠诚。 其一，定位好。明确办公室的职责，不同行业不同要求，在遵循办公室普遍职责的基础上，根据企业专业性特点加入特色素质，比如说，芯片行业，你至少知道洗硅、定型以及化学试剂作用等知识；医疗行业，你至少知道谁分管医院，常态业务内容是什么；建材行业，你至少知道销售渠道在哪，各类建材规格材质大致是什么；绿色养殖行业，你至少知道种植科学，市场需要什么养殖产品，等等。 其二，思考好。受领任务后，不要急着下手，多问多想，带着笔记本去记领导的要求，工作的目标。坚持目标导向，这里两层意思，一是受领任务要达成的完成目标，二是在完成工作目标的过程中发现问题，及时对“领导要求”作出切合实际的调整“完成过程”。办公室应该建立不得容错机制，办公室出来的东西，原则上就是定型的，就是其它部门参照的，也是年底企业总结经验的源泉和本底资料。 其三，执行好。有些办公室追求甩手掌柜，把总体思路和具体标准等软性设计搞出来后，交给经办部门全力办结，这是不负责任的。办公室作为大管家，不是发号施令，但也不能说其他部门可以当甩手掌柜，分清主次，区分功能，谁的孩子谁抱走，各负其责，但也要互通信息，加强联系，精诚团结，作为“一家人”完成好各项工作。 其四，学习好。端正态度，充满学无止境的思想，始终抱着人皆吾师的心理去解纳自己的未知领域或短板弱项。八面玲珑讲的不光是左右逢源、世俗圆滑，更多的应该理解为对知识的全盘了解，对业务的整体掌握，对职责的通盘熟悉。学习好是内务的基础，是外务的保障。作为承上启下部门，办公室还兼具带领平行或下级部门共同提高的职责，比如说，材料的格式规范，那等同于三大步伐，统一步调，展示形象作用巨大，而且在这格式规范化中，能够锻炼全体人员制度意识，无论何时何地，都会情不自禁用规范的语言、规范的格式、规范的内容去描述、去表达、去落实。还比如说，礼节礼貌，这是办公室千头万绪工作中的基本项。中国是礼仪之邦，讲究的是文化传统，有礼人不怪说的是这个意思。当然，商务礼仪还有自己的特点，比如喝茶，备器、温具、投茶、摇香、润茶、冲泡、出汤、分杯、幸茶等步骤有规定的动作。 其五，提炼好。每次成功的背后都有默默的付出。默默的付出不能任其沉默，得一次工作，一次总结，经验是日积月累的。每次成功的事例就是一次调查研究。每次不可能尽善尽美，我们需要用倒逼和发现的视野去复盘每次工作，修补每次不足和遗漏，久而久之，形成汇编，即使换了一个人，新人也可以按部索骥。 其六，担当好。敢于和正确的、正义的交朋友，不怕得罪人，处在办公室主任位置，不想做事和怕得罪人都是干不下去的，除非你是摆设或者领导家人，即使如此，作为办公室这一重要岗位，工作来不得半点马虎，不仅是推动内部工作的落实，也是向外界展示单位形象的载体。有些单位在外面口碑不太好，为什么呢？个别工作人员说话不注意、办事图个人私利、乐于打擦边球做好人、违反纪律四处招摇等等。概括起来，这都是缺乏担当。办公室的担当就是让大家都担当。 其七，政策好。办公室主任不光要对所在单位知情（所在单位的架构、人员、技术、业务等整体情况），还要知政。国家政策和地方性行业规则都在不断进步中，紧贴时代，即时掌握政策变化情况并加以把握运用是至关重要的。当然，当好办公室主任还要知法、守纪、保安、明学等等。 总之，办公室是一个重要部门，办公室主任是一个重要岗位。承上启下、通观全局，经过办公室锻炼也是走向更高管理岗位的台阶，当然，这都建立在干好办公室主任基础之上。 |
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