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在财务软件中巧用“反结账”的方法

 sallypeng 2007-01-28


  【摘要】本文拟运用财务软件的总账系统模块可激活“恢复记账前状态功能”这一原理,来巧妙地解决目前因使用财务软件,对已结账的月份不能再填制凭证,或者凭证做错需进行试算平衡等的问题。

  一、问题的由来

  总账系统是用友财务软件UFERP—M8.11系列产品的核心产品,它既可单独使用,也可与其它系列产品同时使用。每届会计期末,会计都要做 好结账工作。所谓结账,就是对分类账各账户的记录,分别加计本期发生额和期末余额,并将其余额分别结清或结转下期,以使本期各账户的记录告一段落。具体包 括两个方面:其一,结清损益类账户,即将本期实现的收入和发生的费用转入“本年利润”账户,并据以计算本期的损益;其二,结转资产、负债及所有者权益类账 户,即将这类账户的余额结转下期,以便作连续记载。会计循环共有六个阶段,结账是它的第五个阶段,也是编制会计报表的前提。不论在手工会计处理中,还是在 计算机会计处理中,都有结账的过程,以符合会计制度的要求,因此总账系统提供了结账功能,而且规定每月进行一次,已结账的月份不能再填制凭证。但在实际工 作中,我们常常会遇到象在编制报表之前属于本月未处理完的会计凭证、或者凭证做错需进行试算平衡而已结账等问题,该如何应对呢?笔者结合多年的教学经验和 探索,发现可用财务软件来“反结账”。

  二、利用财务软件实现“反结账”的含义及其原理

  所谓“反结账”,简单地说就是对结账的反向运用。通过用友财务软件实现“反结账”,是笔者在财务工作与教学实践中探索出来的拓展会计电算化软 件功能的实用方法。具体地说,它是运用财务软件的总账系统模块中可激活“恢复记账前状态功能”这一原理,来解决目前因使用财务软件对已结账的月份,在未进 行报表处理之前,却不能再填制会计凭证、修改凭证、取消凭证审核、取消签字和试算平衡等问题。利用财务软件实现“反结账”方法的开发,对于会计电算化实际 工作和财务软件教学都有实用价值。

  三、利用财务软件“反结账”方法的实际操作

  (一)启动Windows98/2000系统,单击“开始”菜单,在“程序”项下的“用友财务及企管软件UFERP—M8.11”菜单下,单 击“财务系统”项下的“总账”。屏幕出现“注册[总账]”界面(如图1),输入相关信息(假如,账套:[888]岭南公司;会计年度:2006;操作日 期:2006-03-02;用户名:[001]李小丑;密码:110),单击[确定]按钮,屏幕出现“总账系统”界面。

  (二)在“总账系统”界面,单击[月末处理]模块下的[月末结账]选项,屏幕出现“结账”界面,选取欲反结账的月份(假如2006.02已结 账),按下[CTRL+SHIFT+F6]组合键,屏幕出现“确认口令”界面,输入账套主管([001]李小丑)的口令(密码),单击[确认]按钮,系统 可自动取消已结账的月份(如2006.02,原来的“√”被去掉了),单击[取消]按钮,退出“结账”界面。
  (三)在“总账系统”界面,单击[月末处理]模块下的[试算并对账]选项,屏幕出现“对账”界面,选是否对账的月份(假如为2006.02),按下[CTRL+H]组合键,可激活“恢复记账前状态功能”(如图2),单击[确定] 按钮,退出“对账”界面。

  (四)在“总账系统”界面,单击系统“凭证”主菜单下的“恢复记账前状态”命令,屏幕出现“恢复记账前状态”界面(如图3)。选“最近一次记 账状态”项,单击[确定]按钮,计算机系统自动对原始凭证进行恢复(这一操作可能需要一定时间,请您耐心等待),屏幕出现“提示信息”界面,单击[确定] 按钮(表示恢复记账完毕)。

  (五)在“总账系统”界面,单击“填制凭证”模块,进入“填制凭证”界面,可进一步对属于本期未处理完的会计凭证进行填制。
  (六)在“总账系统”界面,单击“审核凭证”模块下的[审核凭证]选项,可对原始凭证进行取消审核(还可进一步对原始凭证进行修改、删除、试算平衡等工作)。
  通过以上的具体操作,对凭证进行处理后,当然可以进行审核,记账和结账等工作。
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