个人管理 - 认识无压工作GTD每个人每天的时间都一样,都是24个小时,不会因为你管理的好就变成48小时了,所以时间并不能管理,而我们更多的是通过管理自己来掌控时间。在《个人管理 - 时间管理GTD流程图》中介绍了GTD的总体流程图,组内有人也希望我给大家讲一下,本篇将基于我个人对GTD的理解和网上的一些搜集,给大家更为具体的介绍一下什么是GTD,以便大家能够更好的应用GTD。 适合人群GTD(Getting Things Done)来自于David Allen的一本畅销书《Getting ThingsDone》,国内的中文翻译本《尽管去做:无压工作的艺术》,这本书我也只是简单看过两遍,现在也只能算入门吧,感兴趣可以去亲身读读看。我 觉得GTD方法适合的人群是那些喜欢想事情,做的事情多的人,对于那么工作轻松、不愿意思考问题的人来说,了解GTD可能没有多大用处。 如果同时具有下面几种情形,GTD或许适合你:
理念 GTD认为人生最大的不安的来源不是事情太多,而是有很多事情你该做却没有做,你跟人说了你要做却没有做。GTD就是要确保你所有该做的事情都做到。DavidAllen认为,压力不是来自任务本身,而是任务在大脑里的混沌塞积,造成心理的焦虑和抵触。我们要做的,就是逐一清点大脑里的这些事务,将所有未尽事宜通通捕获并收集在大脑之外的文件系统中,比如实实在在的工具篮、纸质记事簿、电子记事簿和邮箱等。
流程图GTD 不只是类似“要珍惜时间”之类的格言或感悟,而是一套特别具体的方法,具体流程如下图所示:
核心步骤上面流程图表明了主要原则,以下链上wiki的文字描述以下: 搜集 把任何你需要跟踪或者记住或者做的事情记在Allen称之为‘水桶’的地方:一个收件箱,电子邮箱,磁带,笔记本,PDA,或者它们的组合。把你脑子里的任何东西都拿出来放到你的搜集设备里,准备好做下一步的处理。每星期所有的水桶都应该被至少清空一次。 处理 处理你的收件箱要遵循一个严格的工作流程:
组织 Allen描述了一个建议的列表集合,你可以用来跟踪需要关注的项目:
对于跟踪你的预约和委托,一个日历也是重要的;另外,Allen特别推荐日历应该被用在他所谓的“硬工程”上:必须在某个特定的期限之前完成的事情,或者在约定的时间和地点完成的会议和约会.“待办”事项应该用在下一步行动列表当中。 GTD的最后一个关键组织模块是归档系统.“Getting ThingsDone”书里说如果要用一个归档系统,那它必须得是简单易用和有趣。即使是一张纸,如果你需要用来记录参考信息,如果不属于你已经有的一个 目录,也要有自己的文件组织方式。Allen的建议是你可以维护一个按照字母顺序组织的归档系统,这样可以比较容易快速的存储和提取你所想要的信息。 Google的Gmail的用户可以用创建标签的方式来创建“待办事项”和“项目”,这种方式在Bryan Murdaugh的 “Getting Things Done with Gmail” [1]白皮书中有清楚的描述。它保留了很多GTD的相同概念,但是是在在线的电子邮件系统中实施。 回顾 如果你不至少每天或者只要你有时间就回顾检查,那么你的行动和提醒的列表将会变的毫无用处。以你当时拥有的精力,资源和时间,决定什么是对你来说最 重要的事情,然后做。如果你倾向于拖延,你可能会老是做最容易的事情,避免那些难的。为了解决这个问题,你可以一个接一个地做列表上的事情,按照它们的顺 序,就象你处理你的收件箱一样。 至少以星期为周期,GTD要求你回顾所有你比较主要的“行动”,“项目”和“等待”的事项,确保所有的新任务或者即将到来的事件都进入你的系统,而且所有的事情都更新到符合最新的情况。Allen建议制作一个难题档案来帮助你更新你关于主要行动的记忆。 行动 如果你把你的时间都花在组织工作、而不是做它们,那么这样的系统是不好的!David Allen的观点是,如果你可以把必须做的事情,让它变得简单、容易、有趣的话,那你就比较不会拖延、或者被太多的“开放性回路”所压倒。 GTD与Scrum当我学习Scrum时,发现它其实和GTD有很多类似地方。 收集处理不可以:直接从backlog中删除 延迟:设置优先级,处理后续处理先后顺序 组织回顾行动
工具纸+笔、Excel、网络软件、单机软件 (ThinkingRock) 其中:ThinkingRock是一款跨平台的免费的GTD软件(需要JAVA)。它可以帮助收集和转换你的想法
(thoughts),使之成为可完成的行动(action)、任务(Project)或者存储为信息(information)、将来可能做的事情
(futurepossibilities)。它的收集和转换方法完全按照Getting Things Done设计的,简单易用,且非常强大。
个人学习GTD实践收集在收集阶段要注意尽可能地控制收集工具的数量,够用即可。我跟踪技术动态、技术资源和系统知识学习主要来自于网页、技术blog和书籍。我使用 firefox的Read it later插件来管理待看网页、使用Google阅读器来管理,用豆瓣管理我的读书资源,如下图所示:
处理对于blog阅读:从上往下逐条查看、一次一项、永不放回、每日处理
组织通过阅读后,对于知识的学习和实践的思考,我会把写blog列为待办事项 回顾这段时间完成了什么?下个月我会做什么?离我的理想还有多远? 行动根据近期需要、时间和精力来安排读书内容
现在敏捷社区有一个新的“番茄”技术,也是用来管理时间的,参考 《“番茄”让时间变成我们的朋友》 |
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