前几天就对时间管理有些新的想法，并不是一时兴起，而是来自长久的累积，原本只是粗略的碎片，却逐渐变成更加有组织的结构。很久以前，我就对把资讯 放在正确的地方，并让自己一目了然这件事情很感兴趣，看了许多的书（尤其是几位日本作家梅棹忠夫、黑川康正、野口悠纪雄等），对资料整理有了些概念，接着 自己1998年左右研习了心智图（Mind Map），并且上了孙易新老师的心智图课程，对资讯整理也有更好的概念。，到了2002年看到GTD作者David Allen，运用收件匣、行动清单、任务清单等概念，就能把自己的人生大小事项整理得清清楚楚，2006年开始写晨间日记，越来越有兴趣，于是好好研究起 时间管理来了。
我觉得把自己身边、心中的各种虚拟的资讯整理出来，是一种帮助我们训练深度思维的好方法，我也介绍几种对我影响深远的资料管理方式，作为这篇文章的主题。
（1）索引卡
前两天，看到BNI长富分会的新会员俊明使用索引卡记录开会的心得，发现每次开会时，他都会持续这个习惯，心中很是佩服。
对索引卡这个工具感兴趣是因为日本人梅棹忠夫先生的书籍〈知识诞生的奥秘〉，梅棹忠夫是一位人类学家，在田野调查时，为了整理大量的资讯，和几位好 友开发出利用索引卡分门别类整理知识领域的方法，这本书在日本轰动一时，对我的影响也很深远，自己写文章的方式，受到这本书很大的影响。
在写作时，我会在脑中或电脑前，构思出要写的主题及几个主要的点子，进入写作的时候，就随机组合这些经验及想法，组合成句子及段落，结合经验及故事，加上图像及相片，就”拼贴”出文章，没想到也颇受欢迎。
不仅如此，累积写成的千篇文章，更形成强大的知识资料库，可以随时搜寻自己以前写过的文章，找到当时的想法，作为思维的素材，并能透过网路广泛地方向，两岸数百万次的点阅，结交许多好朋友呢。
虽然我不像是俊明制作纸本的索引卡，但是一篇篇的部落格文章，却像数位索引卡，感谢梅棹忠夫先生，您的观念让我受益良多。
（2）心智图
最近有些马来西亚培训届的朋友来台湾，我负责周四招待他们的工作，于是规划了半天的平溪线行程，为了让行程更好，我采心智图的方式来绘制，并和老大讨论（老大是火车迷，我们会搭乘平溪线的火车），让整个的企划更加完整。
心智图是我很喜欢的规划想法的工具，大概是在1995年左右阅读Tony Buzan的书籍，接着很幸运地在1998年左右上了当时华人第一位认证的心智图法教师孙易新老师课程，让我和大师智慧直接接轨。
使用心智图十多年下来，我发现可以分成两大类，涂鸦及打字心智图。我自己既喜欢用涂鸦的方式来绘制心智图，也喜欢用打字的方式来制作心智图，两者各有其优点
涂鸦心智图，常常绘制在纸张或iPad，借着涂鸦的方式，把心中的感受细细描述，让心智图中充满情感。
打字心智图，迅速有效把各种资讯组织成数位的模式，并可以快速察觉自己计划中逻辑欠缺的所在，最后印出来检查，让整个心智图更完整。
心智图的最大好处，就是”鸟瞰”的概念，所有的资讯，就整合在一张纸的范围之内，更加容易掌握事物的全貌，并抓到执行重点，这是我学习到的技术中，非常有效的一种。
（3）GTD
从2002年我拿到Getting Things Done (繁体中文书名)后，一天就把书给看完，并且疯狂地试用各种工具，写文章，发表演讲，两度到美国去上 David Allen亲身授课，在华人区域推广GTD的概念（以上老婆都可以证明，呵呵），到目前成为讲师，说起来真是一趟疯狂的旅程。在这些年中，有三个概念我觉 得是很重要的的。
GTD的第一个概念叫做”收件匣”，脑袋的空间有限，但是我们要处理的资讯可是越来越多，因此，需要一个强力的收件匣，把这些内心虚拟的杂事放进去。我也运用了这个概念制作了一个iPhone App:Getideaz，不断操练这个收件匣的习惯。
GTD的精华之一就在于”下一步行动”，不论是遇到一件悬而未决的事情，开会到了最后的关口，就应该有人提出来这一句话”下一步行动是什么？”这样 才能让整个事情继续运行。多年研究GTD后，我发觉把下一步行动整合在一个清单，让我们能够批次地处理行动很重要，这就是时间管理的行动清单。
GTD有一个经典的流程图，若是看着流程图，就会看到第三个重要的概念”任务”，任务是指需要多个行动才能完成的事情，小至一趟国外的出差，大到结 婚典礼的筹备，创业的整个架构，都可以说是一个任务。很多个任务挤在一起时，就形成了任务清单，这是GTD第三个精华所在，并延伸到六个高度的层次。
GTD是个很迷人的时间理论架构，除了很有心灵课程的内涵(David Allen长期受到心灵课程的薰陶)，还有很多实务的工具（Omnifocus、Things、mylifeorganized、Life Balance、Plan Plus等各种程式），很多同好讨论，值得您深入研究喔。
结语
最近研究Joel Spolsky推出的云端服务Trello，让我想要把索引卡、心智图、GTD这三个概念整理一下，因为发现Trello的时间管理概念，和这三者息息相关。
首先，Trello最基本的概念叫做”Card”，整个服务就像是整理好许多张的卡片，这就很像是索引卡的概念。
其次，Trello的”Board”概念，把整个任务放在一张页面下，这是一种鸟瞰的概念，和心智图有关。
最后，Trello很容易当做收件匣、行动清单、及任务清单使用，有很多国外的朋友将之当成时间管理的工具来使用。
也就是说，我发现有机会可以找出整合索引卡、心智图、GTD种种概念的工具，这件事让我觉得很兴奋。也欢迎大家来试用这个免费的云端服务，除之之外，也别忘记下载Trello免费的iPhone App，非常好用喔。
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