在董事会授权的范围内，董事长落实相关工作，需要研究推动的决策执行机制，就需要一种特别的会议形式，也就是“董事长专题会”。这种会议形式出现的时间并不久，其本意是代替原有的董事长办公会。但实践中一些企业依然沿用此前的董事长办公会机制，或是简单的换一个名字，没有落实董事长专题会真正的目的。我们今天要解决的问题，是希望通过阐释董事长专题会的召开流程，包括议题材料审批、议题汇总、会议通知发布、会议材料准备、会议议程设定、会议执行、会议纪要整理与后续跟踪等关键步骤，为企业提供系统化、标准化的会议管理方法。董事长专题会的召开始于议题的确定和材料的准备，每个议题由事项对应的主办部门提出。主办部门需要通过OA系统逐个或议题材料审核单启动审批程序，议题材料需准确反映拟上会事项的背景、现状和预期目标，并对可能涉及的风险、难点及决策建议作出明确阐述。议题事项涉及多个部门的，审批发起前应当由有关部门共同参与编制并会签，达到议题材料的多维度覆盖，吸纳各部门的意见建议。议题审批按照流程层级进行，会签完成后报分管领导进行初审，然后提交至总经理审核，最终由董事长审批。董事长作为决策层核心人物，也是董事长专题会的第一责任人，最终审批同意后形成议题材料审核单，作为正式文件进入会议议题的讨论阶段。 董事长专题会议题材料审核单模板履行审批程序后，主办部门将审批通过的议题材料提交至董事长专题会办会部门（一般是董事长办公室）。办会部门根据议题材料内容，整理形成议题清单（具体可参考下图）。与此同时，主办部门应当准备正式会议时需要的议题汇报材料，与前一阶段的议题审核材料相比，议题汇报材料要突出重点，结合审批过程中有关领导出具的意见，对其关心的重点问题作出解释说明。议题清单确定后，由办会部门报总经理审批，董事长审定。确保议题的优先级和紧要程度得到合理安排，保障会议高效运行。 议题清单模板议题清单经过董事长审批同意后，办会部门下发书面会议通知。明确列出会议的时间、地点、议程以及参会人员等信息。通知内容还应具体到每个议题，明确议题的讨论内容及决策事项。若出现新增议题，需要根据董事长批示增加。需要注意的是，董事长专题会出席人员不能固定，而是根据议题的性质进行安排。出席人员一般包括董事长、党委书记、董事、总经理及议题相关的分管领导。此外，董事长有权根据会议需要决定其他人员的出席。除了核心出席人员外，董事会秘书、办会部门负责人以及议题相关部门的负责人等人员通常作为列席人员参加会议，以便提供专业支持和帮助会议记录。会议材料是董事长专题会上讨论的基础，直接影响会议效果。在董事长专题会召开前，办会部门整理汇编议题材料，分批呈董事长审阅。材料可以通过OA平台上传，让与会人员能够及时查看和准备。此外，对于需要纸质版本的材料，办会部门需确保提前准备好足够的副本，方便会议期间发放和参阅。 董事长专题会上会汇报材料参考模板办会部门做好会议布置等会议筹备工作，董事长专题会一般采用现场会议形式召开。通过视频会议方式进行的，提前准备相应设备。根据议题清单、优先级和讨论时间，由办会部门合理安排每个议题的讨论时长。会议讨论的基本原则是先重要后次要，使会议一开始就能聚焦核心问题。合理安排互动和决策时间，充分发挥会议机制的优势，允许与会人员提出问题和建议，做到科学、理性、高效决策。会议正式召开时，办会部门的工作人员将负责会议的组织和记录工作。董事长专题会的召开，通常包括三个核心环节：会议开始时，董事长会宣布出席会议的人员，并介绍本次会议的议题。接下来，议题的分管领导或主办部门将对各个议题进行详细汇报。在议题汇报后，与会人员对议题内容进行讨论，提出意见、建议，并针对问题提出解决方案。根据讨论结果，董事长会做出最终决策，明确各项决策事项。对于需要执行的事项，董事长会指派相关负责人，并设定明确的时间节点和责任。会议结束后，办会部门负责整理会议记录和纪要，会议记录应详细记录各个议题的讨论过程、决策事项、与会人员的意见等。会议纪要则是对会议结果的总结，确保所有决策事项都有书面记录，方便后续落实和追踪。会议纪要整理完毕后，按照公司规定的流程进行送签。会议纪要需经董事长、总经理等相关负责人审核并签字确认。会议纪要是会议结果的正式文件，是会议的执行与后续跟踪的主要参考。办会部门根据会议纪要的内容，及时将其印发至与会人员，并确认相关部门收到会议决定，进行后续跟进和执行。会后，所有会议纪要和相关文件资料由证券部定期移交档案室进行存档保存，确保会议资料的长期保存和随时可查。董事长专题会议不仅是信息共享的平台，也是决策的核心驱动器。通过规范化的议题审批、严谨的会议筹备、科学的议程安排及细致的后续跟踪，董事长专题会能够有效促进企业高层决策的透明性、合理性与时效性，为公司治理和战略实施提供强有力的保障。
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