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毋庸置疑，处理案件，甚至追求胜诉结果是律师、法院和仲裁机构等法律服务工作者都重点关注的部分，但结案之后的退费和开票则被视为法律服务的边缘性工作事务，常常被忽视。殊不知，退费和开票对于当事人，尤其是国企等财务管理严格的公司来说，经济损失和财务税务处理都是一大痛点。笔者希望分享自己的经历，给大家以共鸣，共同努力，期待法律服务水平的进一步提高。 一、难收回的退费和票据 根据笔者的法务工作经验，结案以后经常难以顺利收到法院或仲裁机构的退费及票据，拖延数月甚至多年，以至于公司法务及承办法官都更换了几人，却还不得不追讨前案的退费及发票。总结一下，笔者大概遇到过以下几种情况。 一是法院或仲裁机构的退费方式不合理。虽然现在已经有法院在倡导“主动退”，但有的法院无法做到主动退，更不会主动开票。笔者遇到的情况是不用递交书面退费申请书了，但仍要主动口头催促后才会退款及开票。但众所周知的是，法院或仲裁机构人员的联系难，电话总是打不通，连口头催促也困难重重。另一个问题是，可退费用的类型不一。比如笔者遇到了有的法院内部规定胜诉方预交的财产保全费，法院已直接上缴国库了，因此即便判决书载明由败诉方承担，也应由胜诉方在强制执行中一并向败诉方主张，而不是直接由法院退回。这种情况下，因败诉方无履行能力，胜诉方实际上无法收到退款，造成经济损失。同时，因为胜诉方始终未收到败诉方的款项，则法院开具的仍是预收票据，无法开具结算票据，公司财务还是无法入账。 二是法院或仲裁机构内各部门协同存在障碍。有的案件尽管多年前早已结案，但审判部门与财务部门未共享案件资料，导致财务部门不能及时进行退款及开票。也有时是财务部门早已开出发票，但迟迟未主动发送给审判部门，审判部门亦未主动催促并发送给当事人。 三是法院或仲裁机构的退费与开票在线系统缺失或不完善。目前在线系统的功能分为申请退费和申请开票，据笔者所知，在线退费系统稍多，在线开票系统更少，仅北上广等少数部分法院或仲裁机构推广了在线开票并下载的系统。但即使设置了在线系统，在线系统也存在不完善的问题，比如系统设置复杂，法院或仲裁机构内部的审判人员都不会使用，需当事人额外自行与财务人员及系统技术人员联系解决。又比如同一个编号的案件重新裁决以后，系统里仍只显示第一次裁决的费用情况，却不显示重新裁决的费用情况，当事人又只能联系人工询问并处理，系统无法正常使用。 二、晚处理的风险及危害 （一）造成当事人经济损失 虽然结案后可退的诉讼费、保全费以及差旅费等款项金额不如胜诉后的案件标的额本身巨大，但也不可小觑，尤其是仲裁机构的差旅费退费金额也较大，万余元也是常见的。法院或仲裁机构不主动退，或者规定由被告直接退还，或在执行程序中一并执行，常常造成当事人的经济损失。 （二）导致财务及税务问题 首先是影响公司财务工作效率，比如法院于2023年已开具的发票，到2024年才交给公司，由于公司财务系统禁止跨年度发票报销的设置，该发票就不能在系统上报销，需要财务人员线下进行人工做账。其次是造成公司多缴纳企业所得税，比如2023年度开的发票到2024年的5月还没提交给公司，超过了2023年度企业所得税的汇算清缴期限，则公司财务无法将该笔已支出费用计入公司成本，税务局则不认可该笔费用作为税务调增项目，造成公司多缴纳企业所得税的税务损失。最后，若长期未取得诉讼费、保全费和差旅费等款项，并缺失发票，公司财务会把该笔应收款项作为坏账计提，时间越长，计提率越高，甚至认定为公司已无法取回该笔款项。后期即使退回了款项，则财务需要进一步账务处理，也增加了遗忘的概率及后续处置的麻烦。 （三）影响法务案件管理 一方面，法务应做好案件费用管理。公司通过诉讼活动减少损失的同时会产生费用开支。法务不仅要在诉前对案件费用作出成本分析，在诉中跟进费用支付确保诉讼程序顺利进行，也要在诉后对案件费用进行管理及分析。诉后应重点关注胜诉后可收入的款项以及可退还的诉讼费、保全费、差旅费的回款到位，并在结案报告中复盘费用情况，比如分析费用支出是否符合诉前决策的预算情况，是否实现诉讼获益大于诉讼成本的目标，是否可用于案件责任人的追责等。 另一方面，法务应做好案件档案管理。一般而言，案件归档资料大概分为两类，一类是与案件实体审理有关的重要材料（如起诉状、仲裁申请书、证据、裁决文书等），另一类是与案件处理的程序性材料（如案件受理通知书、传票、送达地址确认书等）。其中，与案件费用支出相关的预交费用通知书、结算发票、付款凭证等文件，也是案件归档资料的重要组成部分，不可忽略，也不可缺少，否则可能会给法务部门自身带来履职失职的问题。 二、可操作的实务建议 （一）如何退费？ 一是要了解可退费用类型和金额。可退费用一般有法院的诉讼费、保全费以及仲裁机构的差旅费等，具体可以根据裁判文书尾部记载的费用分摊情况来判断。如果不是很确定，可以回溯预交费用的情况，联系法院或仲裁机构再次确认，实务工作中和相关部门直接沟通和确认是最有效的工作方式，毕竟目前各法院或仲裁机构存在规范不一的普遍情况。 二是要了解申请时间。根据法律规定，人民法院应当自法律文书生效之日起15日内退还诉讼费。虽然不会过期无效，但当事人或律师切忌拖延，否则容易遗忘或者造成后续困难。国企法务和财务部门应在工作台账上记录并及时办结。 三是要了解退费方式。法务可以自行或督促委托律师联系案件的承办法官、办案秘书去落实退费事宜。此外，还可以通过法院或仲裁机构的官网、公众号、微信小程序、APP等搜索了解，尝试在线申请退费。 （二）如何开票？ 根据笔者的工作经验，中国国际经济贸易仲裁委员会（简称“贸仲”）的发票和一般商业交易发票是同样的类型，都是“增值税专用发票”，如下图：  （图1：贸仲发票样式） 但法院的票据不同于一般商业交易的发票类型，并非“增值税专用发票“，而是称为“票据”，并且在立案阶段叫“预收票据”，在结案阶段叫“结算票据”，但也有一次性直接开具的“预收转结算票据”，对于公司财务入账而言，仅需要向公司财务提供“结算”类型的票据即可。具体票据样式如下图：  （图2：法院预交票据样式）  （图3：法院结算票据样式）  （图4：法院预交转结算票据样式） 此外，在了解票据样式类型以后，还要了解开票途径。传统方式是联系承办法官、办案秘书去落实开票事宜。但目前据笔者了解，北上广等部分法院或仲裁机构提供了在线开票申请并下载票据的服务，因此还可以通过法院或仲裁机构的官网、公众号、微信小程序、APP等进行申请，并直接下载电子票据即可，无需取得纸质版票据。但贸仲是通过“贸仲APP”进行申请，由贸仲财务部审核后邮寄纸质版发票给当事人。开票时要注意发票上的各种细节，比如注意收款主体和退款主体不一致的问题，笔者遇到的情况是收款方为财政局，而退款方却是某法院，导致公司财务系统操作遇阻的问题。同时应注意到，发票的“项目名称”并不会细分，法院方面是案件诉讼费和财产保全费都称为“诉讼费”，贸仲方面是把案件仲裁费和仲裁员差旅费都称为“仲裁费”。 若发票需要补开，则可以考虑以下救济途径。如果是要法院补开票据，在年数过久或承办法官变更的情况下，一般无法出具票据原件，可以尝试到法院档案室查找票据复印件，再加盖法院档案室章。通过这个方式来保证票据的真实性，进而争取能被公司财务认可。同时，还要向法院提交调取诉讼费发票的委托书、法定代表人身份证明书 、公司营业执照、法定代表人身份证等全套资料。如果是贸仲的发票补开，可以尝试寻找办案秘书、贸仲官网显示的财务部门、技术的联系方式，咨询时尽量多的提供案件编号、双方当事人、案件裁决年份等信息。值得注意的是，贸仲的案件编号不在裁决书的标题下方，而是在裁决书的正文首段里。 （三）如何协作？ 首先，希望法院或仲裁机构能够完善“主动退”、“在线办”的法律服务，从源头解决问题。其次，委托律师应重视当事人的退费和开票服务，做好案件委托服务的“最后一步”，否则也会引起当事人到律协的投诉，影响自身发展。再者，作为公司法务，尤其是国企法务等，要主动跟进退费到账和开票情况，自行或督促委托律师完成工作。若长期无法有进展，应向公司及财务部门作出“费用退还和开票专项提示”，做好说明解释工作。最后，公司财务应做案件费用和票据的专项管理，定期督促法务跟进处理，对法务规范进行开票及财务系统操作做出指导。 三、结语 结案后的退费和开票，涉及到律师、法院或仲裁机构以及公司内部的法务及财务部门等多方角色，应秉持案件处置有始有终的态度，既是提高司法服务水平的体现，也是公司完善管理能力的体现，期待多方共同努力，早日解决这个痛点问题。 陈燕妮 任职于一家国企性质的国际贸易公司，主要参与处理国内及涉外买卖合同纠纷，国企合规管理建设。文末彩蛋  《企业合规实务指引》 《公司法务实务操作指引》 线上平台体验卡 全年会员 |
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